見積書、概算見積、プロフォーマインボイス：どれを送るべきか

お客様に間違った価格の書類を送ると、すぐにお金のリスクと会計の頭痛の種が生まれます。買い手がおおよその概算見積を法的拘束力のある見積書と取り違えると、あなたは予想外の費用を負担するか、最終の請求をめぐって争うことになります。それぞれの書類をいつ使うべきかを正確に理解すれば、利益率を守り、税務の記録も要件に沿ったものに保てます。

価格の書類を混同することのお金のリスク

多くのフリーランスや中小企業の経営者は、概算見積と見積書という言葉を区別せずに使っています。この習慣は深刻な金銭的責任を生みます。おおよその見込みのつもりで「見積書」という題の書類を送ると、お客様にはその金額どおりに守らせる法的な権利が生じます。材料費が急に 2 倍になっても、損失はあなたが負担しなければなりません。

逆に、発注書を発行するのに確定した見積書を必要とする企業の購買部門に「概算見積」を送ると、書類は差し戻されます。プロジェクトの開始日が遅れ、最終的な入金もさらに先へ延びます。

会計の観点からは、仮の書類を最終の請求書と混同すると、売上を二重に計上してしまいます。この 3 つの書類はどれも、売掛金に正式な記帳を生じさせません。お客様があなたにお金を払う義務があることを会計ソフトに伝えるものではないのです。さらに、課税時点も生じさせません。課税時点（供給の時期）とは、VAT や売上税を計上しなければならない瞬間です。通常、その瞬間は、商品の引き渡し、入金、または最終の税務請求書の発行によって生じ、仮の価格の書類を送ることでは生じません。

概算見積を送るとき

概算見積は、根拠のある見込みです。お客様から価格を聞かれたものの、作業の正確な範囲や材料費がまだはっきりしないときに送ります。これはサービス業、建設業、特注品の製造でとてもよくあることです。

特注のモバイルアプリの開発を頼まれたソフトウェア開発者を考えてみましょう。お客様は欲しい機能の大まかなイメージは持っていますが、デザインの仕様はまだ固まっていません。開発者は、このプロジェクトに 1 時間 $80 で 150 時間かかると見込み、合計 $12,000 と概算します。プロジェクトが進むにつれて、お客様は追加の機能を求めます。最初の書類は概算見積だったので、開発者は新しい依頼を完了するのに必要な追加の 30 時間分を法的に請求でき、最終の請求額は $14,400 になります。

判断のルール： 最終的な費用が、自分ではすぐに管理できない変動要因に左右されるときは、概算見積を送ります。

拘束力はありますか？ ありません。概算見積は法的な申し込みではありません。お客様が承諾した場合、あなたの単価と見込みのスケジュールに同意したことにはなりますが、その最終価格どおりにあなたを縛るものではありません。

売掛金や課税時点は生じますか？ 生じません。単なる伝達の手段です。この作業を早めるには、無料の概算見積作成ツールを使えば、価格が変動しうることを明記したプロの書類を作れます。

見積書を送るとき

見積書は、特定の商品やサービスに対する、動かない確定した価格です。仕事の内容、かかる時間、材料費が正確にわかっているときに送ります。

企業のイベントに雇われたケータリング会社を想像してみてください。お客様はちょうど 200 人分の特定のメニューを依頼します。ケータリング会社は、食材、厨房スタッフ、輸送の正確な費用を把握しています。そこで $5,000 の見積書を発行し、お客様が承諾します。イベントの 1 週間前、鶏肉の卸値が上がります。ケータリング会社は、この予想外の費用をお客様に転嫁できません。見積書で価格が確定しているので、そのイベントの利益が少し減ることになっても、ケータリング会社はそれを守らなければなりません。

判断のルール： 作業の範囲が厳密に決まっていて、一定期間その価格を保証できるときは、見積書を送ります。

拘束力はありますか？ あります。見積書は正式な法的申し込みにあたります。お客様が有効期間内（通常は 14 日から 30 日）に見積書を承諾すれば、あなたには指定した商品やサービスをその価格どおりに提供する法的義務が生じます。

売掛金や課税時点は生じますか？ 生じません。見積書の承諾によって契約は成立しますが、まだ商品を引き渡しておらず、お客様に請求もしていません。売上を記録し、課税時点を生じさせるには、最終の請求書を発行しなければなりません。

