Jak nacenit zakázku, abyste na ní opravdu vydělali
Paper & Pen
Dokončíte velkou zakázku pro klienta, inkasujete poslední platbu a zjistíte, že se zůstatek na účtu skoro nepohnul. Problém obvykle není v tom, že pracujete příliš pomalu, ale v tom, že jste zakázku nacenili bez započtení skutečných nákladů nebo základní matematiky zisku.
Zachyťte každý přímý náklad
Když se chystáte zakázku nacenit, prvním krokem je zachytit každý přímý náklad. Přímé náklady jsou výdaje vázané výhradně na dodání konkrétní zakázky. Pokud zakázku nevezmete, tyto náklady nevzniknou.
U grafika na volné noze může být přímým nákladem nákup licence na konkrétní fotografii z fotobanky, speciální písmo požadované v zadání nebo tisk fyzických materiálů. U výrobce nábytku na míru patří mezi přímé náklady surové dřevo, speciální kování a povrchové oleje.
Započítat musíte i přímou práci. Pokud platíte subdodavateli nebo zaměstnanci hodinovou mzdu za práci na této zakázce, jde o přímý náklad. I když podnikáte sami, měli byste své práci přiřadit hodinovou hodnotu. Pokud strávíte stavbou skříně dvacet hodin a svou práci si ceníte na 30 za hodinu, vaše přímé náklady na práci jsou 600. Když svůj čas nezapočítáte, kupujete si zaměstnání, ne vedete firmu.
Sledovat tyto složky je snazší se systémem, který má pořádné řízení skladu a hlídá náklady na materiál, když se mění. Pokud dodavatel zvýší cenu surovin, musíte své výpočty přímých nákladů okamžitě aktualizovat.
Poctivé rozpočítání režie
Přímé náklady jsou jen polovina příběhu. Tichým zabijákem ziskovosti malých firem je režie. Režie zahrnuje výdaje, které platíte jen proto, abyste mohli fungovat, bez ohledu na to, kolik zakázek získáte nebo ztratíte.
Typické režijní náklady:
- Nájem kanceláře, ateliéru nebo dílny
- Elektřina, voda a internet
- Předplatné softwaru a hosting webu
- Pojistné
- Marketing a reklama
- Účetnictví, vedení knih a právní služby
- Odpisy nářadí a vybavení
Abyste zakázku nacenili správně, musíte na každou zakázku rozpočítat část roční režie. Běžný postup je spočítat celkovou režii za rok a vydělit ji celkovým počtem fakturovatelných hodin za rok.
Pokud je vaše roční režie 24,000 a plánujete 1,200 fakturovatelných hodin, vaše režijní sazba je 20 za hodinu. Když naceňujete zakázku na deset hodin vaší práce, musíte k odhadu nákladů přidat 200 jen na pokrytí režie. Pokud tento krok vynecháte, zisk vám sežerou účty za energie a nájem. Majitelé firem režii často ignorují, protože jim připadá vzdálená každodenní práci, ale je to velmi skutečný náklad podnikání.
Marže vs přirážka: velká cenová past
Jakmile máte celkové náklady (přímé náklady plus režie), musíte přidat zisk. Tady vzniká nejčastější početní chyba při naceňování v malých firmách. Majitelé si často pletou přirážku s marží.
Přirážka je procento připočtené k celkovým nákladům, ze kterého vznikne prodejní cena. Marže (konkrétně hrubá marže) je procento konečné prodejní ceny, které představuje zisk.
Mnoho majitelů se rozhodne, že chce na zakázce 20procentní marži. Podívají se na celkové náklady, spočítají z nich 20 procent a přičtou je navrch. To je přirážka a matematicky zaručuje, že cílovou marži nesplníte. Marže se počítá z konečné ceny, ne z počátečních nákladů. Pochopení tohoto rozdílu je základem obchodního úspěchu.
Kde je rozdíl: stejná zakázka naceněná dvakrát
Abyste pochopili, proč je tato početní chyba tak nebezpečná, podívejme se na konkrétní příklad. Představte si, že celkové náklady zakázky (materiál, práce a režie) jste spočítali přesně na 1,000. Chcete 20procentní marži.
