Miért fizetnek későn az ügyfelek, és mi segít valóban

Péntek délután megnézi a bankszámláját, és a várt fizetés nincs ott. A legtöbb vállalkozó azonnal azt feltételezi, hogy az ügyfél kerüli, de a késedelmes fizetés ritkán egyetlen probléma egyetlen indítékkal. Hogy gyorsabban kapja meg a pénzét, előbb meg kell állapítania, konkrétan miért akadt el egy számla, mielőtt a tartozás sürgetésébe kezdene.

A számla soha nem jutott el a megfelelő emberhez

Amikor befejez egy projektet vagy leszállít egy tétel árut, az első ösztöne az, hogy elküldi a számlát e-mailben annak, aki a munkát megrendelte. Ez logikus lépés, de gyakran éppen ez az oka, hogy a fizetés késik. Aki megvásárolja a szolgáltatásait, ritkán ugyanaz, aki ki is fizeti őket.

Az Öböl-térség és Dél-Ázsia nagyobb szervezeteinél a beszerzés és a könyvelés teljesen különálló osztály. Ha a számláját a marketingmenedzsernek vagy az építésvezetőnek küldi, ott marad a postafiókjukban. Elfoglaltak a saját feladataikkal, és a papírjai továbbítása nem prioritás számukra. Mire három hét múlva rákérdez, teljesen elfelejtették.

Ennek orvoslására a saját nyilvántartásában külön kell választania a vevőt és a fizetőt. Az ügyfél felvételekor kérje el a fő kapcsolattartójától a kötelezettségeket kezelő osztályuk pontos e-mail-címét. A számlát közvetlenül erre a pénzügyi címre küldje, és tegye másolatba a fő kapcsolattartóját, hogy tudjon a számlázásról. Ez az egyszerű adminisztratív változtatás drasztikusan csökkenti a vevőkövetelései kezelésére fordított időt, mert a bizonylata egyenesen annak az asztalára kerül, akinek a dolga feldolgozni.

A számláról hiányoznak létfontosságú adatok

A könyvelési osztályok nem a munkája minőségét értékelik. A papírokat szigorú belső ellenőrzőlisták alapján dolgozzák fel. Ha a bizonylatáról hiányzik egy kötelező adat, nem dolgozzák fel. Ami még rosszabb, ritkán szólnak Önnek, hogy valami hiányzik. Egyszerűen félreteszik a számláját, és továbblépnek a sorban következő szállítóra.

A hiányzó adatok általában kiszámítható kategóriákba esnek. A leggyakoribb bűnös a hiányzó beszerzésirendelés-szám (PO-szám). Ha egy vállalati ügyfél beszerzési rendelést adott ki a munkára, pontosan annak a számnak kell szerepelnie a végszámláján. Más gyakori hiányosság az ügyfél helyes cégneve, egy konkrét projektkód, az átvétel igazolásaként csatolt aláírt szállítólevél, vagy az érvényes adószámlához szükséges adószámok.

Ennek a problémának az orvoslása jóval azelőtt kezdődik, hogy fizetést kérne. Mielőtt elkészíti a számlát, kérdezze meg az ügyfelet, mit kér a könyvelési osztályuk. Ha ismeri a szabályaikat, a számlázó szoftverével érvényesítse őket. A Paper & Pen-ben úgy állíthatja be az ügyfélprofilokat és a bizonylatelrendezéseket, hogy a szükséges adószámok és egyedi hivatkozások automatikusan megjelenjenek. Ha tudja, hogy egy ügyfél PO-szám nélkül visszadobja a papírokat, tegye szigorú belső szabállyá, hogy addig soha ne nyomjon a küldésre, amíg az a mező nincs kitöltve.

Az ügyfélnél lassú a jóváhagyási lánc

Néha a számlája a megfelelő osztályra érkezik, és minden helyes adatot tartalmaz, a fizetés mégis hetekig tart. Ez gyakran azért van, mert az ügyfélnél lassú, többszintű jóváhagyási lánc működik. A könyvelő addig nem engedheti ki a pénzt, amíg az osztályvezető jóvá nem hagyja, az osztályvezető pedig addig nem hagyhatja jóvá, amíg az ügyvezető át nem nézi a havi kiadásokat.

Egy nagyvállalatot nem kényszeríthet a hierarchiája megváltoztatására, de okosan navigálhat benne. A kulcs a fizetési ciklusaik megértése. Sok nagy cég csak a hónap bizonyos napjain indít fizetési kört. Ha egy ügyfél csak a hónap 15-én fizeti a szállítóit, Ön pedig 16-án nyújtja be a számláját, matematikailag garantált a 30 napos késés.

Ennek orvoslására már akkor tisztázza a fizetési ütemezést és a jóváhagyás idejét, amikor a munkára vonatkozó árajánlatokat először kiadja. Ha tudja, hogy a jóváhagyásuk két hétig tart, és a fizetési körük 30-án van, a számláját legkésőbb 14-ig be kell nyújtania. Ha a papírjait korán, a belső ritmusukhoz időzítve nyújtja be, az az egyik leghatékonyabb módja a beérkező pénz gyorsításának.

Az ügyfél egyszerűen nem akar fizetni

Ha a számla a megfelelő emberhez jutott, minden szükséges adatot tartalmaz, és átment a jóváhagyási láncon, a pénz mégsem érkezett meg, akkor végre valódi behajtási problémával áll szemben. Az ügyfél szándékosan tartja vissza a pénzét.

