Jak dostawać zapłatę z zagranicy bez utraty marży

Starannie wyceniasz projekt, żeby zabezpieczyć zysk, ale gdy płatność od zagranicznego klienta dociera na Twoje konto, marża zniknęła. Między zmiennymi kursami walut a nieoczekiwanymi potrąceniami banków pośredniczących fakturowanie transgraniczne kosztuje firmy często znacznie więcej, niż się spodziewają.

Wybór właściwej waluty faktury

Gdy sprzedajesz klientowi w innym kraju, pierwsza decyzja dotyczy tego, w jakiej walucie wystawić fakturę. Zwykle masz trzy możliwości: swoją walutę lokalną, walutę lokalną klienta albo szeroko używaną walutę trzecią, taką jak dolar amerykański lub euro.

Fakturowanie we własnej walucie lokalnej jest najbezpieczniejsze dla płynności. Jeśli spodziewasz się 5 000 riali omańskich, fakturujesz dokładnie tę kwotę. Klient idzie do swojego banku, prosi o przelew 5 000 riali omańskich, a bank przelicza, ile jego waluty lokalnej potrzeba na ten przelew. Dostajesz dokładnie to, co zafakturowałeś.

Wielu dużych zagranicznych klientów woli jednak być fakturowana w swojej walucie, żeby uprościć własną księgowość. Jeśli się na to zgodzisz, bierzesz na siebie ryzyko kursowe. Trzecia opcja to duża waluta światowa. To częste w regionach takich jak Azja Południowa i Zatoka, gdzie firmy w handlu międzynarodowym domyślnie fakturują w dolarach amerykańskich.

Zrozumienie ryzyka kursowego

Ryzyko kursowe to niepewność finansowa wynikająca z wahań walut między datą wystawienia faktury a datą faktycznej zapłaty przez klienta.

Jeśli wystawisz fakturę w walucie obcej z 30-dniowym terminem płatności, wartość tej waluty zmieni się w ciągu tych 30 dni. Jeśli waluta osłabi się wobec Twojego pieniądza lokalnego, otrzymana płatność będzie warta mniej, niż zakładałeś. To bezpośrednio zmniejsza marżę.

Oto zestawienie tego, jak wybór waluty wpływa na to, kto ponosi ryzyko finansowe:

Waluta faktury	Kto ponosi ryzyko kursowe?	Wpływ na otrzymaną płatność
Twoja waluta lokalna	Klient	Dostajesz dokładnie zafakturowaną kwotę.
Waluta lokalna klienta	Ty (dostawca)	Ostateczna kwota zależy od kursu rynkowego w dniu przelewu.
Waluta trzecia (np. USD)	Obie strony	Zarówno Ty, jak i klient ponosicie niepewność zależną od ruchu Waszych walut względem waluty trzeciej.

Jeśli musisz fakturować w walucie obcej, uwzględnij to ryzyko już w pierwotnej wycenie. Gdy przygotowujesz propozycje w ofertach, możesz dodać niewielki bufor do ceny, by zabezpieczyć się przed drobnymi wahaniami walut, zanim klient w ogóle zgodzi się na pracę.

Dlaczego kurs na fakturze ma znaczenie dla ksiąg

Wybrana waluta wpływa nie tylko na saldo bankowe. Ma też bezpośredni wpływ na księgowość i sposób obliczania marży brutto.

Gdy wystawiasz fakturę w walucie obcej, system księgowy musi zapisać ten przychód w walucie bazowej w dniu jej wystawienia. Na przykład jeśli wystawisz fakturę na 10 000 dolarów amerykańskich, księgi zapiszą równowartość w walucie lokalnej według kursu z tego konkretnego dnia.

Trzydzieści dni później klient płaci 10 000 dolarów amerykańskich. Do tego czasu kurs się zmienił. Gdy pieniądze trafiają na Twoje lokalne konto bankowe, przeliczają się na inną kwotę lokalną niż ta, którą pierwotnie zaksięgowałeś.

Ta różnica nazywa się zrealizowanym zyskiem lub stratą kursową. Jeśli nowy kurs daje więcej waluty lokalnej niż pierwotnie zapisano, masz zrealizowany zysk. Jeśli mniej, masz zrealizowaną stratę. Tę różnicę musisz zapisać w księgach księgowości, aby rachunek zysków i strat wiernie odzwierciedlał rzeczywistość transakcji. Pominięcie tego kroku prowadzi do bałaganu w księgach i niedokładnego raportowania podatkowego na koniec roku obrotowego.

Opłaty bankowe i prowizje banków pośredniczących

Kursy walut to tylko połowa równania płatności transgranicznych. Druga połowa to opłaty bankowe. Gdy pieniądze przechodzą międzynarodowo przez sieć SWIFT, często mijają jeden lub więcej banków pośredniczących, zanim trafią na Twoje konto. Te banki nie pracują za darmo.

