中小企業が本当に終えられる月次決算

月の 20 日になって帳簿を確認しようと座ったものの、3 週間前に仕入先がなぜ請求してきたのかを忘れていることに気づく。大企業の世界では月次決算は神聖な儀式のように扱われますが、中小企業の経営者にとっては、たいていうんざりする事務の負担です。専任の経理チームがいないなら、実践的で、速く、現実に即した決算の手順が必要です。

完璧な決算より速い決算のほうがよい理由

中小企業の経営者によくある間違いは、すべての領収書がそろうまで月を締めずに待つことです。1 月の締めを 2 月 25 日まで待てば、その財務情報は意思決定にはもう役に立ちません。3 週間遅れで終わる完璧な決算より、月の 5 日までに終わる少し粗い決算のほうがはるかに優れています。

早く帳簿を締めれば、未払いの請求書に気づき、お客様が納品した仕事をまだ覚えているうちに催促できます。材料費の急な上昇に気づき、新しい注文を受ける前に価格を見直せます。少額の現金での購入の領収書が 1 枚足りないくらいなら、翌月に記録してもかまわないと割り切りましょう。主な目標は、財務の健全性をすばやく明確に把握することです。

月次決算はコンパスのようなものだと考えてください。道に迷ってから 1 か月後に正確な座標を教えてくれるコンパスは役に立ちません。今この瞬間に真北をかなり正確に示してくれるコンパスが、事業を救います。速さがあれば、対応する力が生まれます。

ステップ 1：未請求の仕事と漏れている請求書を拾う

決算の手順は売上から始めましょう。とくに日々の業務に追われていると、サービスを提供したり商品を出荷したりしたのに、最終の請求書を送り忘れることはよくあります。

プロジェクトのメモ、作業時間の記録、配送の記録を見直します。仕事を終えたなら、請求しなければなりません。承諾された見積書を発行したなら、最終の請求書が合意した金額と一致しているかを確認します。大きなプロジェクトで前受金を受け取ったなら、次の請求書を発行するマイルストーンに達しているかを確認します。定期的なお客様に同じ請求書を毎回送っているなら、定期請求書が作成されてお客様に送られているかを確かめましょう。

未請求の仕事をメモに放置してはいけません。請求が遅れるほど、入金も遅れます。この遅れは資金繰りを直接傷つけます。お客様が請求に異議を唱えた場合も、1 か月後より、仕事を終えて数日のうちのほうが問題をずっと解決しやすくなります。次のステップに進む前に、すべての納品書に対応する売上の請求書があることを確認しましょう。

ステップ 2：仕入先の請求書と経費を記録する

売上を記録したら、費用に移ります。仕入先からの請求書、光熱費の明細、小口現金の伝票を集めましょう。多くの商社やサービス業では、小口現金の漏れが不正確な会計の大きな原因になっています。

まだ支払っていなくても、すべての仕入先の請求書をシステムに入力します。これは発生主義会計の重要な部分です。支払うべき額を知ることは、銀行にある額を知ることと同じくらい大切です。仕入先が月の 28 日に納品した材料の税務請求書を送ってきたなら、その経費は今月の記録に入ります。

商品を輸入している場合は、複数の通貨を扱っているかもしれません。仕入先の請求書は、請求書を受け取った日の正しい為替レートで記録しましょう。デジタルの領収書と紙の伝票を仕分けます。家賃、光熱費、材料、事務用品などの区分ごとにまとめます。まとめて入力すれば時間を節約できます。前の月の請求書が見つかったら今入力しますが、日付は正しくつけて、今月が古い経費で不当に膨らまないようにしましょう。

ステップ 3：銀行口座を照合する

銀行照合は、月次決算の要です。この作業によって、会計の記録の取引が、銀行口座での実際のお金の動きと一致していることが証明されます。この手順がなければ、どの財務レポートも信頼できません。

中小企業は銀行振込、小切手、現金の預け入れが混在していることが多いので、細心の注意が必要です。その月の正式な銀行明細を印刷するかダウンロードし、1 行ずつ確認します。

