Zakaj stranke plačujejo pozno in rešitve, ki res delujejo

V petek popoldne pogledate bančni račun in pričakovanega plačila ni. Večina lastnikov podjetij takoj domneva, da se jim stranka izmika, vendar zamuda pri plačilu redko pomeni eno samo težavo z enim samim motivom. Da boste plačani hitreje, morate ugotoviti konkreten razlog, zakaj se je račun zataknil, preden začnete terjati dolg.

Račun ni prišel do prave osebe

Ko dokončate projekt ali dobavite pošiljko blaga, je prvi nagib, da račun pošljete po e-pošti osebi, ki je delo naročila. To je logičen korak, a pogosto tudi razlog, da plačilo zamuja. Oseba, ki kupi vaše storitve, je redko tista, ki jih plača.

V večjih organizacijah v Zalivu in Južni Aziji sta nabava in računovodstvo povsem ločena oddelka. Če račun pošljete vodji trženja ali delovodji na gradbišču, obleži v njegovem nabiralniku. Zaposleni so s svojimi nalogami in posredovanje vaših dokumentov ni njihova prednostna naloga. Ko se čez tri tedne oglasite, so nanj že povsem pozabili.

Da to odpravite, morate v svojih evidencah ločiti kupca od plačnika. Med uvajanjem stranke glavni kontakt prosite za natančen e-poštni naslov oddelka za obveznosti do dobaviteljev. Račun pošljite neposredno na ta finančni naslov in v kopijo dodajte glavni kontakt, da ve, da je bil račun izdan. Ta preprosta administrativna sprememba močno skrajša čas za upravljanje vaših terjatev do kupcev, ker dokument pristane neposredno na mizi osebe, katere naloga je, da ga obdela.

Na računu manjkajo ključni podatki

Računovodstva ne ocenjujejo kakovosti vašega dela. Dokumente obdelujejo po strogih notranjih kontrolnih seznamih. Če na dokumentu manjka zahtevan podatek, ga ne bodo obdelali. Še huje, redko vas bodo obvestili, da nekaj manjka. Vaš račun bodo preprosto odložili in nadaljevali z naslednjim dobaviteljem v vrsti.

Manjkajoči podatki običajno spadajo v predvidljive kategorije. Najpogostejši krivec je manjkajoča številka naročilnice. Če je poslovna stranka za delo izdala naročilnico, mora biti natanko ta številka na vašem končnem računu. Druge pogoste pomanjkljivosti so napačno uradno ime pravne osebe stranke, manjkajoča koda projekta, manjkajoča podpisana dobavnica kot dokaz o prevzemu ali manjkajoče davčne številke, potrebne za veljaven davčni račun.

Ta težava se reši, še preden zahtevate plačilo. Stranko morate vprašati, kaj zahteva njeno računovodstvo, preden ustvarite račun. Ko poznate njena pravila, jih uveljavite s programom za račune. Paper & Pen vam omogoča, da profile strank in postavitve dokumentov nastavite tako, da se zahtevane davčne številke in sklici po meri prikažejo samodejno. Če veste, da stranka zavrne dokumente brez številke naročilnice, si postavite strogo notranje pravilo, da nikoli ne pritisnete pošlji, dokler to polje ni izpolnjeno.

Stranka ima počasno verigo odobritev

Včasih račun prispe v pravi oddelek in vsebuje vse pravilne podatke, plačilo pa vseeno potrebuje tedne. To se pogosto zgodi, ker ima stranka počasno, večplastno verigo odobritev. Računovodja ne more sprostiti sredstev, dokler vodja oddelka ne podpiše, vodja oddelka pa ne more podpisati, dokler direktor ne pregleda mesečnih izdatkov.

Velike korporacije ne morete prisiliti, da spremeni hierarhijo, lahko pa se v njej pametno znajdete. Ključno je razumeti njene plačilne cikle. Mnoga velika podjetja plačila izvajajo le na določene dneve v mesecu. Če stranka dobaviteljem plačuje le 15. v mesecu, vi pa račun oddate 16., ste matematično zagotovili 30-dnevno zamudo.

Da to odpravite, plačilni urnik in čas odobritve razjasnite že takrat, ko za delo izdajate ponudbe. Če veste, da njihov postopek odobritve traja dva tedna in da je plačilni dan 30., morate račun oddati najpozneje do 14. Zgodnja oddaja dokumentov, usklajena z njihovim notranjim ritmom, je eden najučinkovitejših načinov za pospešitev prilivov.

Stranka preprosto noče plačati

Če je račun prišel do prave osebe, vsebuje vse potrebne podatke in je šel skozi verigo odobritev, denarja pa še vedno ni, ste končno naleteli na pravo težavo z izterjavo. Stranka namerno zadržuje svoj denar.

