टैक्स और वैट

ई-इनवॉइसिंग

ई-इनवॉइसिंग एक सप्लायर और खरीदार के बीच एक संरचित डिजिटल प्रारूप में इनवॉइस के स्वचालित निर्माण, आदान-प्रदान और प्रोसेसिंग की प्रक्रिया है, जो अक्सर सीधे सरकारी कर अधिकारियों के साथ एकीकृत होती है।

ई-इनवॉइसिंग क्या है?

इलेक्ट्रॉनिक इनवॉइसिंग, या ई-इनवॉइसिंग, कागजी दस्तावेजों और साधारण PDF को XML या JSON जैसी संरचित डिजिटल डेटा फाइलों से बदल देती है। जब आप एक ई-इनवॉइस जारी करते हैं, तो आपका अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर एक मशीन-पठनीय फाइल बनाता है जिसे दूसरा कंप्यूटर सिस्टम बिना किसी मानवीय डेटा प्रविष्टि के स्वचालित रूप से प्रोसेस कर सकता है। दुनिया भर की सरकारें लेनदेन की निगरानी करने और कर चोरी को कम करने के लिए ई-इनवॉइसिंग का उपयोग करती हैं। वे आम तौर पर दो मॉडलों में से एक को अपनाती हैं। क्लीयरेंस मॉडल में, अपने ग्राहक को कानूनी रूप से इनवॉइस भेजने से पहले आपको सत्यापन और अनुमोदन के लिए इनवॉइस डेटा को एक केंद्रीय कर प्राधिकरण पोर्टल पर जमा करना होगा। पोस्ट-ऑडिट मॉडल में, आप पहले इनवॉइस सीधे अपने ग्राहक को भेजते हैं, और कर प्राधिकरण बाद में डिजिटल रिकॉर्ड का ऑडिट कर सकता है। विशिष्ट नियम, प्रारूप और कार्यान्वयन की समय-सीमा पूरी तरह से आपके देश के कर प्राधिकरण पर निर्भर करती है।

ई-इनवॉइसिंग कैसे काम करती है

सटीक वर्कफ़्लो आपके स्थानीय कर प्राधिकरण पर निर्भर करता है, लेकिन मुख्य प्रक्रिया एक मानक मार्ग का अनुसरण करती है। सबसे पहले, आप अपने अकाउंटिंग सिस्टम में हमेशा की तरह एक बिक्री दर्ज करते हैं। दस्तावेज़ को प्रिंट करने के बजाय, आपका सॉफ़्टवेयर बिलिंग विवरण को एक संरचित, मशीन-पठनीय प्रारूप में अनुवादित करता है। यदि आपका देश क्लीयरेंस मॉडल का उपयोग करता है, तो आपका सिस्टम इस फ़ाइल को सरकारी पोर्टल पर भेजता है। कर प्राधिकरण डेटा को सत्यापित करता है, एक अद्वितीय क्रिप्टोग्राफ़िक स्टैम्प या ट्रैकिंग नंबर असाइन करता है, और इनवॉइस को क्लियर करता है। केवल तभी आधिकारिक ई-इनवॉइस आपके खरीदार को दिया जाता है। खरीदार का अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर डिजिटल फ़ाइल प्राप्त करता है और बिना किसी मैन्युअल टाइपिंग के उनके देय खातों के रिकॉर्ड को अपडेट करने के लिए राशियों, करों और सप्लायर के विवरण को स्वचालित रूप से पढ़ लेता है।

आप अपने अकाउंटिंग या इनवॉइसिंग सॉफ़्टवेयर में लेनदेन का विवरण दर्ज करते हैं।
सॉफ्टवेयर इनवॉइस डेटा वाली एक संरचित डिजिटल फाइल बनाता है।
सिस्टम सत्यापन के लिए फाइल को सरकारी पोर्टल पर भेजता है।
कर प्राधिकरण इनवॉइस को मंजूरी देता है और एक अद्वितीय डिजिटल हस्ताक्षर जोड़ता है।
सत्यापित ई-इनवॉइस सुरक्षित रूप से खरीदार के अकाउंटिंग सिस्टम में भेज दिया जाता है।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

ई-इनवॉइसिंग को अपनाना अक्सर एक विकल्प के बजाय एक कानूनी आवश्यकता होती है, क्योंकि कर प्राधिकरण वैट अंतराल को पाटने के लिए डिजिटल रिपोर्टिंग को तेजी से अनिवार्य कर रहे हैं। इसका अनुपालन न करने पर भारी वित्तीय जुर्माना लग सकता है या कानूनी रूप से व्यापार करने की क्षमता समाप्त हो सकती है। अनुपालन से परे, ई-इनवॉइसिंग प्रशासनिक काम को काफी कम कर देती है। चूंकि कंप्यूटर सीधे डेटा पढ़ते हैं, इसलिए आप मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की गलतियों को समाप्त करते हैं, खोए हुए दस्तावेजों को रोकते हैं और भुगतान चक्र को तेज करते हैं। Paper & Pen इनवॉइस, कोटेशन और रसीदें बनाता है जो आपको डिजिटल रिकॉर्ड-कीपिंग में मदद करते हैं, और इसका सेल्स और इनवॉइसिंग हमेशा के लिए मुफ्त है। इन प्रणालियों को जल्दी अपनाने से आपका व्यवसाय अचानक होने वाले नियामक बदलावों से सुरक्षित रहता है।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

क्या PDF को ई-इनवॉइस माना जाता है?

नहीं, अधिकांश कर अधिकारियों द्वारा एक मानक PDF को वास्तविक ई-इनवॉइस नहीं माना जाता है। हालांकि PDF एक डिजिटल फ़ाइल है, यह अनिवार्य रूप से एक कागजी इनवॉइस की डिजिटल तस्वीर है। वास्तविक ई-इनवॉइस XML जैसे संरचित डेटा प्रारूपों का उपयोग करके बनाए जाते हैं, जो अकाउंटिंग सिस्टम और सरकारी पोर्टलों को ऑप्टिकल कैरेक्टर रिकग्निशन के बिना स्वचालित रूप से जानकारी पढ़ने की अनुमति देते हैं।

मुझे ई-इनवॉइसिंग का उपयोग कब शुरू करना होगा?

ई-इनवॉइसिंग को अपनाने की समय-सीमा पूरी तरह से उस देश पर निर्भर करती है जहां आपका व्यवसाय पंजीकृत है। कर प्राधिकरण आमतौर पर चरणों में जनादेश लागू करते हैं, अक्सर छोटे व्यवसायों और फ्रीलांसरों को अनुपालन करने की आवश्यकता से पहले बड़े उद्यमों से शुरुआत करते हैं। अपनी विशिष्ट समय-सीमा और तकनीकी आवश्यकताओं की पुष्टि करने के लिए आपको अपने स्थानीय कर प्राधिकरण या एक पंजीकृत एकाउंटेंट से परामर्श करना चाहिए।