परचेज ऑर्डर क्या है?

परचेज ऑर्डर किसी सप्लायर से सामान या सेवाएं खरीदने का आपका औपचारिक अनुरोध है। जब सप्लायर इसे स्वीकार कर लेता है, तो यह दस्तावेज एक कानूनी रूप से बाध्यकारी अनुबंध बन जाता है। इसमें स्पष्ट रूप से उल्लेख होता है कि आपको क्या चाहिए, कितनी मात्रा में चाहिए, सहमत कीमत क्या है और डिलीवरी की संभावित तारीख क्या है। लेनदेन होने से पहले परचेज ऑर्डर जारी करके, आप अपने व्यवसाय को कीमतों में अप्रत्याशित वृद्धि और ऑर्डर के विवरण के बारे में गलतफहमियों से बचाते हैं। अकाउंटिंग और इन्वेंट्री मैनेजमेंट में, यह दस्तावेज खरीद चक्र (purchasing cycle) का पहला कदम है। यह थ्री-वे मैच (three-way match) का आधार बनता है, जो एक महत्वपूर्ण आंतरिक नियंत्रण प्रक्रिया है जहां आप परचेज ऑर्डर की तुलना गुड्स रिसीप्ट (सामान की रसीद) और अंतिम सप्लायर इनवॉइस से करते हैं ताकि यह सुनिश्चित हो सके कि आप केवल उसी चीज़ का भुगतान कर रहे हैं जिसे आपने वास्तव में ऑर्डर किया था और प्राप्त किया था।

परचेज ऑर्डर कैसे काम करता है

खरीद प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आप सामान या सेवाओं की आवश्यकता की पहचान करते हैं और अपनी आवश्यकताओं का विवरण देते हुए एक परचेज ऑर्डर का ड्राफ्ट तैयार करते हैं। आप इस दस्तावेज को समीक्षा के लिए अपने सप्लायर को भेजते हैं। एक बार जब सप्लायर ऑर्डर स्वीकार कर लेता है, तो वे डिलीवरी के लिए आपके सामान को तैयार करना शुरू कर देते हैं। जब सामान पहुंचता है, तो आपका प्राप्त करने वाला स्टाफ यह पुष्टि करने के लिए कि सही सामान और मात्रा आई है, डिलीवरी नोट की तुलना मूल परचेज ऑर्डर से करता है। अंत में, सप्लायर भुगतान के लिए एक इनवॉइस भेजता है। इसके बाद आपकी अकाउंट्स पेएबल (accounts payable) टीम परचेज ऑर्डर, रिसीविंग रिकॉर्ड और इनवॉइस की तुलना करते हुए थ्री-वे मैच करती है। यदि तीनों दस्तावेज पूरी तरह से मेल खाते हैं, तो इनवॉइस को भुगतान के लिए मंजूरी दे दी जाती है।

खरीदार आवश्यकता की पहचान करता है और आइटम विवरण के साथ दस्तावेज का ड्राफ्ट तैयार करता है।
खरीदार मंजूरी के लिए सप्लायर को औपचारिक दस्तावेज भेजता है।
सप्लायर ऑर्डर स्वीकार करता है, जिससे एक कानूनी रूप से बाध्यकारी अनुबंध बनता है।
सप्लायर संबंधित डिलीवरी नोट के साथ सामान डिलीवर करता है।
खरीदार प्राप्त सामान की तुलना मूल ऑर्डर से करता है।
अकाउंट्स पेएबल भुगतान से पहले ऑर्डर, रसीद और इनवॉइस का मिलान करता है।