Podívejme se, co se stane, když použijete chybnou metodu přirážky oproti správné metodě marže.
| Ukazatel | Chybná metoda přirážky | Správná metoda marže |
|---|---|---|
| Celkové náklady | 1,000 | 1,000 |
| Cílový zisk | 20% | 20% |
| Výpočet | 1,000 + (1,000 * 0.20) | 1,000 / (1 - 0.20) |
| Konečná prodejní cena | 1,200 | 1,250 |
| Skutečně vydělaný zisk | 200 | 250 |
| Skutečně dosažená marže | 16.67% (200 / 1,200) | 20.00% (250 / 1,250) |
Metodou přirážky jste k nákladům přidali 200. Jenže 200 je jen 16.67 procenta z konečné prodejní ceny 1,200. Cíl 20procentní marže jste úplně minuli.
Abyste dosáhli skutečné 20procentní marže, musíte celkové náklady vydělit 0.80 (což je 1 minus cílová marže 0.20). Tím získáte prodejní cenu 1,250. Váš zisk je 250, tedy přesně 20 procent z 1,250.
Rozdíl 50 se může u jedné zakázky za 1,000 zdát malý. Za rok podnikání vám ale opakování této chyby na stovkách faktur odčerpá z účtu tisíce. Zkresluje také finanční plánování a vy pak věříte, že máte rezervu, která ve skutečnosti neexistuje.
Co dělat, když klient chce slevu
Když konečně předložíte pečlivě spočítanou cenu, klienti často žádají slevu. První reakcí mnoha živnostníků a majitelů malých firem je prostě cenu snížit, aby zakázku získali.
Pokud snížíte cenu, aniž byste změnili rozsah práce, každá koruna slevy jde přímo z vašeho zisku. Materiál stojí stejně. Režie stojí stejně. Práce trvá stejně dlouho. Pokud zakázku za 1,250 zlevníte na 1,100, nedali jste jen 12procentní slevu. Smazali jste 150 z vašeho zisku 250, tedy o 60 procent méně peněz, které si skutečně odnesete.
Místo snížení ceny vyjednávejte o rozsahu. Pokud má klient pevný rozpočet, nabídněte vynechání některých výstupů, abyste se do částky vešli. Webový vývojář může nabídnout méně šablon stránek. Konzultant může nabídnout workshop na dálku místo cesty ke klientovi. Stavební firma může použít standardní materiály místo prémiových povrchů.
Když se na upraveném rozsahu dohodnete, jasně ho zdokumentujte. S generátorem nabídek zdarma vytvoříte profesionální doklad, který přesně popíše, co je zahrnuto a co bylo vynecháno. Ochráníte tak svou marži a zároveň vyjdete vstříc rozpočtu klienta.
Vždy se ujistěte, že podmínky jsou jasné ještě před zahájením práce. Je také rozumné uvést, jak dlouho cena platí, zvlášť pokud se ve vašem oboru mění ceny materiálu. Pokud potřebujete vystavit formální zálohovou fakturu (proforma) pro zálohovou platbu, ujistěte se, že odpovídá přesně dohodnutému rozsahu a ceně, kterou jste spočítali.
Další kroky pro vaši firmu
Správné naceňování zakázek je návyk, který musíte zabudovat do každodenního provozu. Začněte hned tím, že si projdete poslední tři dokončené zakázky. Spočítejte skutečné přímé náklady, rozpočítejte realistickou hodinovou režijní sazbu a ověřte správnou metodou dělení, zda jste dosáhli cílové marže.
Pokud zjistíte, že jste si účtovali málo, upravte vzorec pro další nabídku. V Paper & Pen sledujte své náklady a posílejte klientům aktualizované nabídky. Za přesné nacenění své práce se neomlouvejte. Firma, která nevydělává, je jen drahý koníček, a vy si zasloužíte férovou odměnu za hodnotu, kterou přinášíte.