• 口座に入金されたすべてのお客様の支払いにチェックを入れる。
• すべての出金を対応する仕入先の請求書と照合する。
• まだ入力していない銀行手数料、利息、為替差額を記録する。
• 銀行に預け入れた現金が、元帳に記録した現金売上と一致することを確認する。

中小企業の経営者は、事業用のカードをうっかり個人の支出に使ってしまうことがあります。銀行明細に個人のコーヒー代や家族との夕食代を見つけたら、事業の経費ではなく、事業主貸として記録しなければなりません。個人と事業のお金を混ぜると、決算の正確さはすぐに崩れます。

月の最終日に、システム上の残高が銀行明細の残高と一致すれば、現金の状況が正確だとわかります。差異があれば、それを見つけなければなりません。説明のつかない差は、たいてい経費の漏れか、記録されていないお客様の入金を意味します。

ステップ 4：在庫を数える

物品を販売しているなら、在庫を確認するまで決算は終わりません。ソフトに記載された在庫は、棚や倉庫にある実際の品物と一致していなければなりません。

毎月、ネジ 1 本、ラベル 1 枚まですべて数える必要は必ずしもありません。高額な品目と、最も売れ行きの速い商品に集中しましょう。在庫の記録では売れ筋商品が 40 個あるのに、数えたら 35 個しかないなら、調べる必要があります。販売の記録を忘れたのかもしれませんし、盗難の問題があるのかもしれません。

数えるときは、破損した商品や期限切れの商品も探しましょう。もう販売できない品目は、評価損として処理しなければなりません。売れない品目を貸借対照表に残しておくと、資産の価額が不当に膨らみます。

実際に数えた数に合わせて記録を調整します。これで売上原価が正確になります。在庫を多く見積もりすぎると、原価を少なく見積もることになります。たとえば 1 個 10 ドルで 10 個仕入れ、実際には 5 個しか残っていないのに、10 個すべて残っていると勘違いすると、記録では 50 ドル分の原価が隠れてしまいます。つまり、実際より多くの利益を出したと思い込むことになります。

読む必要があるのは 3 つのレポートだけ

財務諸表の作成は、決算を終えたご褒美です。しかし、十数種類の複雑な書類を読む必要はありません。3 つの特定の分野に注目しましょう。

レポート	わかること	なぜ大切か
損益計算書	その月の売上の合計から経費の合計を差し引いたもの。	中核の事業が本当にお金を生んだかがわかります。
貸借対照表	その日時点での資産、負債、純資産。	全体的な財務の安定性と、所有しているより多くの負債を抱えていないかがわかります。
売掛金	あなたにお金を払う義務のあるお客様と、その支払いの遅れの一覧。	資金繰りを守るために、すぐに電話すべきお客様がはっきりします。

貸借対照表はスナップショットです。銀行の残高、在庫の価額、あなたが受け取るべきお金を資産として記載します。未払いの仕入先の請求書や銀行からの借入を負債として記載します。

決算を終えたその日に、これらのレポートを読みましょう。傾向を探します。売上は増えたのに利益が下がっていませんか。それは費用がじわじわ上がっているということです。お客様の支払いが遅くなっていませんか。請求のサイクルの早い段階で支払いリマインダーを送り始める必要があるかもしれません。今月と前月を比べて、事業が正しい方向に進んでいるかを確かめましょう。

次にすべきこと

実践的な月次決算とは、習慣をつくることです。来月の 2 日か 3 日にカレンダーで 2 時間を確保しましょう。この予定を、一番のお客様との打ち合わせと同じように大切に扱ってください。

次回をもっと速くするため、今日から書類の整理を始めましょう。デジタルの仕入先の請求書のためにパソコンに簡単なフォルダを作り、紙の領収書のために机にトレイを置きます。記録を体系的に扱う方法が必要なら、Paper & Pen の会計ツールで、月を通じて元帳を整理できます。書類を積み上げないようにしましょう。毎週少しずつ整理すれば、月次決算は本当に終えられる作業になります。