Mesečni zaključek, ki ga malo podjetje res lahko konča

Dvajsetega v mesecu sedete k pregledu računov in ugotovite, da ste pozabili, zakaj vam je dobavitelj pred tremi tedni nekaj zaračunal. Korporativni svet mesečni zaključek obravnava kot sveti obred, lastniki malih podjetij pa ga običajno doživljajo kot frustrirajoče administrativno breme. Ko nimate lastne finančne ekipe, potrebujete postopek zaključka, ki je praktičen, hiter in osredotočen na resničnost.

Zakaj je hiter zaključek boljši od popolnega

Pogosta napaka lastnikov malih podjetij je, da z zaključkom meseca čakajo, dokler nimajo prav vsakega potrdila. Če januar zaključite šele petindvajsetega februarja, so finančni podatki za odločanje že neuporabni. Nekoliko grob zaključek, dokončan do petega v mesecu, je veliko boljši od popolnega zaključka s tritedensko zamudo.

Ko knjige zaključite zgodaj, opazite neplačane račune in jih terjate, dokler se stranka še spomni opravljenega dela. Opazite nenaden skok stroškov materiala in prilagodite cene, preden sprejmete nova naročila. Sprejmite, da lahko manjkajoče potrdilo za majhen gotovinski nakup zabeležite naslednji mesec. Vaš glavni cilj je hitro dobiti jasno sliko finančnega zdravja.

Mesečni zaključek si predstavljajte kot kompas. Kompas, ki vam natančne koordinate pove mesec dni po tem, ko ste se izgubili, je neuporaben. Kompas, ki vam zdaj da zelo dobro oceno pravega severa, pa bo rešil vaše podjetje. Hitrost vam da sposobnost odziva.

1. korak: zajemite nezaračunano delo in manjkajoče račune

Zaključek začnite s prihodki. Zlahka opravite storitev ali odpošljete izdelek in pozabite poslati končni račun, zlasti ko ste zaposleni z vsakodnevnim poslovanjem.

Preglejte zapiske projektov, časovnice in evidence dobav. Če ste delo končali, ga morate zaračunati. Če ste izdali ponudbo, ki je bila sprejeta, preverite, ali se končni račun ujema z dogovorjenim zneskom. Če ste za velik projekt prejeli varščino, preverite, ali ste dosegli mejnik za izdajo naslednjega računa. Če stalnim strankam redno pošiljate isti račun, preverite, ali so bili vaši ponavljajoči se računi ustvarjeni in poslani stranki.

Ne pustite, da nezaračunano delo leži v zapiskih. Dlje ko čakate z računom, dlje čakate na plačilo. Ta zamuda neposredno škodi denarnemu toku. Če stranka izpodbija postavko, je težavo veliko lažje rešiti nekaj dni po opravljenem delu kot mesec pozneje. Preden preidete na naslednji korak, poskrbite, da ima vsaka dobavnica ustrezen prodajni račun.

2. korak: zabeležite račune dobaviteljev in stroške

Ko so prihodki zabeleženi, preidite na stroške. Zberite račune dobaviteljev, položnice za komunalne storitve in vse listke iz blagajne za drobne izdatke. V mnogih trgovskih in storitvenih podjetjih je uhajanje gotovine iz te blagajne glavni vir netočnega računovodstva.

Vsak račun dobavitelja vnesite v sistem, tudi če ga še niste plačali. To je ključen del računovodstva po načelu nastanka. Vedeti, koliko dolgujete, je enako pomembno kot vedeti, koliko imate na banki. Če je dobavitelj poslal davčni račun za material, dobavljen osemindvajsetega v mesecu, ta strošek spada v evidence tega meseca.

Če uvažate blago, imate morda opravka z več valutami. Poskrbite, da račun dobavitelja zabeležite po pravilnem menjalnem tečaju na dan prejema računa. Preglejte digitalna potrdila in fizične papirnate listke. Razvrstite jih po kategorijah: najemnina, komunalne storitve, material in pisarniški material. Vnašajte jih v skupinah, da prihranite čas. Če najdete račun, ki spada v prejšnji mesec, ga vnesite zdaj, vendar s pravilnim datumom, da tekoči mesec ni umetno napihnjen s starimi stroški.

3. korak: uskladite bančne račune

Bančno usklajevanje je sidro mesečnega zaključka. Ta postopek dokazuje, da se transakcije v vaših računovodskih evidencah ujemajo z dejanskim gibanjem denarja na bančnem računu. Brez tega koraka ne morete zaupati nobenemu finančnemu poročilu.

Ker mala podjetja pogosto obdelujejo mešanico bančnih nakazil, čekov in gotovinskih pologov, morate biti natančni. Natisnite ali prenesite uradni bančni izpisek za mesec. Pojdite skozenj vrstico za vrstico.