プロフォーマインボイスを送るとき

プロフォーマインボイスは通常の請求書とまったく同じように見えますが、目的はまったく異なります。商品やサービスの引き渡し前に送る、確定した購入の合意書です。

企業は通常、2 つの場面でプロフォーマインボイスを使います。1 つ目は国際取引で、通関申告のために必要になり、買い手は貨物が到着する前に輸入関税の手配ができます。2 つ目は、新しいお客様に前払いを求めるときです。

小売業者に衣料品を輸出する製造業者を考えてみましょう。小売業者はシャツ 1,000 枚の購入に合意します。製造業者はシャツを貨物船に積み込む前に、プロフォーマインボイスを発行します。小売業者はこの書類を使って必要な資金を手配し、到着する輸入品のために現地の通関申告を準備します。製造業者は前払いを受け取り、商品を出荷し、そのときになって初めて最終の商業税務請求書を発行して取引を締めくくります。

判断のルール： お客様が販売に合意し、価格が確定していて、前払いを確保したり出荷を処理したりするための正式な書類が必要なときは、プロフォーマインボイスを送ります。

拘束力はありますか？ あります。買い手と売り手の間の確約した合意を表します。

売掛金や課税時点は生じますか？ 生じません。プロフォーマインボイスは仮置きの書類です。売上の元帳には入りません。ただし、お客様がプロフォーマインボイスを支払うと、ほとんどの国では、その前払いによって課税時点が生じます。その場合は、入金に合わせて最終の税務請求書を発行しなければならず、これによって売上と納税義務が正式に記録されます。

比較：概算見積、見積書、プロフォーマ

請求を正確に保つため、どの書類を作成するか迷ったときはこのまとめの表を参照してください。

書類	価格は確定？	承諾されたら法的拘束力がある？	売掛金が生じる？	課税時点が生じる？
概算見積	いいえ	いいえ	いいえ	いいえ
見積書	はい	はい	いいえ	いいえ
プロフォーマインボイス	はい	はい	いいえ	いいえ（支払われるまで）

概算見積を確定価格だと思っているお客様への対応

サービス提供者が犯す最も高くつく間違いの 1 つは、お客様が概算見積を拘束力のある見積書のように扱うのを許してしまうことです。プロジェクトが予想より長引き、より高い金額の最終請求書を発行すると、お客様は決まって請求に異議を唱えます。

お客様があなたの概算見積を確定価格だと思っているなら、すぐに訂正しなければなりません。事業を守る方法は次のとおりです。

• 明確な用語を使う： 概算見積のつもりの書類に「見積書」という言葉を使ってはいけません。書類の表題をはっきりさせましょう。
• 書面の但し書きを入れる： 概算見積の下部に標準の条項を加えます。この書類は現時点の情報に基づく費用の概算であり、最終の請求額は変わる可能性があることを明記します。
• 価格だけでなく範囲に署名をもらう： お客様が概算見積を承認するときは、時間単価とプロジェクトの範囲を承認してもらうようにします。
• 後で見積書に切り替える： 作業を始める前にお客様が確定価格を求めるなら、費用を確定させるために必要な調査をしなければなりません。確実性が得られたら、正式な見積書を発行します。
• 超過は早めに伝える： プロジェクトの途中で、最終的な費用が概算見積を大きく上回るとわかったら、作業を止めましょう。お客様に連絡して事情を説明し、新しい見込みの合計について承認を得てから進めます。

次にすべきこと

正しい書類を選べば、トラブルを防ぎ、利益率を守り、会計の元帳を整った状態に保てます。費用がはっきりしないなら、概算見積から始めましょう。仕事に何が必要かが正確にわかっているなら、見積書を発行しましょう。引き渡し前に支払いが必要なら、プロフォーマインボイスを送りましょう。

3 つの書類すべてを手入力なしで管理するには、専用のシステムを使いましょう。Paper & Pen なら、概算見積と見積書を作成し、メールや WhatsApp のリンクでお客様に送り、ワンクリックで最終の請求書に直接変換できます。業務の流れが整理され、承認された価格を見失うこともありません。

今日、今の請求の流れを見直しましょう。書類のテンプレートを確認し、但し書きが入っているかを確かめ、請求書の機能で、最初の提案から最終の入金までの販売サイクルを自動化する方法をご覧ください。