Kodėl klientai moka vėluodami ir kokie sprendimai iš tikrųjų veikia

Penktadienio popietę patikrinate banko sąskaitą, o laukto mokėjimo nėra. Dauguma verslo savininkų iš karto mano, kad klientas jų vengia, tačiau vėluojantis mokėjimas retai būna viena problema su vienu motyvu. Kad gautumėte pinigus greičiau, prieš pradėdami reikalauti skolos turite nustatyti konkrečią priežastį, kodėl sąskaita įstrigo.

Sąskaita nepasiekė tinkamo žmogaus

Užbaigę projektą ar pristatę prekių partiją, pirmiausia norite išsiųsti sąskaitą el. paštu žmogui, kuris užsakė darbą. Tai logiškas žingsnis, bet dažnai būtent dėl jo vėluoja jūsų mokėjimas. Žmogus, kuris perka jūsų paslaugas, retai būna tas, kuris už jas moka.

Didesnėse organizacijose Įlankos regione ir Pietų Azijoje pirkimai ir apskaita yra visiškai atskiri skyriai. Jei sąskaitą išsiunčiate rinkodaros vadovui ar objekto meistrui, ji guli jų pašto dėžutėje. Jie užsiėmę savo užduotimis, o jūsų dokumentų persiuntimas nėra jų prioritetas. Kai po trijų savaičių jiems priminate, jie jau visai apie tai pamiršę.

Kad tai išspręstumėte, savo įrašuose atskirkite pirkėją nuo mokėtojo. Pradėdami bendradarbiauti, paprašykite pagrindinio kontaktinio asmens tikslaus jų mokėtinų sumų skyriaus el. pašto adreso. Siųskite sąskaitą tiesiai tuo finansiniu adresu, o kopiją pagrindiniam kontaktui, kad jis žinotų, jog sąskaita išrašyta. Šis paprastas administracinis pakeitimas gerokai sutrumpina laiką, reikalingą jūsų gautinoms sumoms valdyti, nes jūsų dokumentas atsiduria tiesiai ant stalo žmogaus, kurio darbas yra jį apdoroti.

Sąskaitoje trūksta būtinos informacijos

Buhalterijos skyriai nevertina jūsų darbo kokybės. Jie apdoroja dokumentus pagal griežtus vidinius kontrolinius sąrašus. Jei jūsų dokumente trūksta reikalingos informacijos, jie jo neapdoros. Dar blogiau, jie retai susisieks su jumis pranešti, kad kažko trūksta. Jie tiesiog atidės jūsų sąskaitą ir pereis prie kito tiekėjo eilėje.

Trūkstama informacija paprastai patenka į nuspėjamas kategorijas. Dažniausias kaltininkas yra trūkstamas pirkimo užsakymo numeris. Jei įmonės klientas išdavė pirkimo užsakymą darbui, būtent tas numeris turi būti jūsų galutinėje sąskaitoje. Kiti dažni praleidimai yra teisingas kliento juridinio asmens pavadinimas, konkretus projekto kodas, pasirašytas važtaraštis, pridėtas kaip gavimo įrodymas, ar atitinkami mokesčių mokėtojo kodai, reikalingi galiojančiai PVM sąskaitai.

Šios problemos sprendimas įvyksta gerokai prieš prašant mokėjimo. Prieš kurdami sąskaitą turite paklausti kliento, ko reikalauja jų buhalterija. Kai žinote jų taisykles, naudokite sąskaitų programą joms užtikrinti. Paper & Pen leidžia nustatyti klientų profilius ir dokumentų išdėstymą taip, kad reikalingi mokesčių mokėtojo kodai ir savos nuorodos būtų rodomi automatiškai. Jei žinote, kad klientas atmeta dokumentus be pirkimo užsakymo numerio, nustatykite griežtą vidinę taisyklę niekada nespausti siųsti, kol tas laukas neužpildytas.