Stranke plačila zadržujejo iz različnih razlogov. Morda doživljajo močan padec lastnih prihodkov in ne morejo pokriti dolgov. Lahko pa vaš denar uporabljajo za financiranje lastnega poslovanja in imajo plače ali najemnino pred vašim računom. Ne glede na motiv njihova odločitev neposredno škodi vašemu podjetju, saj prizadene vaš izkaz denarnih tokov.

Obravnava tega primera kot administrativne napake ne bo delovala. Vljudno sporočilo z vprašanjem, ali so račun izgubili, jim da lahek izgovor za nadaljnje odlašanje. Ko stranka preprosto noče plačati, morate z administrativnega opominjanja preiti na strukturiran postopek izterjave. To zahteva jasne meje, stopnjevano komunikacijo in pripravljenost, da uveljavite plačilne pogoje, o katerih ste se dogovorili ob začetku projekta.

Kako zgraditi učinkovito lestvico opominov

Lestvica opominov je zaporedje sporočil, ki jih stranki pošljete glede neplačanega zneska. Lestvica se začne z nežnim tonom in postaja vse bolj neposredna in nujna, ko se račun stara.

Vnaprej določena lestvica iz terjanja denarja odstrani čustva. Ni vam treba sedeti za mizo in razmišljati, kaj reči, ali skrbeti, da boste zveneli preveč napadalno. Preprosto preverite, koliko dni je račun v zamudi, in pošljete ustrezno sporočilo.

Tukaj je standardna struktura lestvice opominov:

Stopnja	Čas	Ton	Ključno sporočilo
Opomnik pred zapadlostjo	3 dni pred datumom zapadlosti	Ustrežljiv in vljuden	Kratko sporočilo, da preverite, ali imajo račun, in vprašate, ali pred datumom zapadlosti potrebujejo še kakšne podatke.
Prvo obvestilo	2 dni po zapadlosti	Prijazen, a neposreden	Račun je zdaj nekoliko v zamudi. Prosimo, potrdite, kdaj bo nakazilo izvedeno.
Odločna zahteva	14 dni po zapadlosti	Strokoven in odločen	Plačilo močno zamuja. Prosimo, da ga takoj poravnate, da se izognete začasni ustavitvi sodelovanja.
Zadnje opozorilo	30 dni po zapadlosti	Nujen in strog	To je zadnje obvestilo. Če plačila ne prejmemo v 48 urah, bomo ustavili vse storitve in začeli formalno izterjavo dolga.

Te stopnje lahko avtomatizirate s programom. Nastavitev samodejnih opomnikov za plačilo zagotavlja, da prvi koraki lestvice potekajo brez ročnega posredovanja, vi pa se lahko posvetite strankam, ki dosežejo zadnjo, najtežjo stopnjo.

Kdaj stranki ustaviti dobave

Ena najtežjih lekcij za lastnike malih podjetij in samostojne podjetnike je, da je nadaljnje delo za stranko, ki ne plačuje, nevarno. Ko stranki, ki vam dolguje denar, še naprej dobavljate blago ali storitve, v resnici delate zastonj in hkrati povečujete lastno finančno tveganje. Plačujete material, delo in režijo, v zameno pa ne dobite ničesar.

Določiti morate trdno mejo za ustavitev dobav. Za večino podjetij naj bo ta meja vezana na poznejše stopnje lestvice opominov. Če je račun 30 dni v zamudi, morate ustaviti vse novo delo. Ne odpošljite naslednje pošiljke zalog. Ne začnite naslednje faze svetovalnega projekta. Ne izročite končnih oblikovalskih datotek.

To prekinitev sporočite jasno in strokovno. Preprosto navedite, da politika podjetja ne dovoljuje začetka novega dela, dokler je na računu odprt znesek. Stranka, ki ceni vaše delo, bo denar običajno hitro našla, ko ji ustavite dobave. Stranke, ki se razjezi in zahteva, da delate naprej brez plačila, si ne morete privoščiti.

Kaj storiti zdaj

Nehajte zamude pri plačilih obravnavati kot eno samo težavo. Še danes odprite svoje računovodske evidence in preglejte vsak neplačan račun. Vsakega razvrstite glede na štiri zgoraj opisane vzroke.

Če se je račun zataknil, ker nima številke naročilnice, jo poiščite in dokument takoj ponovno oddajte. Če račun leži v napačnem nabiralniku, pokličite stranko, pridobite e-poštni naslov oddelka za obveznosti do dobaviteljev in račun posredujte pravi osebi. Če imate opravka s stranko, ki preprosto noče plačati, pripravite lestvico opominov in še danes pošljite ustrezno opozorilo.

Na koncu preglejte svoje standardne dokumente za zaračunavanje. Poskrbite, da jasno navajajo plačilne pogoje in vključujejo vsa polja, ki jih pričakujejo poslovne stranke. Standardizirane predloge računov vam pomagajo ustvariti strokovno podobo in zagotoviti, da noben ključen podatek ne ostane prazen. Ko ugotovite konkreten vzrok zamude, lahko uporabite natanko tisto rešitev, ki je potrebna, da denar pride na vaš bančni račun.