प्रोफॉर्मा इनवॉइस क्या है?

प्रोफॉर्मा इनवॉइस आपके और आपके ग्राहक के बीच एक सद्भावना समझौते के रूप में कार्य करता है। यह बिल्कुल एक सामान्य इनवॉइस की तरह दिखता है, जिसमें आपके द्वारा दी जाने वाली वस्तुओं या सेवाओं, मात्रा और कीमतों का विवरण होता है। हालांकि, यह भुगतान की औपचारिक मांग नहीं है और आपके जनरल लेजर में अकाउंट्स रिसीवेबल की एंट्री नहीं बनाता है। चूंकि यह प्रारंभिक होता है, इसलिए प्रोफॉर्मा इनवॉइस जारी करने से वैट (VAT) के लिए कोई टैक्स पॉइंट नहीं बनता है। आपको बिक्री पूरी होने पर या भुगतान प्राप्त होने पर एक अंतिम टैक्स इनवॉइस जारी करना होगा, जो आपके स्थानीय कर प्राधिकरण के नियमों पर निर्भर करता है। जहां कोटेशन एक प्रारंभिक प्रस्ताव है जिस पर ग्राहक बातचीत कर सकता है, वहीं प्रोफॉर्मा इनवॉइस आमतौर पर खरीदार द्वारा शर्तों पर सहमत होने के बाद लेकिन अंतिम विवरण तय होने से पहले जारी किया जाता है।

प्रोफॉर्मा इनवॉइस कैसे काम करता है

यह प्रक्रिया तब शुरू होती है जब कोई ग्राहक आपके प्रारंभिक कोटेशन को स्वीकार करता है और ऑर्डर देता है। सामान भेजने या काम शुरू करने से पहले, आप लेनदेन के सटीक विवरण की पुष्टि करने के लिए एक प्रोफॉर्मा इनवॉइस बनाते हैं। आप यह दस्तावेज़ खरीदार को भेजते हैं, जो इसका उपयोग आंतरिक खरीद मंजूरी प्राप्त करने, लेटर ऑफ क्रेडिट सुरक्षित करने, या एडवांस पेमेंट प्रोसेस करने के लिए करता है। यदि सामान सीमा पार जा रहा है, तो खरीदार इसका उपयोग कस्टम्स क्लीयरेंस या आयात शुल्क की गणना के लिए भी कर सकता है। एक बार सामान डिलीवर होने या सेवा पूरी होने के बाद, आप एक अंतिम टैक्स इनवॉइस जारी करते हैं। अंतिम इनवॉइस प्रोफॉर्मा की जगह लेता है और आपके अकाउंटिंग सिस्टम में राजस्व को आधिकारिक रूप से रिकॉर्ड करता है।

खरीदार सामान या सेवाएं खरीदने के अपने इरादे की पुष्टि करता है।
आप अनुमानित लागत और मात्रा का विवरण देते हुए एक प्रोफॉर्मा इनवॉइस जारी करते हैं।
खरीदार इस दस्तावेज़ का उपयोग फंडिंग सुरक्षित करने या कस्टम्स क्लीयरेंस की व्यवस्था करने के लिए करता है।
खरीदार प्रोफॉर्मा के कुल योग के आधार पर एडवांस डिपॉजिट का भुगतान करता है।
आप सहमत वस्तुओं की डिलीवरी करते हैं और एक अंतिम टैक्स इनवॉइस जारी करते हैं।

व्यावहारिक उदाहरण

Gulf Traders LLC एक कॉर्पोरेट ग्राहक को 40 OMR प्रति चेयर की दर से 50 ऑफिस चेयर की आपूर्ति करने के लिए सहमत होता है। शिपिंग से पहले, Gulf Traders 2,000 OMR (50 चेयर गुणा 40 OMR) का प्रोफॉर्मा इनवॉइस जारी करता है। दस्तावेज़ में 25 प्रतिशत एडवांस पेमेंट की आवश्यकता का उल्लेख है। ग्राहक आंतरिक मंजूरी प्राप्त करने के लिए प्रोफॉर्मा का उपयोग करता है और 500 OMR का डिपॉजिट (2,000 OMR गुणा 0.25) भुगतान करता है। इसके बाद Gulf Traders चेयर की डिलीवरी करता है और पूरे 2,000 OMR के लिए एक अंतिम टैक्स इनवॉइस जारी करता है। अंतिम इनवॉइस राजस्व को रिकॉर्ड करता है और पहले से भुगतान किए गए 500 OMR को क्रेडिट करता है, जिससे 1,500 OMR का शेष बचता है।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

