پروفرما انوائس کیا ہے؟

پروفرما انوائس آپ اور آپ کے گاہک کے درمیان نیک نیتی کے معاہدے کے طور پر کام کرتی ہے۔ یہ بالکل ایک عام انوائس کی طرح نظر آتی ہے، جس میں ان اشیاء یا خدمات، مقدار اور قیمتوں کی تفصیل ہوتی ہے جو آپ فراہم کرنے کا ارادہ رکھتے ہیں۔ تاہم، یہ ادائیگی کا کوئی باضابطہ مطالبہ نہیں ہے اور آپ کے جنرل لیجر میں اکاؤنٹ ریسیویبل کا اندراج نہیں کرتی ہے۔ چونکہ یہ ابتدائی ہوتی ہے، اس لیے پروفرما انوائس جاری کرنے سے ویلیو ایڈڈ ٹیکس (VAT) کے لیے ٹیکس پوائنٹ لاگو نہیں ہوتا۔ آپ کو مقامی ٹیکس اتھارٹی کے قوانین کے مطابق، فروخت مکمل ہونے یا ادائیگی موصول ہونے پر ایک حتمی ٹیکس انوائس جاری کرنے کی ضرورت ہوگی۔ جہاں کوٹیشن ایک ابتدائی پیشکش ہوتی ہے جس پر گاہک بات چیت کر سکتا ہے، وہیں پروفرما انوائس عام طور پر خریدار کے شرائط سے متفق ہونے کے بعد لیکن حتمی تفصیلات طے ہونے سے پہلے جاری کی جاتی ہے۔

پروفرما انوائس کیسے کام کرتی ہے

یہ عمل تب شروع ہوتا ہے جب کوئی گاہک آپ کی ابتدائی کوٹیشن قبول کرتا ہے اور آرڈر دیتا ہے۔ سامان بھیجنے یا کام شروع کرنے سے پہلے، آپ لین دین کی درست تفصیلات کی تصدیق کے لیے پروفرما انوائس تیار کرتے ہیں۔ آپ یہ دستاویز خریدار کو بھیجتے ہیں، جو اسے اندرونی خریداری کی منظوری حاصل کرنے، لیٹر آف کریڈٹ حاصل کرنے، یا ایڈوانس ادائیگی کے لیے استعمال کرتا ہے۔ اگر سامان سرحد پار جا رہا ہو، تو خریدار اسے کسٹمز کلیئرنس یا امپورٹ ڈیوٹی کا حساب لگانے کے لیے بھی استعمال کر سکتا ہے۔ ایک بار جب سامان فراہم کر دیا جائے یا سروس مکمل ہو جائے، تو آپ حتمی ٹیکس انوائس جاری کرتے ہیں۔ حتمی انوائس پروفرما کی جگہ لے لیتی ہے اور آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم میں باضابطہ طور پر آمدنی کا اندراج کرتی ہے۔

خریدار اشیاء یا خدمات خریدنے کے اپنے ارادے کی تصدیق کرتا ہے۔
آپ متوقع اخراجات اور مقدار کی تفصیل کے ساتھ پروفرما انوائس جاری کرتے ہیں۔
خریدار اس دستاویز کو فنڈز حاصل کرنے یا کسٹمز کلیئرنس کے لیے استعمال کرتا ہے۔
خریدار پروفرما کے کل رقم کی بنیاد پر ایڈوانس ڈپازٹ ادا کرتا ہے۔
آپ متفقہ اشیاء فراہم کرتے ہیں اور حتمی ٹیکس انوائس جاری کرتے ہیں۔

عملی مثال

Gulf Traders LLC ایک کارپوریٹ کلائنٹ کو 40 OMR فی کرسی کے حساب سے 50 دفتری کرسیاں فراہم کرنے پر اتفاق کرتا ہے۔ سامان بھیجنے سے پہلے، Gulf Traders 2,000 OMR (50 کرسیاں ضرب 40 OMR) کی پروفرما انوائس جاری کرتا ہے۔ دستاویز میں 25 فیصد ایڈوانس ادائیگی کی شرط درج ہے۔ کلائنٹ اندرونی منظوری حاصل کرنے کے لیے پروفرما کا استعمال کرتا ہے اور 500 OMR ڈپازٹ (2,000 OMR ضرب 0.25) ادا کرتا ہے۔ اس کے بعد Gulf Traders کرسیاں فراہم کرتا ہے اور پورے 2,000 OMR کی حتمی ٹیکس انوائس جاری کرتا ہے۔ حتمی انوائس آمدنی کا اندراج کرتی ہے اور پہلے سے ادا شدہ 500 OMR کو کریڈٹ کرتی ہے، جس سے 1,500 OMR کا بقایا بچ جاتا ہے۔

