Mėnesio uždarymas, kurį mažas verslas tikrai gali užbaigti

Dvidešimtą mėnesio dieną atsisėdate peržiūrėti sąskaitų ir suprantate, kad jau pamiršote, kodėl tiekėjas jus apmokestino prieš tris savaites. Korporacijų pasaulis mėnesio uždarymą laiko šventu ritualu, o mažų verslų savininkai jį paprastai mato kaip varginančią administracinę naštą. Kai neturite atskiros finansų komandos, jums reikia uždarymo proceso, kuris būtų praktiškas, greitas ir orientuotas į realybę.

Kodėl greitas uždarymas geriau nei tobulas

Dažna mažų verslų savininkų klaida yra laukti, kol turės visus iki vieno kvitus, ir tik tada uždaryti mėnesį. Jei sausį uždarote tik vasario dvidešimt penktą, finansinė informacija sprendimams priimti jau nebetinka. Kiek šiurkštesnis uždarymas, užbaigtas iki penktos mėnesio dienos, kur kas geriau nei tobulas uždarymas, užbaigtas trimis savaitėmis per vėlai.

Anksti uždarę knygas, galite pastebėti neapmokėtas sąskaitas ir priminti apie jas, kol klientas dar prisimena jūsų atliktą darbą. Galite pastebėti staigų medžiagų kainų šuolį ir pakoreguoti kainas prieš priimdami naujus užsakymus. Susitaikykite su tuo, kad smulkus trūkstamas kvitas už nedidelį grynųjų pirkinį gali būti užregistruotas kitą mėnesį. Pagrindinis tikslas yra greitai gauti aiškų savo finansinės būklės vaizdą.

Laikykite mėnesio uždarymą kompasu. Kompasas, kuris tikslias koordinates parodo praėjus mėnesiui po to, kai pasiklydote, nenaudingas. Kompasas, kuris dabar labai gerai parodo tikrąją šiaurę, išgelbės jūsų verslą. Greitis suteikia galimybę reaguoti.

1 žingsnis: užfiksuokite neišrašytus darbus ir trūkstamas sąskaitas

Uždarymo seką pradėkite nuo pajamų. Lengva suteikti paslaugą ar išsiųsti prekę ir pamiršti išsiųsti galutinę sąskaitą, ypač kai esate užsiėmę kasdiene veikla.

Peržiūrėkite projektų pastabas, darbo laiko žiniaraščius ir pristatymų žurnalus. Jei užbaigėte darbą, turite už jį išrašyti sąskaitą. Jei išrašėte priimtą komercinį pasiūlymą, patikrinkite, ar galutinė sąskaita atitinka sutartą sumą. Jei už didelį projektą paėmėte avansą, patikrinkite, ar pasiekėte etapą, po kurio išrašoma kita sąskaita. Jei reguliariai siunčiate tą pačią sąskaitą nuolatiniams klientams, įsitikinkite, kad jūsų periodinės sąskaitos sukurtos ir išsiųstos klientui.

Neleiskite neišrašytiems darbams gulėti užrašuose. Kuo ilgiau laukiate išrašyti sąskaitą, tuo ilgiau laukiate mokėjimo. Šis vėlavimas tiesiogiai kenkia jūsų pinigų srautams. Jei klientas ginčija mokestį, kur kas lengviau išspręsti klausimą praėjus kelioms dienoms po darbo užbaigimo, o ne po mėnesio. Prieš pereidami prie kito žingsnio, įsitikinkite, kad kiekvienas važtaraštis turi atitinkamą pardavimo sąskaitą.

2 žingsnis: užregistruokite tiekėjų sąskaitas ir išlaidas

Užregistravę pajamas, pereikite prie išlaidų. Surinkite tiekėjų sąskaitas, komunalinių paslaugų išrašus ir smulkiųjų grynųjų kvitus. Daugelyje prekybos ir paslaugų verslų smulkiųjų grynųjų nutekėjimas yra pagrindinis netikslios apskaitos šaltinis.

Įveskite kiekvieną tiekėjo sąskaitą į sistemą, net jei dar jos nesumokėjote. Tai esminė kaupimo apskaitos dalis. Žinoti, ką esate skolingi, taip pat svarbu kaip žinoti, ką turite banke. Jei tiekėjas atsiuntė PVM sąskaitą už medžiagas, pristatytas dvidešimt aštuntą mėnesio dieną, ta išlaida priklauso šio mėnesio įrašams.

Jei importuojate prekes, galite susidurti su keliomis valiutomis. Įsitikinkite, kad tiekėjo sąskaitą užregistruojate teisingu sąskaitos gavimo dienos valiutos kursu. Peržiūrėkite skaitmeninius kvitus ir popierinius lapelius. Sugrupuokite juos pagal kategorijas: nuoma, komunalinės paslaugos, medžiagos ir biuro reikmenys. Įveskite juos paketais, kad sutaupytumėte laiko. Jei randate sąskaitą, priklausančią ankstesniam mėnesiui, įveskite ją dabar, bet nurodykite teisingą datą, kad einamasis mėnuo nebūtų dirbtinai padidintas senomis išlaidomis.

3 žingsnis: suderinkite banko sąskaitas

Banko suderinimas yra mėnesio uždarymo inkaras. Šis procesas įrodo, kad jūsų apskaitos įrašų operacijos atitinka faktinį pinigų judėjimą jūsų banko sąskaitoje. Be šio žingsnio negalite pasitikėti jokia savo finansine ataskaita.

Kadangi maži verslai dažnai tvarko banko pavedimų, čekių ir grynųjų įnašų derinį, turite būti kruopštūs. Atsispausdinkite ar atsisiųskite oficialų mėnesio banko išrašą. Peržiūrėkite jį eilutė po eilutės.