Klientas turi lėtą patvirtinimo grandinę

Kartais jūsų sąskaita pasiekia tinkamą skyrių ir joje yra visa teisinga informacija, bet mokėjimas vis tiek ateina po kelių savaičių. Tai dažnai nutinka, nes klientas turi lėtą, daugiapakopę patvirtinimo grandinę. Buhalteris negali išleisti lėšų, kol nepasirašo skyriaus vadovas, o skyriaus vadovas negali pasirašyti, kol generalinis direktorius neperžiūri mėnesio išlaidų.

Negalite priversti didelės korporacijos pakeisti savo hierarchijos, bet galite joje protingai orientuotis. Svarbiausia suprasti jų mokėjimų ciklus. Daug didelių įmonių mokėjimus atlieka tik tam tikromis mėnesio dienomis. Jei klientas tiekėjams moka tik 15 mėnesio dieną, o jūs sąskaitą pateikiate 16 dieną, matematiškai garantavote 30 dienų vėlavimą.

Kad tai išspręstumėte, išsiaiškinkite mokėjimų grafiką ir patvirtinimo terminus jau teikdami pradinius komercinius pasiūlymus darbui. Jei žinote, kad jų patvirtinimas užtrunka dvi savaites, o mokėjimai vykdomi 30 dieną, sąskaitą turite pateikti ne vėliau kaip 14 dieną. Dokumentų pateikimas anksti ir suderintas su jų vidiniu ritmu yra vienas veiksmingiausių būdų pagreitinti gaunamas lėšas.

Klientas tiesiog nemoka

Jei sąskaita pasiekė tinkamą žmogų, joje yra visa reikalinga informacija ir ji praėjo patvirtinimo grandinę, bet pinigų vis tiek nėra, pagaliau susidūrėte su tikra skolų išieškojimo problema. Klientas sąmoningai laiko savo pinigus.

Klientai sulaiko mokėjimą dėl įvairių priežasčių. Jų pačių pajamos gali būti smarkiai kritusios, todėl jie nepajėgia padengti skolų. Arba jie gali naudoti jūsų pinigus savo veiklai finansuoti, teikdami pirmenybę darbo užmokesčiui ar nuomai, o ne jūsų sąskaitai. Nepriklausomai nuo motyvo, jų sprendimas tiesiogiai kenkia jūsų verslui, gadindamas jūsų pinigų srautų ataskaitą.

Elgtis su šia situacija kaip su administracine klaida neveiks. Mandagus laiškas, klausiantis, ar jie nepametė sąskaitos, suteikia jiems lengvą pasiteisinimą vėluoti toliau. Kai klientas tiesiog nemoka, turite pereiti nuo administracinių priminimų prie struktūruoto skolų išieškojimo proceso. Tam reikia aiškių ribų, laipsniškai griežtėjančio bendravimo ir pasiryžimo vykdyti mokėjimo sąlygas, dėl kurių susitarėte projekto pradžioje.

Veiksmingų priminimų laiptų kūrimas

Priminimų laiptai yra pranešimų seka, siunčiama klientui dėl neapmokėto likučio. Laiptai prasideda švelniu tonu ir, sąskaitai senstant, palaipsniui tampa vis tiesesni ir skubesni.

Iš anksto nustatyti laiptai pašalina emocijas iš pinigų reikalavimo. Jums nereikia sėdėti prie stalo galvojant, ką pasakyti, ar nerimauti, kad skambėsite per agresyviai. Tiesiog patikrinate, kiek dienų sąskaita vėluoja, ir siunčiate atitinkamą žinutę.