व्यावहारिक उदाहरण

Gulf Trading LLC को ऑफिस सप्लाई का स्टॉक फिर से भरना है। वे City Stationers को $20 प्रति बॉक्स की दर से प्रिंटर पेपर के 50 बॉक्स और $45 प्रति कार्ट्रिज की दर से 10 इंक कार्ट्रिज के लिए एक परचेज ऑर्डर जारी करते हैं। परचेज ऑर्डर में पेपर के लिए $1,000 (50 x $20) और इंक के लिए $450 (10 x $45) का सबटोटल दर्ज है, जिससे कुल ऑर्डर मूल्य $1,450 हो जाता है। जब City Stationers सामान डिलीवर करता है, तो Gulf Trading इस $1,450 के परचेज ऑर्डर से डिलीवरी का मिलान करती है। यदि पेपर के केवल 40 बॉक्स ही आते हैं, तो खरीदार को तुरंत पता चल जाता है कि डिलीवरी अधूरी है।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

परचेज ऑर्डर का उपयोग करने से आपको अपने व्यावसायिक खर्चों पर कड़ा नियंत्रण मिलता है। इनके बिना, कर्मचारी अनौपचारिक रूप से सामान का ऑर्डर दे सकते हैं, जिससे आप इस बात को लेकर अनिश्चित हो सकते हैं कि क्या अधिकृत किया गया था या किस कीमत पर सहमति बनी थी। दस्तावेजों की इस कमी के कारण अक्सर सप्लायर्स को अधिक भुगतान करना पड़ता है या गलत डिलीवरी स्वीकार करनी पड़ती है। एक औपचारिक परचेज ऑर्डर सिस्टम इन गलतियों को रोकता है और आपके अकाउंटेंट के लिए एक स्पष्ट ऑडिट ट्रेल प्रदान करता है। यह आपको यह दिखाकर कैश फ्लो प्रबंधित करने में भी मदद करता है कि कौन से भुगतान आने वाले हैं। Paper & Pen जैसे सिस्टम का उपयोग करना, जो स्टॉक को ट्रैक करता है और हमेशा के लिए मुफ्त में इनवॉइस बनाता है, इन खरीद दस्तावेजों को प्रबंधित करना बेहद आसान बना देता है।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

परचेज ऑर्डर और इनवॉइस में क्या अंतर है?

एक खरीदार लेनदेन से पहले सामान का अनुरोध करने और सहमत कीमत बताने के लिए परचेज ऑर्डर जारी करता है। एक सप्लायर सामान डिलीवर करने के बाद भुगतान का अनुरोध करने के लिए इनवॉइस जारी करता है। परचेज ऑर्डर शुरुआती अनुबंध के रूप में कार्य करता है, जबकि इनवॉइस पूरे किए गए ऑर्डर के लिए अंतिम बिल के रूप में कार्य करता है।

क्या कोई सप्लायर परचेज ऑर्डर को अस्वीकार कर सकता है?

हाँ, सप्लायर दस्तावेज को अस्वीकार कर सकता है यदि वे अनुरोध को पूरा नहीं कर सकते हैं। ऐसा तब हो सकता है जब अनुरोधित सामान स्टॉक में न हो, खरीदार गलत कीमत का प्रस्ताव दे, या अनुरोधित डिलीवरी तिथि को पूरा करना असंभव हो। अस्वीकार होने पर, खरीदार को अपडेटेड शर्तों के साथ एक संशोधित दस्तावेज जारी करना होगा।

थ्री-वे मैच क्यों महत्वपूर्ण है?

थ्री-वे मैच एक आंतरिक नियंत्रण है जो धोखाधड़ी और अनजाने में होने वाले अतिरिक्त भुगतान को रोकता है। यह सत्यापित करके कि परचेज ऑर्डर, रिसीविंग रिपोर्ट और सप्लायर इनवॉइस सभी में समान मात्रा और कीमतें दिखाई दे रही हैं, एक व्यवसाय यह सुनिश्चित करता है कि वह केवल उन्हीं सामानों के लिए भुगतान करे जो उचित रूप से अधिकृत थे और भौतिक रूप से प्राप्त हुए थे।

परचेज ऑर्डर (PO)