• Pažymėkite kiekvieną kliento mokėjimą, pasiekusį jūsų sąskaitą.
• Suderinkite kiekvieną išeinantį mokėjimą su atitinkama tiekėjo sąskaita.
• Užregistruokite visus banko mokesčius, palūkanas ar valiutų keitimo skirtumus, kurių anksčiau neįvedėte.
• Patikrinkite, ar į banką įneštos grynųjų sumos atitinka didžiojoje knygoje užregistruotus grynųjų pardavimus.

Mažų verslų savininkai kartais netyčia panaudoja verslo kortelę asmeninei išlaidai. Jei banko išraše pastebite asmeninę kavą ar šeimos vakarienę, turite ją užregistruoti kaip savininko paėmimą, o ne verslo išlaidą. Asmeninių ir verslo finansų maišymas yra greitas būdas sugadinti uždarymo tikslumą.

Kai jūsų sistemos likutis paskutinę mėnesio dieną sutampa su banko išrašo likučiu, žinote, kad jūsų pinigų padėtis tiksli. Jei yra neatitikimas, turite jį rasti. Nepaaiškinamas skirtumas paprastai reiškia trūkstamą išlaidą ar neužregistruotą kliento mokėjimą.

4 žingsnis: suskaičiuokite atsargas

Jei parduodate fizines prekes, uždarymas nebaigtas, kol nepatikrinote atsargų. Jūsų programoje nurodytos atsargos turi sutapti su fizinėmis prekėmis, esančiomis lentynose ar sandėlyje.

Nebūtinai kiekvieną mėnesį reikia suskaičiuoti kiekvieną varžtą ar etiketę. Sutelkite dėmesį į vertingiausias prekes ir greičiausiai parduodamus produktus. Jei jūsų atsargų įrašai rodo, kad turite keturiasdešimt perkamiausio produkto vienetų, o suskaičiuojate tik trisdešimt penkis, turite tai ištirti. Galbūt pamiršote užregistruoti pardavimą, o galbūt turite vagysčių problemą.

Skaičiuodami ieškokite sugadintų ar pasibaigusio galiojimo prekių. Jei prekės nebegalima parduoti, ją reikia nurašyti. Neparduodamų prekių laikymas balanse klaidingai padidina jūsų turto vertę.

Pakoreguokite įrašus pagal fizinį skaičiavimą. Tai užtikrina, kad parduotų prekių savikaina būtų tiksli. Jei atsargas nurodote per didelėmis, išlaidas nurodote per mažomis. Pavyzdžiui, jei nupirkote dešimt prekių po dešimt dolerių ir klaidingai manote, kad visos dešimt liko, nors liko tik penkios, jūsų įrašai paslėps penkiasdešimt dolerių išlaidų. Tai reiškia, kad manysite uždirbę daugiau pelno, nei iš tikrųjų uždirbote.

Tik trys ataskaitos, kurias reikia perskaityti

Finansinių ataskaitų sukūrimas yra atlygis už užbaigtą uždarymą. Tačiau nereikia skaityti tuzino sudėtingų dokumentų. Sutelkite dėmesį į tris konkrečias sritis.

Ataskaita	Ką ji parodo	Kodėl tai svarbu
Pelno ir nuostolių ataskaita	Bendri mėnesio pardavimai minus bendros išlaidos.	Parodo, ar pagrindinė jūsų verslo veikla iš tikrųjų uždirbo pinigų.
Balansas	Jūsų turtas, įsipareigojimai ir nuosavas kapitalas tą konkrečią dieną.	Atskleidžia bendrą finansinį stabilumą ir ar esate skolingi daugiau, nei turite.
Gautinos sumos	Klientų, kurie jums skolingi, sąrašas ir kiek vėluoja jų mokėjimai.	Parodo, kuriems klientams reikia skambinti nedelsiant, kad apsaugotumėte pinigų srautus.

Jūsų balansas yra momentinė nuotrauka. Jame banko likutis, atsargų vertė ir jums skolingi pinigai nurodomi kaip turtas. Neapmokėtos tiekėjų sąskaitos ir banko paskolos nurodomos kaip įsipareigojimai.

Perskaitykite šias ataskaitas tą pačią dieną, kai užbaigiate uždarymą. Ieškokite tendencijų. Ar pelnas sumažėjo, nors pardavimai išaugo? Tai reiškia, kad jūsų išlaidos tyliai auga. Ar klientai moka vis lėčiau? Gali tekti anksčiau sąskaitų cikle pradėti siųsti mokėjimo priminimus. Palyginkite šį mėnesį su ankstesniu, kad pamatytumėte, ar jūsų verslas juda teisinga kryptimi.

Ką daryti toliau

Praktiškas mėnesio uždarymas yra įpročio kūrimas. Kalendoriuje rezervuokite dvi valandas antrai ar trečiai kito mėnesio dienai. Gerbkite šį susitikimą taip pat, kaip gerbtumėte susitikimą su geriausiu klientu.

Kad kitą kartą procesas būtų greitesnis, pradėkite tvarkyti dokumentus jau šiandien. Kompiuteryje susikurkite paprastą aplanką skaitmeninėms tiekėjų sąskaitoms ir ant stalo laikykite padėklą popieriniams kvitams. Jei jums reikia struktūruoto būdo tvarkyti įrašus, susipažinkite su Paper & Pen apskaitos įrankiais, kurie padeda išlaikyti didžiąsias knygas tvarkingas visą mėnesį. Neleiskite dokumentams kauptis. Šiek tiek tvarkos kiekvieną savaitę paverčia mėnesio uždarymą užduotimi, kurią tikrai galite užbaigti.