Jak dostat zaplaceno ze zahraničí a nepřijít o marži

Zakázku pečlivě naceníte, abyste měli jistý zisk, ale než platba zahraničního klienta dorazí na váš účet, marže je pryč. Mezi kolísajícími kurzy a nečekanými srážkami zprostředkujících bank stojí přeshraniční fakturace firmy často mnohem víc, než čekaly.

Výběr správné měny pro fakturu

Když prodáváte zákazníkovi v jiné zemi, první rozhodnutí je, jakou měnu na fakturu uvést. Obvykle máte tři možnosti: svou místní měnu, místní měnu klienta, nebo široce obchodovanou třetí měnu, například americký dolar nebo euro.

Fakturace ve vlastní místní měně je pro váš peněžní tok nejbezpečnější. Pokud očekáváte 5,000 ománských riálů, fakturujete přesně tuto částku. Klient požádá svou banku o odeslání 5,000 ománských riálů a banka spočítá, kolik jeho místní měny je k převodu potřeba. Dostanete přesně to, co jste fakturovali.

Mnoho velkých zahraničních klientů však chce fakturu ve své měně, aby si zjednodušili vlastní účetnictví. Pokud na to přistoupíte, přebíráte kurzové riziko. Třetí možností je použít hlavní světovou měnu. To je běžné například v jižní Asii a v Zálivu, kde firmy v mezinárodním obchodu často automaticky fakturují v amerických dolarech.

Co je kurzové riziko

Kurzové riziko je finanční nejistota, kterou vytváří pohyb měn mezi dnem vystavení faktury a dnem, kdy ji klient skutečně zaplatí.

Pokud vystavíte fakturu v cizí měně se splatností 30 dní, hodnota této měny se během těch 30 dní pohne. Pokud měna vůči vaší místní měně oslabí, platba, kterou nakonec dostanete, bude mít nižší hodnotu, než jste počítali. To přímo snižuje vaši ziskovou marži.

Takto různé volby měny ovlivňují, kdo nese finanční riziko:

Měna faktury	Kdo nese kurzové riziko?	Dopad na přijatou platbu
Vaše místní měna	Klient	Dostanete přesně fakturovanou částku.
Místní měna klienta	Vy (dodavatel)	Konečná přijatá částka závisí na tržním kurzu v den převodu.
Třetí měna (např. USD)	Obě strany	Vy i klient čelíte nejistotě podle toho, jak se vaše měny pohnou vůči třetí měně.

Pokud musíte fakturovat v cizí měně, započítejte toto riziko už do počáteční ceny. Když připravujete návrhy pomocí nabídek, můžete k ceně přidat malou rezervu, která vás ochrání před menšími výkyvy kurzu ještě předtím, než klient zakázku odsouhlasí.

Proč na kurzu faktury záleží ve vašem účetnictví

Zvolená měna neovlivňuje jen zůstatek na účtu. Má přímý dopad i na vaše účetnictví a na výpočet hrubé marže.

Když vystavíte fakturu v cizí měně, účetní systém musí zaúčtovat výnos ve vaší základní měně ke dni vystavení faktury. Pokud například vystavíte fakturu na 10,000 amerických dolarů, v účetnictví se zaúčtuje odpovídající hodnota v místní měně podle kurzu platného v ten den.

O třicet dní později klient zaplatí 10,000 amerických dolarů. Mezitím se kurz změnil. Když peníze dorazí na váš místní účet, převedou se na jinou místní částku, než jakou jste původně zaúčtovali.

Tento rozdíl se nazývá realizovaný kurzový zisk nebo ztráta. Pokud vám nový kurz dá víc místní měny, než jste původně zaúčtovali, máte realizovaný zisk. Pokud méně, máte realizovanou ztrátu. Tento rozdíl musíte zaznamenat ve svém účetnictví, aby výkaz zisku a ztráty přesně odrážel skutečnost. Když tento krok vynecháte, budete mít nepořádek v účetnictví a nepřesné daňové výkazy na konci účetního roku.

Bankovní poplatky a poplatky zprostředkujících bank

Kurzy jsou jen polovina rovnice přeshraniční platby. Druhou polovinu tvoří bankovní poplatky. Když se peníze pohybují mezinárodně přes síť SWIFT, často projdou jednou nebo více zprostředkujícími bankami, než dorazí na váš účet. Tyto banky nepracují zadarmo.

