پرچیز آرڈر کیا ہے؟

پرچیز آرڈر کسی سپلائر سے سامان یا خدمات خریدنے کے لیے آپ کی باضابطہ درخواست ہے۔ جب سپلائر اسے قبول کر لیتا ہے، تو یہ دستاویز ایک قانونی طور پر پابند معاہدہ بن جاتی ہے۔ اس میں واضح طور پر درج ہوتا ہے کہ آپ کو کیا چاہیے، کتنی مقدار درکار ہے، طے شدہ قیمت کیا ہے اور ترسیل کی متوقع تاریخ کیا ہے۔ لین دین سے پہلے پرچیز آرڈر جاری کر کے، آپ اپنے کاروبار کو قیمتوں میں غیر متوقع اضافے اور آرڈر کی تفصیلات کے بارے میں غلط فہمیوں سے محفوظ رکھتے ہیں۔ اکاؤنٹنگ اور انوینٹری مینجمنٹ میں، یہ دستاویز خریداری کے چکر (purchasing cycle) کا پہلا قدم ہے۔ یہ تھری وے میچ (three-way match) کی بنیاد بنتی ہے، جو کہ ایک اہم اندرونی کنٹرول کا عمل ہے جہاں آپ پرچیز آرڈر کا موازنہ گڈز ریسیٹ (سامان کی وصولی) اور سپلائر کی حتمی انوائس سے کرتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ آپ صرف اسی چیز کی ادائیگی کر رہے ہیں جس کا آپ نے آرڈر دیا تھا اور جو آپ کو موصول ہوئی ہے۔

پرچیز آرڈر کیسے کام کرتا ہے

خریداری کا عمل اس وقت شروع ہوتا ہے جب آپ کو سامان یا خدمات کی ضرورت محسوس ہوتی ہے اور آپ اپنی ضروریات کی تفصیلات کے ساتھ ایک پرچیز آرڈر تیار کرتے ہیں۔ آپ یہ دستاویز اپنے سپلائر کو جائزے کے لیے بھیجتے ہیں۔ جیسے ہی سپلائر آرڈر قبول کرتا ہے، وہ ترسیل کے لیے آپ کا سامان تیار کرنا شروع کر دیتا ہے۔ جب سامان پہنچتا ہے، تو آپ کا وصولی کا عملہ (receiving staff) ڈیلیوری نوٹ کا موازنہ اصل پرچیز آرڈر سے کرتا ہے تاکہ تصدیق کی جا سکے کہ درست اشیاء اور مقدار موصول ہوئی ہے۔ آخر میں، سپلائر ادائیگی کے لیے انوائس بھیجتا ہے۔ اس کے بعد آپ کی اکاؤنٹس پے ایبل (accounts payable) ٹیم تھری وے میچ کرتی ہے، جس میں پرچیز آرڈر، وصولی کے ریکارڈ اور انوائس کا موازنہ کیا جاتا ہے۔ اگر یہ تینوں دستاویزات مکمل طور پر مطابقت رکھتی ہیں، تو انوائس کو ادائیگی کے لیے منظور کر لیا جاتا ہے۔

خریدار ضرورت کی نشاندہی کرتا ہے اور اشیاء کی تفصیلات کے ساتھ دستاویز تیار کرتا ہے۔
خریدار منظوری کے لیے باضابطہ دستاویز سپلائر کو بھیجتا ہے۔
سپلائر آرڈر قبول کرتا ہے، جس سے ایک قانونی طور پر پابند معاہدہ بن جاتا ہے۔
سپلائر متعلقہ ڈیلیوری نوٹ کے ساتھ سامان فراہم کرتا ہے۔
خریدار موصول ہونے والے سامان کا اصل آرڈر سے موازنہ کرتا ہے۔
اکاؤنٹس پے ایبل ادائیگی سے پہلے آرڈر، رسید اور انوائس کا موازنہ کرتا ہے۔