• Odkljukajte vsako plačilo stranke, ki je prispelo na račun.
• Vsako odhodno plačilo povežite z ustreznim računom dobavitelja.
• Zabeležite vse bančne provizije, obresti ali tečajne razlike, ki jih še niste vnesli.
• Preverite, ali se gotovina, položena na banko, ujema z gotovinsko prodajo v vaši knjigi.

Lastniki malih podjetij poslovno kartico včasih pomotoma uporabijo za osebni strošek. Če na bančnem izpisku opazite osebno kavo ali družinsko večerjo, jo morate zabeležiti kot dvig lastnika in ne kot poslovni strošek. Mešanje osebnih in poslovnih financ je hiter način, da uničite točnost zaključka.

Ko se stanje v sistemu zadnji dan meseca ujema s stanjem na bančnem izpisku, veste, da je vaš denarni položaj točen. Če obstaja razlika, jo morate najti. Nepojasnjena razlika običajno pomeni manjkajoč strošek ali nezabeleženo plačilo stranke.

4. korak: preštejte zaloge

Če prodajate fizično blago, zaključek ni končan, dokler ne preverite zalog. Zaloge, navedene v programu, se morajo ujemati s fizičnimi artikli na policah ali v skladišču.

Ni vam treba vsak mesec prešteti vsakega vijaka ali nalepke. Osredotočite se na artikle visoke vrednosti in izdelke, ki se prodajajo najhitreje. Če vaše evidence zalog kažejo, da imate štirideset enot najbolje prodajanega izdelka, preštejete pa jih le petintrideset, morate raziskati. Morda ste pozabili zabeležiti prodajo ali pa imate težavo s krajo.

Med štetjem iščite poškodovano ali pretečeno blago. Če artikla ni več mogoče prodati, ga morate odpisati. Neprodajni artikli v bilanci stanja lažno napihnejo vrednost sredstev.

Evidence prilagodite fizičnemu štetju. Tako je vaš nabavni strošek prodanega blaga točen. Če zaloge precenite, podcenite stroške. Če ste na primer kupili deset artiklov po deset dolarjev in zmotno mislite, da jih imate še vseh deset, v resnici pa le pet, bodo vaše evidence skrile petdeset dolarjev stroškov. To pomeni, da boste mislili, da ste ustvarili več dobička, kot ste ga v resnici.

Edina tri poročila, ki jih morate prebrati

Priprava računovodskih izkazov je nagrada za dokončan zaključek. Vendar vam ni treba brati ducata zapletenih dokumentov. Pozornost usmerite na tri področja.

Poročilo	Kaj vam pove	Zakaj je pomembno
Izkaz poslovnega izida	Skupna prodaja, zmanjšana za skupne stroške v mesecu.	Pokaže, ali je vaše osnovno poslovanje res zaslužilo.
Bilanca stanja	Vaša sredstva, obveznosti in kapital na točno ta datum.	Razkrije splošno finančno stabilnost in ali dolgujete več, kot imate.
Terjatve do kupcev	Seznam strank, ki vam dolgujejo denar, in koliko zamujajo s plačili.	Izpostavi, katere stranke morate takoj poklicati, da zaščitite denarni tok.

Bilanca stanja je posnetek trenutka. Med sredstva uvršča stanje na banki, vrednost zalog in denar, ki vam ga dolgujejo. Med obveznosti uvršča neplačane račune dobaviteljev in bančna posojila.

Ta poročila preberite isti dan, ko končate zaključek. Iščite trende. Je dobiček padel, čeprav se je prodaja povečala? To pomeni, da se stroški plazijo navzgor. Stranke plačujejo vse kasneje? Morda boste morali opomnike za plačilo začeti pošiljati prej v ciklu zaračunavanja. Ta mesec primerjajte s prejšnjim, da vidite, ali se podjetje premika v pravo smer.

Kaj storiti zdaj

Praktičen mesečni zaključek je stvar navade. V koledarju za drugi ali tretji dan naslednjega meseca rezervirajte dve uri. Ta termin obravnavajte z enakim spoštovanjem kot sestanek z najboljšo stranko.

Da bo postopek naslednjič hitrejši, začnite dokumente urejati že danes. Na računalniku ustvarite preprosto mapo za digitalne račune dobaviteljev, na mizi pa imejte pladenj za papirnata potrdila. Če potrebujete strukturiran način za vodenje evidenc, raziščite računovodska orodja v Paper & Pen, s katerimi so vaše knjige urejene ves mesec. Ne pustite, da se papirji kopičijo. Malo urejanja vsak teden naredi mesečni zaključek nalogo, ki jo res lahko končate.