Když klient zadává mezinárodní převod, jeho banka se ho zeptá, kdo má platit poplatky. Klient může zvolit jeden ze tří kódů:

• OUR: Klient platí všechny bankovní poplatky. Dostanete celou fakturovanou částku.
• SHA (sdílené): Klient platí poplatky své banky, ale zprostředkující banky si své poplatky strhnou přímo z převáděné částky. Dostanete méně, než jste fakturovali.
• BEN (příjemce): Všechny bankovní poplatky platíte vy. Banka klienta i všechny zprostředkující banky si poplatky strhnou z jistiny. Dostanete výrazně méně, než jste fakturovali.

Mnoho klientů automaticky zvolí SHA, protože sdílení nákladů působí férově. Poplatky zprostředkujících bank však mohou být překvapivě vysoké. Abyste ochránili marži, musíte platební podmínky na fakturách výslovně uvést. Přidejte jasnou poznámku, že všechny platby musí příjemci dorazit bez bankovních poplatků, a požádejte klienta, aby při zadávání převodu zvolil možnost „OUR“.

Nezbytné doklady pro zahraniční finanční oddělení

Získat souhlas zahraničního klienta s vašimi podmínkami je skvělý první krok, ale jeho finanční oddělení nemůže jen tak poslat peníze přes hranice. Mezinárodní převody jsou přísně regulované, aby se zabránilo praní peněz a úniku kapitálu.

Než zahraniční finanční tým uvolní platbu, obvykle od vás potřebuje konkrétní doklady. Pokud je nedodáte předem, platba se zdrží, zatímco vás budou o papíry urgovat.

Zaprvé potřebují bezchybně sestavenou obchodní fakturu. Prostý textový dokument nestačí. Faktura musí jasně uvádět název vaší firmy, sídlo a přesné bankovní údaje (včetně kódu SWIFT/BIC a vašeho IBAN). V některých zemích mohou dokonce vyžadovat zálohovou fakturu (proforma) ještě předtím, než zahájí proces objednávky.

Zadruhé mnoho zemí vyžaduje, aby klienti z plateb zahraničním dodavatelům srazili daň. Abyste se této srážkové dani vyhnuli, často musíte předložit potvrzení o daňovém domicilu od místního úřadu. To dokazuje, že daně platíte ve své zemi, a klient pak může uplatnit osvobození podle smlouvy o zamezení dvojího zdanění. Jak o potvrzení požádat, zjistíte u místního daňového úřadu.

Nakonec mohou chtít kopii zakladatelské listiny nebo výpisu z obchodního rejstříku jako důkaz, že jste legitimní firma. Když máte složku se všemi těmito standardními doklady připravenou k odeslání e-mailem, zahraniční platby výrazně urychlíte.

Jak nastavit mezinárodní platební podmínky

Abyste předešli sporům a úbytku marže, musí být vaše mezinárodní platební podmínky vyčerpávající. Prosté „splatnost 30 dní“ u přeshraničních obchodů nestačí.

Podmínky by měly uvádět přesnou měnu faktury. Pokud fakturujete v cizí měně, ale očekáváte platbu v místní, musíte uvést, který kurz se použije (například kurz centrální banky v den platby).

Musíte také uvést pokyny k bankovním poplatkům popsané výše. Pokud klient tyto podmínky ignoruje a platba dorazí nižší kvůli poplatkům, musíte se rozhodnout, zda ztrátu ponesete, nebo budete zbytek vymáhat. Vymáhat malé zůstatky přes hranice se málokdy vyplatí, a proto je tak důležité nastavit pravidla jasně ještě před zahájením práce. V Paper & Pen si tyto mezinárodní platební podmínky uložíte jako výchozí poznámky ve svých šablonách faktur, takže je na budoucích fakturách nikdy nezapomenete uvést.

Co dělat dál

Projděte si seznam svých zahraničních klientů a spočítejte, kolik marže ztrácíte na kurzech a skrytých poplatcích. Pak upravte standardní smluvní podmínky tak, aby jasně určovaly, kdo nese kurzové riziko, a aby všechny poplatky za převod hradil odesílatel. Nakonec dejte potvrzení o daňovém domicilu a doklady o registraci firmy do jedné složky, abyste je mohli zahraničním finančním týmům poslat, jakmile o ně požádají. Když převezmete kontrolu nad fakturací, zisk, který spočítáte na papíře, bude skutečně ten, který dorazí na váš účet.