یہ آپ کے کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے

پروفرما انوائسز کا استعمال آپ کے کیش فلو کو محفوظ رکھتا ہے اور اکاؤنٹنگ کی غلطیوں سے بچاتا ہے۔ پروفرما کی بنیاد پر ایڈوانس ادائیگی کا مطالبہ کر کے، آپ کسی بڑے آرڈر کے لیے وسائل لگانے سے پہلے عدم ادائیگی کے خطرے کو کم کرتے ہیں۔ مزید برآں، چونکہ پروفرما فروخت کے طور پر درج نہیں ہوتی، اس لیے آپ ایسے سودوں پر VAT ادا کرنے سے بچ جاتے ہیں جو شاید منسوخ ہو جائیں یا جن کا دائرہ کار تبدیل ہو جائے۔ اگر حتمی آرڈر کی مقدار تبدیل ہو جاتی ہے، تو آپ آسانی سے فراہم کردہ درست مقدار کے لیے حتمی ٹیکس انوائس جاری کر سکتے ہیں۔ Paper & Pen انوائسز، کوٹیشنز اور رسیدیں تیار کرتا ہے، جس سے آپ آسانی سے کسی کوٹیشن کو پروفرما اور پھر حتمی بل میں تبدیل کر سکتے ہیں۔

مزید دیکھیں

سوالات

عام سوالات

کیا میں VAT کلیم کرنے کے لیے پروفرما انوائس استعمال کر سکتا ہوں؟

جی نہیں، خریدار ان پٹ VAT واپس لینے کے لیے پروفرما انوائس استعمال نہیں کر سکتا۔ ٹیکس حکام کو کسی بھی VAT کلیم کی تصدیق کے لیے ایک درست ٹیکس انوائس کی ضرورت ہوتی ہے۔ پروفرما صرف ایک معلوماتی دستاویز ہے جو منصوبہ بندی، کسٹمز، یا ایڈوانس ادائیگیوں کے لیے استعمال ہوتی ہے۔ ایک بار جب سپلائر حتمی ٹیکس انوائس جاری کر دیتا ہے، تو خریدار اپنے ٹیکس ریٹرن کے لیے اس سرکاری دستاویز کو استعمال کر سکتا۔

کوٹیشن اور پروفرما انوائس میں کیا فرق ہے؟

کوٹیشن ایک ابتدائی پیشکش ہے جو کاروبار حاصل کرنے کے لیے بات چیت کے مرحلے کے دوران بھیجی جاتی ہے۔ یہ متوقع قیمتیں ظاہر کرتی ہے اور اس میں تبدیلی ہو سکتی ہے۔ پروفرما انوائس گاہک کے خریداری پر رضامند ہونے کے بعد لیکن حتمی ترسیل سے پہلے جاری کی جاتی ہے۔ یہ بتائی گئی قیمتوں پر سامان فراہم کرنے کے پابند عہد کی نمائندگی کرتی ہے، بشرطیکہ خریدار ادائیگی کی شرائط پوری کرے۔

کیا میں پروفرما کو انوائس نمبر الاٹ کروں؟

آپ کو پروفرما انوائس کو ایک منفرد حوالہ نمبر دینا چاہیے، لیکن اسے آپ کی سرکاری ٹیکس انوائسز کی طرح مسلسل نمبرنگ کا نظام استعمال نہیں کرنا چاہیے۔ انہیں آپس میں ملانے سے ٹیکس ریکارڈ میں خلا پیدا ہو سکتا ہے اگر کوئی پروفرما منسوخ ہو جائے۔ زیادہ تر کاروبار ان ابتدائی دستاویزات کو اپنے اصل اکاؤنٹنگ لیجرز سے الگ رکھنے کے لیے ایک الگ سابقہ جیسے کہ PRO-1001 استعمال کرتے ہیں۔

پروفرما انوائس