ইনভেন্টরি এবং কস্টিং
Backorder
ব্যাকঅর্ডার হলো এমন একটি পণ্যের জন্য গ্রাহকের অনুরোধ যা বর্তমানে স্টকে নেই, তবে পরবর্তীতে স্টক এনে সরবরাহ করা হবে বলে আশা করা হচ্ছে।
Backorder কী?
যখন আপনার ব্যবসা কোনো বাস্তব পণ্য বিক্রি করে, তখন মাঝে মাঝে জনপ্রিয় পণ্যগুলোর স্টক শেষ হয়ে যেতে পারে। কোনো গ্রাহক যদি এমন একটি আউট-অফ-স্টক পণ্যের জন্য অর্ডার দেন এবং আপনি ভবিষ্যতে তা সরবরাহ করার প্রতিশ্রুতি দিয়ে অর্ডারটি গ্রহণ করেন, তবে আপনি একটি ব্যাকঅর্ডার (backorder) তৈরি করলেন। এর অর্থ হলো বিক্রিটি নিশ্চিত হয়েছে, তবে আপনার সরবরাহকারী নতুন স্টক না পাঠানো পর্যন্ত ডেলিভারি বিলম্বিত হবে। ব্যাকঅর্ডার গ্রহণ করা আপনাকে ক্যাশ ফ্লো বজায় রাখতে এবং এমন গ্রাহকদের ধরে রাখতে সাহায্য করে যারা অন্যথায় কোনো প্রতিযোগীর কাছ থেকে পণ্যটি কিনে নিতে পারতেন। তবে এর জন্য সতর্ক সমন্বয়ের প্রয়োজন। আপনাকে সঠিকভাবে ইনভেন্টরি লেভেল ট্র্যাক করতে হবে, সম্ভাব্য বিলম্বের কথা স্পষ্টভাবে জানাতে হবে এবং আপনার সরবরাহকারীরা যাতে সময়মতো পণ্য সরবরাহ করতে পারে তা নিশ্চিত করতে হবে। আপনি যদি এই প্রক্রিয়াটি সঠিকভাবে পরিচালনা করতে না পারেন, তবে ক্রেতারা অসন্তুষ্ট হতে পারেন এবং আপনার সুনাম নষ্ট হতে পারে। ব্যাকঅর্ডার করা পণ্যের পরিমাণ বেশি হলে তা সাধারণত নির্দেশ করে যে আপনাকে রিঅর্ডার পয়েন্ট (reorder points) সমন্বয় করতে হবে অথবা আরও বেশি সেফটি স্টক (safety stock) রাখতে হবে।
(Unfulfilled Orders / Total Orders) x 100
এই শতকরা হারটি দেখায় যে কতগুলো অর্ডার অবিলম্বে পূরণ করা যাচ্ছে না। ক্রমাগত উচ্চ হার দুর্বল ইনভেন্টরি পরিকল্পনার ইঙ্গিত দেয়।
ব্যাকঅর্ডার যেভাবে কাজ করে
ব্যাকঅর্ডার প্রক্রিয়াটি শুরু হয় যখন একজন ক্রেতা আপনার গুদামে সাময়িকভাবে অনুপলব্ধ কোনো পণ্য কেনার চেষ্টা করেন। বিক্রিটি বাতিল করার পরিবর্তে, আপনার সিস্টেম পণ্যটিকে ব্যাকঅর্ডার হিসেবে চিহ্নিত করে এবং লেনদেনটি সম্পন্ন করে। এরপর আপনি গ্রাহককে সম্ভাব্য শিপিংয়ের তারিখ জানান। পরবর্তীতে, ঘাটতি থাকা ইনভেন্টরি পূরণ করতে আপনি আপনার সরবরাহকারীকে একটি পারচেজ অর্ডার (purchase order) পাঠান। পণ্য আসার অপেক্ষায় থাকার সময়, আপনি গ্রাহককে সময়সূচীর যেকোনো পরিবর্তন সম্পর্কে আপডেট রাখেন। সরবরাহকারী যখন আপনার প্রতিষ্ঠানে নতুন স্টক সরবরাহ করে, তখন আপনার টিম পণ্যগুলো গ্রহণ ও পরীক্ষা করে। সবশেষে, আপনি ব্যাকঅর্ডার করা পণ্যগুলো প্যাক করে অপেক্ষারত গ্রাহকের কাছে পাঠিয়ে দেন, যার মাধ্যমে অর্ডারটি বন্ধ হয় এবং ডেলিভারি চক্রটি সম্পন্ন হয়।
- গ্রাহক এমন একটি পণ্যের অর্ডার দেন যা বর্তমানে আপনার গুদামে স্টকে নেই।
- আপনি অর্ডারটি গ্রহণ করেন এবং ক্রেতাকে ভবিষ্যতে ডেলিভারির একটি সম্ভাব্য তারিখ প্রদান করেন।
- আপনার ক্রয়কারী দল প্রয়োজনীয় পণ্যের জন্য সরবরাহকারীকে একটি পারচেজ অর্ডার ইস্যু করে।
- সরবরাহকারী একটি নির্দিষ্ট লিড টাইমের (lead time) পর আপনার ব্যবসায় নতুন ইনভেন্টরি সরবরাহ করে।
- আপনি অবিলম্বে সংরক্ষিত পণ্যগুলো সংগ্রহ, প্যাক এবং অপেক্ষারত গ্রাহকের কাছে শিপমেন্ট করেন।
একটি বাস্তব উদাহরণ