Gdy klient zleca międzynarodowy przelew, jego bank pyta, kto ma zapłacić opłaty za przelew. Klient może wybrać jeden z trzech kodów instrukcji:

• OUR: Klient płaci wszystkie opłaty bankowe. Dostajesz pełną kwotę faktury.
• SHA (wspólnie): Klient płaci opłaty swojego banku, ale banki pośredniczące potrącają swoje opłaty bezpośrednio z przelewanej kwoty. Dostajesz mniej, niż zafakturowałeś.
• BEN (beneficjent): Ty płacisz wszystkie opłaty bankowe. Bank klienta i wszystkie banki pośredniczące potrącają swoje opłaty z kwoty głównej. Dostajesz znacznie mniej, niż zafakturowałeś.

Wielu klientów domyślnie wybierze SHA, bo dzielenie kosztów wydaje się uczciwe. Opłaty pośredników bywają jednak zaskakująco wysokie. Aby chronić marżę, musisz wyraźnie podać warunki płatności na fakturach. Dodaj czytelną uwagę, że wszystkie płatności muszą być dokonane bez opłat bankowych na rzecz beneficjenta, i poproś klienta o wybór opcji „OUR” przy zlecaniu przelewu.

Dokumenty potrzebne zagranicznym działom finansowym

Zgoda zagranicznego klienta na Twoje warunki to dobry pierwszy krok, ale jego dział finansowy nie może po prostu przelać pieniędzy za granicę. Przelewy międzynarodowe są mocno regulowane, aby zapobiegać praniu pieniędzy i ucieczce kapitału.

Zanim zagraniczny zespół finansowy zwolni płatność, zwykle potrzebuje od Ciebie konkretnych dokumentów. Jeśli nie dostarczysz ich z góry, płatność się opóźni, bo będą ścigać Cię o papiery.

Po pierwsze, potrzebują idealnie sformatowanej faktury handlowej. Prosty dokument tekstowy nie wystarczy. Faktura musi wyraźnie podawać nazwę firmy, adres siedziby i dokładne dane bankowe (w tym kod SWIFT/BIC i numer IBAN). W zależności od kraju mogą też wymagać faktury proforma, zanim w ogóle rozpoczną proces zamówienia zakupu.

Po drugie, wiele krajów wymaga od klientów potrącenia podatku od płatności na rzecz zagranicznych wykonawców lub dostawców. Aby uniknąć potrącenia tego podatku u źródła z Twojej płatności, często musisz przedstawić zaświadczenie o rezydencji podatkowej z lokalnego urzędu. Dowodzi ono, że płacisz podatki w kraju siedziby, i pozwala klientowi zastosować zwolnienie z umowy o unikaniu podwójnego opodatkowania. Informacje o wniosku o takie zaświadczenie znajdziesz w swoim urzędzie podatkowym.

Wreszcie mogą poprosić o kopię aktu założycielskiego lub wpisu do rejestru handlowego, aby potwierdzić, że jesteś prawdziwym podmiotem gospodarczym. Folder ze wszystkimi tymi standardowymi dokumentami zgodności, gotowy do wysłania e-mailem, znacznie przyspieszy Twoje płatności międzynarodowe.

Układanie międzynarodowych warunków płatności

Aby uniknąć sporów i erozji marży, międzynarodowe warunki płatności muszą być wyczerpujące. Samo „Net 30” nie wystarczy przy transakcjach transgranicznych.

Warunki powinny wskazywać dokładną walutę faktury. Jeśli fakturujesz w walucie obcej, ale spodziewasz się zapłaty w walucie lokalnej, musisz podać, jaki kurs będzie obowiązywał (na przykład kurs banku centralnego z dnia płatności).

Dołącz też wspomniane wcześniej instrukcje dotyczące opłat bankowych. Jeśli klient zignoruje te warunki i przyśle płatność pomniejszoną o opłaty bankowe, musisz zdecydować, czy pokryjesz stratę, czy będziesz go ścigać o pozostałe saldo. Ściganie drobnych sald za granicą rzadko się opłaca, dlatego tak ważne jest jasne ustalenie zasad przed rozpoczęciem pracy. W Paper & Pen te konkretne międzynarodowe warunki płatności zapiszesz jako domyślne uwagi w swoich szablonach faktur, więc nigdy nie zapomnisz dodać ich do przyszłych rachunków.

Co zrobić dalej

Przejrzyj obecną listę klientów zagranicznych i oceń, ile marży tracisz na kursach walut i ukrytych opłatach. Następnie zaktualizuj standardowe warunki umów, by jasno określały, kto ponosi ryzyko walutowe, i wymagały, aby wszystkie opłaty za przelew bankowy płacił zlecający. Na koniec zbierz dokumenty rezydencji podatkowej i rejestracji firmy w jednym folderze, żeby przekazać je zagranicznym zespołom finansowym w chwili, gdy o nie poproszą. Przejmując kontrolę nad procesem fakturowania, sprawiasz, że zysk policzony na papierze to zysk, który naprawdę trafia na Twoje konto.