عملی مثال

Gulf Trading LLC کو دفتری سامان کا اسٹاک دوبارہ بھرنے کی ضرورت ہے۔ وہ City Stationers کو 50 باکس پرنٹر پیپر کے لیے $20 فی باکس اور 10 انک کارٹریجز کے لیے $45 فی کارٹریج کے حساب سے پرچیز آرڈر جاری کرتے ہیں۔ پرچیز آرڈر میں کاغذ کے لیے $1,000 کا سب ٹوٹل (50 x $20) اور انک کے لیے $450 کا سب ٹوٹل (10 x $45) درج ہے، جس سے آرڈر کی کل مالیت $1,450 بنتی ہے۔ جب City Stationers سامان فراہم کرتا ہے، تو Gulf Trading اس $1,450 کے پرچیز آرڈر کے مطابق ترسیل کی جانچ کرتی ہے۔ اگر کاغذ کے صرف 40 باکس پہنچتے ہیں، تو خریدار کو فوری طور پر معلوم ہو جاتا ہے کہ ترسیل نامکمل ہے۔

یہ آپ کے کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے

پرچیز آرڈر کا استعمال آپ کو اپنے کاروباری اخراجات پر سخت کنٹرول فراہم کرتا ہے۔ ان کے بغیر، ملازمین غیر رسمی طور پر سامان کا آرڈر دے سکتے ہیں، جس سے آپ کو یہ معلوم نہیں ہو پاتا کہ کس چیز کی منظوری دی گئی تھی یا کس قیمت پر اتفاق ہوا تھا۔ دستاویزات کی اس کمی کی وجہ سے اکثر سپلائرز کو زیادہ ادائیگی کر دی جاتی ہے یا غلط ترسیل قبول کر لی جاتی ہے۔ ایک باضابطہ پرچیز آرڈر سسٹم ان غلطیوں کو روکتا ہے اور آپ کے اکاؤنٹنٹ کے لیے ایک واضح آڈٹ ٹریل فراہم کرتا ہے۔ یہ آپ کو یہ دکھا کر کیش فلو کا انتظام کرنے میں بھی مدد کرتا ہے کہ کون سی ادائیگیاں متوقع ہیں۔ Paper & Pen جیسے سسٹم کا استعمال، جو اسٹاک کو ٹریک کرتا ہے اور ہمیشہ کے لیے مفت انوائسز بناتا ہے، ان خریداری کی دستاویزات کے انتظام کو انتہائی آسان بنا دیتا ہے۔

مزید دیکھیں

سوالات

عام سوالات

پرچیز آرڈر اور انوائس میں کیا فرق ہے؟

خریدار لین دین سے پہلے سامان کی درخواست کرنے اور طے شدہ قیمت بتانے کے لیے پرچیز آرڈر جاری کرتا ہے۔ سپلائر سامان کی ترسیل کے بعد ادائیگی کی درخواست کرنے کے لیے انوائس جاری کرتا ہے۔ پرچیز آرڈر ابتدائی معاہدے کے طور پر کام کرتا ہے، جبکہ انوائس مکمل شدہ آرڈر کے حتمی بل کے طور پر کام کرتی ہے۔

کیا سپلائر پرچیز آرڈر کو مسترد کر سکتا ہے؟

جی ہاں، اگر سپلائر درخواست پوری نہیں کر سکتا تو وہ دستاویز کو مسترد کر سکتا ہے۔ ایسا اس صورت میں ہو سکتا ہے جب مطلوبہ اشیاء اسٹاک میں نہ ہوں، خریدار غلط قیمت تجویز کرے، یا مطلوبہ ترسیل کی تاریخ پر عمل کرنا نامکن ہو۔ مسترد ہونے کی صورت میں، خریدار کو اپ ڈیٹ شدہ شرائط کے ساتھ ایک ترمیمی دستاویز جاری کرنی ہوگی۔

تھری وے میچ کیوں ضروری ہے؟

تھری وے میچ ایک اندرونی کنٹرول ہے جو دھوکہ دہی اور حادثاتی طور پر زیادہ ادائیگیوں کو روکتا ہے۔ یہ تصدیق کر کے کہ پرچیز آرڈر، وصولی کی رپورٹ (receiving report) اور سپلائر کی انوائس سب ایک ہی مقدار اور قیمتیں دکھا رہے ہیں، ایک کاروبار یہ یقینی بناتا ہے کہ وہ صرف اسی سامان کی ادائیگی کرے جو مناسب طور پر منظور شدہ اور جسمانی طور پر موصول ہوا ہو۔

پرچیز آرڈر (PO)