Az ügyfelek különféle okokból tartják vissza a fizetést. Lehet, hogy a saját bevételük erősen visszaesett, és nem tudják fedezni a tartozásaikat. Vagy az Ön pénzével finanszírozzák a saját működésüket, és a bérfizetést vagy a bérleti díjat előbbre veszik a számlájánál. Bármi is az indítékuk, a döntésük közvetlenül árt a vállalkozásának, mert rontja a cash flow-kimutatását.

Ha ezt a helyzetet adminisztratív hibaként kezeli, nem fog működni. Egy udvarias e-mail, amelyben azt kérdezi, nem vesztették-e el a számlát, kényelmes kifogást ad nekik a további halogatásra. Ha egy ügyfél egyszerűen nem akar fizetni, az adminisztratív utánkövetésről strukturált behajtási folyamatra kell váltania. Ehhez egyértelmű határok, fokozódó kommunikáció és az a hajlandóság kell, hogy érvényesítse a projekt elején megállapodott fizetési feltételeket.

Hatékony felszólítási lépcső kialakítása

A felszólítási lépcső egy kifizetetlen egyenlegről az ügyfélnek küldött üzenetek sorozata. A lépcső szelíd hangnemmel indul, és a számla korának növekedésével fokozatosan egyre közvetlenebbé és sürgetőbbé válik.

Egy előre meghatározott lépcső kiveszi az érzelmeket a pénz sürgetéséből. Nem kell az asztalánál azon tűnődnie, mit mondjon, vagy azon aggódnia, hogy túl agresszívnek hangzik. Egyszerűen megnézi, hány napja lejárt a számla, és elküldi a hozzá tartozó üzenetet.

Íme egy felszólítási lépcső szokásos felépítése:

Szakasz	Időzítés	Hangnem	Fő üzenet
Határidő előtti emlékeztető	3 nappal a határidő előtt	Segítőkész és udvarias	Rövid üzenet, hogy megbizonyosodjon róla: megkapták a számlát, és megkérdezze, kell-e még bármilyen adat a határidő előtt.
Első értesítés	2 napja lejárt	Barátságos, de közvetlen	A számla most már kissé lejárt. Kérjük, erősítsék meg, mikor indítják az átutalást.
Határozott kérés	14 napja lejárt	Szakszerű és határozott	A fizetés már jelentősen késik. Kérjük, gondoskodjanak az azonnali rendezésről, hogy elkerüljék a fiók felfüggesztését.
Végső figyelmeztetés	30 napja lejárt	Sürgető és szigorú	Ez a végső felszólítás. Ha a fizetés 48 órán belül nem érkezik meg, minden szolgáltatást felfüggesztünk, és hivatalos követelésbehajtást indítunk.

Ezeket a szakaszokat szoftverrel automatizálhatja. Az automatikus fizetési emlékeztetők beállításával a lépcső első néhány lépése kézi beavatkozás nélkül megtörténik, így Ön azokra az ügyfelekre összpontosíthat, akik elérik a végső, legnehezebb szakaszt.

Mikor függessze fel az ügyfél kiszolgálását

A kisvállalkozók és szabadúszók egyik legnehezebb leckéje, hogy veszélyes tovább dolgozni egy nem fizető ügyfélnek. Ha tovább szállít árut vagy szolgáltatást egy olyan ügyfélnek, aki tartozik Önnek, gyakorlatilag ingyen dolgozik, miközben növeli a saját pénzügyi kockázatát. Fizeti az anyagot, a munkát és az általános költségeket, de semmit nem kap cserébe.

Szigorú határt kell szabnia a kiszolgálás leállításának. A legtöbb vállalkozásnál ezt a határt a felszólítási lépcső későbbi szakaszaihoz érdemes kötni. Ha egy számla 30 napja lejárt, minden új munkát szüneteltetnie kell. Ne szállítsa le a következő készlettételt. Ne kezdje el a tanácsadói projekt következő szakaszát. Ne adja át a végső tervfájlokat.

Ezt a szüneteltetést egyértelműen és szakszerűen kommunikálja. Egyszerűen közölheti, hogy a cég szabályzata nem teszi lehetővé új munka megkezdését, amíg a fiókon nyitott egyenleg van. Egy ügyfél, aki értékeli a munkáját, általában gyorsan előteremti a pénzt, amikor megszűnik a kiszolgálása. Egy ügyfél, aki dühös lesz, és azt követeli, hogy fizetés nélkül dolgozzon tovább, olyan ügyfél, akit nem engedhet meg magának.

Mi a következő lépés

Ne kezelje a késedelmes fizetést egyetlen problémaként. Nyissa meg még ma a könyvelési nyilvántartását, és nézzen meg minden kifizetetlen számlát. Sorolja be mindegyiket a fent ismertetett négy ok valamelyikébe.

Ha egy számla azért akadt el, mert hiányzik róla a beszerzésirendelés-szám, keresse meg a számot, és azonnal nyújtsa be újra a bizonylatot. Ha egy számla rossz postafiókban hever, hívja fel az ügyfelet, kérje el a kötelezettségeket kezelő osztályuk e-mail-címét, és továbbítsa a számlát a megfelelő embernek. Ha olyan ügyféllel van dolga, aki egyszerűen megtagadja a fizetést, állítsa össze a felszólítási lépcsőjét, és küldje el még ma a megfelelő figyelmeztetést.

Végül nézze át a szokásos számlázási bizonylatait. Gondoskodjon róla, hogy egyértelműen tartalmazzák a fizetési feltételeit, és minden olyan mezőt, amelyet a vállalati ügyfelei látni várnak. Az egységes számlasablonok segítenek igényes képet mutatni, és biztosítják, hogy egyetlen fontos adat se maradjon üresen. Ha megállapítja egy késedelem konkrét okát, pontosan azt a megoldást alkalmazhatja, amely a pénzét a bankszámlájára juttatja.