Štai standartinė priminimų laiptų struktūra:

Etapas	Laikas	Tonas	Pagrindinė žinutė
Priminimas prieš terminą	3 dienos iki termino	Paslaugus ir mandagus	Trumpa žinutė, kad įsitikintumėte, jog sąskaita gauta, ir paklaustumėte, ar prieš terminą nereikia papildomos informacijos.
Pirmas pranešimas	2 dienos po termino	Draugiškas, bet tiesus	Sąskaita jau šiek tiek vėluoja. Prašome patvirtinti, kada bus atliktas pavedimas.
Tvirtas prašymas	14 dienų po termino	Profesionalus ir tvirtas	Mokėjimas jau gerokai vėluoja. Prašome nedelsiant atsiskaityti, kad išvengtumėte paskyros sustabdymo.
Paskutinis įspėjimas	30 dienų po termino	Skubus ir griežtas	Tai paskutinis pranešimas. Jei mokėjimas nebus gautas per 48 valandas, sustabdysime visas paslaugas ir pradėsime oficialų skolos išieškojimą.

Šiuos etapus galite automatizuoti programa. Nustatę automatinius mokėjimo priminimus, užtikrinsite, kad pirmi laiptų žingsniai vyktų be jokio rankinio įsikišimo, o jūs galėsite sutelkti dėmesį į klientus, pasiekusius paskutinį, sunkiausią etapą.

Kada nustoti tiekti klientui

Viena sunkiausių pamokų mažų verslų savininkams ir laisvai samdomiems specialistams yra ta, kad toliau dirbti nemokančiam klientui pavojinga. Kai toliau pristatote prekes ar teikiate paslaugas klientui, kuris jums skolingas, iš esmės dirbate nemokamai ir kartu didinate savo finansinę riziką. Mokate už medžiagas, darbą ir pridėtines išlaidas, bet nieko negaunate mainais.

Turite nustatyti griežtą tiekimo sustabdymo ribą. Daugumai verslų ši riba turėtų būti susieta su vėlesniais priminimų laiptų etapais. Jei sąskaita vėluoja 30 dienų, turite sustabdyti visus naujus darbus. Nesiųskite kitos prekių partijos. Nepradėkite kito konsultavimo projekto etapo. Neperduokite galutinių dizaino failų.

Aiškiai ir profesionaliai praneškite apie šį sustabdymą. Galite tiesiog nurodyti, kad įmonės politika neleidžia pradėti naujų darbų, kol paskyroje yra neapmokėtas likutis. Klientas, kuris vertina jūsų darbą, nutraukus tiekimą paprastai greitai randa pinigų. Klientas, kuris supyksta ir reikalauja toliau dirbti be apmokėjimo, yra klientas, kurio negalite sau leisti išlaikyti.

Ką daryti toliau

Nustokite vėluojančius mokėjimus laikyti viena problema. Šiandien atsidarykite apskaitos įrašus ir peržiūrėkite kiekvieną neapmokėtą sąskaitą. Suskirstykite kiekvieną pagal keturias aukščiau aprašytas priežastis.

Jei sąskaita įstrigo, nes trūksta pirkimo užsakymo numerio, suraskite numerį ir nedelsdami pateikite dokumentą iš naujo. Jei sąskaita guli ne toje pašto dėžutėje, paskambinkite klientui, gaukite jų mokėtinų sumų skyriaus el. pašto adresą ir persiųskite sąskaitą tinkamam žmogui. Jei turite reikalų su klientu, kuris tiesiog atsisako mokėti, parenkite priminimų laiptus ir šiandien išsiųskite atitinkamą įspėjimą.

Galiausiai peržiūrėkite standartinius sąskaitų dokumentus. Įsitikinkite, kad juose aiškiai nurodytos mokėjimo sąlygos ir yra visi laukai, kurių tikisi jūsų įmonių klientai. Standartizuoti sąskaitų šablonai padeda sukurti profesionalų įvaizdį ir užtikrina, kad jokia svarbi detalė neliktų tuščia. Nustatę konkrečią vėlavimo priežastį, galite pritaikyti būtent tą sprendimą, kurio reikia, kad pinigai pasiektų jūsų banko sąskaitą.