प्रोफॉर्मा इनवॉइस का उपयोग करने से आपका कैश फ्लो सुरक्षित रहता है और अकाउंटिंग की गलतियों से बचाव होता है। प्रोफॉर्मा के आधार पर एडवांस पेमेंट की मांग करके, आप किसी बड़े ऑर्डर के लिए संसाधन लगाने से पहले भुगतान न मिलने के जोखिम को कम करते हैं। इसके अलावा, चूंकि प्रोफॉर्मा को बिक्री के रूप में दर्ज नहीं किया जाता है, इसलिए आप उन लेनदेनों पर वैट (VAT) का भुगतान करने से बच जाते हैं जो रद्द हो सकते हैं या जिनके दायरे में बदलाव हो सकता है। यदि अंतिम ऑर्डर की मात्रा बदलती है, तो आप केवल डिलीवर की गई सटीक मात्रा के लिए अंतिम टैक्स इनवॉइस जारी करते हैं। Paper & Pen इनवॉइस, कोटेशन और रसीदें बनाता है, जिससे आप आसानी से एक कोटेशन को प्रोफॉर्मा में और फिर अंतिम बिल में बदल सकते हैं।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

क्या मैं वैट (VAT) क्लेम करने के लिए प्रोफॉर्मा इनवॉइस का उपयोग कर सकता हूँ?

नहीं, खरीदार इनपुट वैट (VAT) का दावा करने के लिए प्रोफॉर्मा इनवॉइस का उपयोग नहीं कर सकता है। टैक्स अधिकारी किसी भी वैट क्लेम के समर्थन के लिए एक वैध टैक्स इनवॉइस की मांग करते हैं। प्रोफॉर्मा पूरी तरह से एक सूचनात्मक दस्तावेज़ है जिसका उपयोग योजना बनाने, कस्टम्स या एडवांस पेमेंट के लिए किया जाता है। एक बार जब आपूर्तिकर्ता अंतिम टैक्स इनवॉइस जारी कर देता है, तो खरीदार अपने टैक्स रिटर्न के लिए उस आधिकारिक दस्तावेज़ का उपयोग कर सकता है।

कोटेशन और प्रोफॉर्मा इनवॉइस में क्या अंतर है?

कोटेशन बातचीत के चरण के दौरान व्यापार हासिल करने के लिए भेजा गया एक प्रारंभिक प्रस्ताव है। यह अनुमानित कीमतें दिखाता है और इसमें बदलाव हो सकता है। ग्राहक द्वारा खरीद के लिए सहमति देने के बाद लेकिन अंतिम डिलीवरी से पहले प्रोफॉर्मा इनवॉइस जारी किया जाता है। यह उल्लिखित कीमतों पर सामान की आपूर्ति करने की एक बाध्यकारी प्रतिबद्धता को दर्शाता है, बशर्ते खरीदार भुगतान की शर्तों को पूरा करे।

क्या मैं प्रोफॉर्मा को इनवॉइस नंबर आवंटित कर सकता हूँ?

आपको प्रोफॉर्मा इनवॉइस को एक विशिष्ट संदर्भ संख्या देनी चाहिए, लेकिन इसमें आपके आधिकारिक टैक्स इनवॉइस जैसी ही क्रमिक संख्या प्रणाली का उपयोग नहीं किया जाना चाहिए। इन्हें आपस में मिलाने से प्रोफॉर्मा रद्द होने की स्थिति में आपके टैक्स रिकॉर्ड में अंतर आ सकता है। अधिकांश व्यवसाय इन प्रारंभिक दस्तावेज़ों को अपने वास्तविक अकाउंटिंग लेजर से अलग रखने के लिए PRO-1001 जैसे एक अलग प्रीफिक्स का उपयोग करते हैं।

प्रोफॉर्मा इनवॉइस