Gulf Electronics একটি বড় প্রচারণামূলক সপ্তাহে মোবাইল ফোনের জন্য মোট 500টি অর্ডার পায়। উচ্চ চাহিদার কারণে, একটি নির্দিষ্ট মডেলের স্টক শেষ হয়ে যায়, যার ফলে ক্রয়ের সময় ওই অর্ডারগুলোর মধ্যে 25টি অর্ডার অপূর্ণ থেকে যায়। দোকানটি এই 25টি অর্ডার ব্যাকঅর্ডারে রাখে এবং তাদের সরবরাহকারীর সাথে যোগাযোগ করে। তাদের ব্যাকঅর্ডার রেট বের করতে, তারা 25টি অপূর্ণ অর্ডারকে মোট 500টি অর্ডার দিয়ে ভাগ করে, যা 0.05 এর সমান হয়। এরপর তারা শতকরা হার পেতে 0.05 কে 100 দিয়ে গুণ করে। ওই সপ্তাহের জন্য ব্যাকঅর্ডার রেট হলো 5 শতাংশ। এই কম হারটি দেখায় যে চাহিদার তীব্র বৃদ্ধি সত্ত্বেও তারা তাদের স্টক বেশ ভালোভাবেই পরিচালনা করেছে।
আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ
গ্রাহকের বিশ্বাস বজায় রাখতে এবং আপনার রাজস্ব রক্ষা করতে ব্যাকঅর্ডার সঠিকভাবে পরিচালনা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। স্টক কমে গেলে আপনি যদি ক্রেতাদের ফিরিয়ে দেন, তবে তারা সম্ভবত কোনো প্রতিযোগীর কাছ থেকে পণ্য কিনবেন এবং হয়তো আর কখনোই ফিরে আসবেন না। একটি ব্যাকঅর্ডার গ্রহণ করা বিক্রিটিকে নিশ্চিত করে, তবে এটি সময়মতো ডেলিভারি দেওয়ার একটি কঠোর বাধ্যবাধকতা তৈরি করে। বিলম্বের কথা জানাতে ব্যর্থ হলে অর্ডার বাতিল, রিফান্ডের অনুরোধ এবং নেতিবাচক রিভিউ আসতে পারে। ম্যানুয়ালি এই পেন্ডিং অর্ডারগুলো ট্র্যাক করলে ব্যয়বহুল ভুল হতে পারে। Paper & Pen স্টক ট্র্যাক করে এবং ইনভয়েস তৈরি করে, যা আপনাকে গ্রাহকদের কাছে ঠিক কী পাওনা রয়েছে তা পর্যবেক্ষণ করতে সাহায্য করে। আপনার ব্যাকঅর্ডার রেটের ওপর কড়া নজর রেখে, আপনি সাপ্লাই চেইনের বাধাগুলো চিহ্নিত করতে পারেন এবং স্টকের ঘাটতি আপনার ব্র্যান্ডের ক্ষতি করার আগেই আপনার ক্রয়ের অভ্যাসগুলো সমন্বয় করতে পারেন।
আরও দেখুন
প্রশ্ন
সাধারণ প্রশ্নসমূহ
ব্যাকঅর্ডার এবং আউট-অফ-স্টকের মধ্যে পার্থক্য কী?
ব্যাকঅর্ডার করা পণ্যের জন্য আমার কি গ্রাহকদের কাছ থেকে অবিলম্বে চার্জ নেওয়া উচিত?
একটি ব্যাকঅর্ডার পূরণ করতে কত সময় লাগতে পারে?
সম্পর্কিত শব্দসমূহ
- ক্রয় আদেশ ক্রয় আদেশ (purchase order) হলো ক্রেতা কর্তৃক সরবরাহকারীকে দেওয়া একটি আইনগতভাবে বাধ্যতামূলক দলিল, যা কোনো কেনাকাটার অনুমোদন দেয় এবং নির্দিষ্ট পণ্য, পরিমাণ ও সম্মত মূল্যের বিবরণ প্রদান করে।
- সেলস অর্ডার একটি Sales order হলো বিক্রেতার তৈরি করা একটি অভ্যন্তরীণ নথি যা ক্রেতার কাছ থেকে purchase order পাওয়ার পর ইস্যু করা হয় এবং ক্রেতাকে সরবরাহ করা পণ্য বা পরিষেবার বিবরণ নিশ্চিত করে।
- সেফটি স্টক সেফটি স্টক হলো অতিরিক্ত ইনভেন্টরি যা গ্রাহকের অপ্রত্যাশিত চাহিদা বৃদ্ধি বা সরবরাহকারীর বিলম্বের কারণে স্টক ফুরিয়ে যাওয়া রোধ করতে জমা রাখা হয়।
- রিঅর্ডার পয়েন্ট রিঅর্ডার পয়েন্ট হলো ইনভেন্টরির একটি নির্দিষ্ট স্তর, যেখানে পৌঁছালে সম্পূর্ণ স্টক শেষ হওয়ার আগেই পণ্য পুনরায় সংগ্রহের জন্য একটি নতুন পারচেজ অর্ডার দিতে হয়।
- ইনভেন্টরি টার্নওভার ইনভেন্টরি টার্নওভার হলো একটি আর্থিক মেট্রিক যা পরিমাপ করে যে একটি ব্যবসা একটি নির্দিষ্ট সময়ে, সাধারণত এক বছরে, কতবার তার মোট পণ্য বিক্রি এবং প্রতিস্থাপন করেছে।
- বিল অব মেটেরিয়ালস একটি বিল অব মেটেরিয়ালস (BOM) হলো কোনো একটি তৈরি পণ্য প্রস্তুত, উৎপাদন বা মেরামতের জন্য প্রয়োজনীয় কাঁচামাল, উপাদান এবং নির্দেশনাবলীর একটি বিস্তারিত তালিকা।