Jak vystavit profesionální fakturu (šablona zdarma)

Paper & Pen

Přehledná faktura vám přinese peníze rychleji. Nepřehledná leží týdny v doručené poště. Dobrá zpráva je, že profesionální faktura má jednoduchou a opakovatelnou strukturu, a jakmile ji jednou máte, každá další faktura zabere pár minut. Tento návod ukazuje, co na fakturu patří, jak správně pracovat s měnou a daní a jak ji odeslat, aby klienti opravdu platili včas.

Co musí obsahovat každá faktura

Ať podnikáte v jakékoli zemi a měně, úplná faktura odpovídá na několik základních otázek: kdo fakturuje, komu, co se prodalo, kolik se dluží a do kdy. Ujistěte se, že vaše faktura obsahuje:

Jasné označení a jedinečné číslo faktury. Slovo „Faktura“ a pořadové číslo (například INV-2026-0042), aby se na ni obě strany mohly odkázat.
Údaje o vaší firmě. Název, adresu, kontakt a daňové registrační číslo, pokud jste registrováni.
Údaje o klientovi. Jeho obchodní název a adresu a daňové číslo, pokud ho potřebuje k uplatnění odpočtu daně.
Datum vystavení a datum splatnosti. Uveďte konkrétní datum splatnosti, nejen „splatnost 30 dní“, aby nevznikly nejasnosti.
Položky. Každý produkt nebo služba na vlastním řádku s množstvím, jednotkovou cenou a součtem řádku.
Mezisoučet, daň a celkovou částku. Daň uveďte na samostatném řádku, aby byl rozpis přehledný.
Platební údaje. Bankovní účet, odkaz na platbu kartou nebo peněženku a přijímané způsoby platby.

Krok za krokem

Začněte ze šablony, ne z prázdné stránky. Opakovaně použitelné rozvržení udrží vaši značku a strukturu jednotnou. Náš generátor faktur zdarma vám dá čistou šablonu, kterou během pár sekund vyplníte a stáhnete.
Číslujte logicky. Pořadová čísla udrží vaše záznamy připravené na audit a ukazují, že máte ve firmě pořádek.
Každou položku popište jasně. „Návrh firemní identity, 3 koncepty“ zní lépe než „grafické práce“. Konkrétnost snižuje počet sporů.
Daň přidejte správně. Místní sazbu uplatněte na základ po slevě, ne na celkovou částku. Více níže.
Nastavte jasné platební podmínky. Datum splatnosti, případně poznámku o pozdní platbě a přesné způsoby úhrady.
Odešlete ji hned po dodání práce. Čím dřív faktura dorazí, tím dřív přijde platba.

Správná měna

Pokud prodáváte přes hranice, vždy výslovně uveďte měnu. Samotné „1,500“ nic neznamená; „OMR 1,500“, „AED 1,500“, „SAR 1,500“, „USD 1,500“ a „EUR 1,500“ jsou pět velmi odlišných částek. Zvolte měnu, ve které klient očekává, že bude platit, ke každé částce uveďte ISO kód nebo symbol, a pokud přepočítáváte z jiné měny, poznamenejte si použitý kurz a datum. Paper & Pen podporuje fakturaci ve více měnách, takže každému klientovi fakturujete v jeho měně bez ručního počítání.

DPH a další daně

Daňová pravidla se v každé zemi liší, proto fakturu nastavte podle toho, kde podnikáte. Země Zálivu nemají jednotnou sazbu DPH a některé DPH vůbec nezavedly. Před vystavením faktury si ověřte aktuální místní pravidlo. Téměř všude platí dvě zásady:

Daň počítejte ze základu po případné slevě a přidejte ji jako samostatný řádek.
Uveďte své daňové registrační číslo, pokud jste registrováni, protože firemní klienti ho potřebují k odpočtu daně.

Nástroj, ve kterém nastavíte jakoukoli sazbu (nebo 0 %, kde se daň neuplatní), vám ušetří přestavování faktur pokaždé, když překročíte hranici.

Odešlete ji a dostaňte zaplaceno

E-mail stačí, ale s platebním odkazem dostanete zaplaceno rychleji. Přiložte čisté PDF, přidejte způsob platby jedním kliknutím a po uplynutí splatnosti zdvořile připomeňte. S fakturačním softwarem zdarma faktury vytvoříte, odešlete, sledujete a dostanete zaplaceno na jednom místě, a pro prodej a fakturaci zůstává navždy zdarma.

Chcete odeslat svou první? Vyzkoušejte hned generátor faktur zdarma, nebo se na stránce ceník podívejte, co přidávají placené moduly.