Zamknięcie miesiąca, które mała firma naprawdę potrafi dokończyć

Siadasz dwudziestego dnia miesiąca, by przejrzeć konta, i orientujesz się, że zapomniałeś, za co dostawca obciążył Cię trzy tygodnie temu. Świat korporacji traktuje zamknięcie miesiąca jak święty rytuał, ale właściciele małych firm zwykle widzą w nim irytujący obowiązek administracyjny. Gdy nie masz własnego działu finansów, potrzebujesz procesu zamknięcia, który jest praktyczny, szybki i oparty na rzeczywistości.

Dlaczego szybkie zamknięcie jest lepsze niż idealne

Częsty błąd właścicieli małych firm to czekanie z zamknięciem miesiąca, aż zbiorą każdy paragon. Jeśli styczeń zamykasz dopiero dwudziestego piątego lutego, informacje finansowe są już bezużyteczne przy podejmowaniu decyzji. Nieco zgrubne zamknięcie ukończone do piątego dnia miesiąca jest znacznie lepsze niż idealne zamknięcie spóźnione o trzy tygodnie.

Gdy zamykasz księgi wcześnie, widzisz niezapłacone faktury i możesz je ścigać, póki klient pamięta wykonaną pracę. Zauważysz nagły skok kosztów materiałów i dostosujesz ceny, zanim przyjmiesz nowe zamówienia. Zaakceptuj, że drobny brakujący paragon za mały zakup za gotówkę możesz zapisać w następnym miesiącu. Twoim głównym celem jest szybki, wyraźny obraz kondycji finansowej firmy.

Pomyśl o zamknięciu miesiąca jak o kompasie. Kompas, który podaje dokładne współrzędne miesiąc po tym, jak się zgubiłeś, jest bezużyteczny. Kompas, który teraz daje bardzo dobre przybliżenie prawdziwej północy, uratuje Twoją firmę. Szybkość daje Ci możliwość reakcji.

Krok 1: Uchwyć niezafakturowaną pracę i brakujące faktury

Zacznij zamknięcie od przychodów. Łatwo wykonać usługę lub wysłać produkt i zapomnieć o wysłaniu rachunku, zwłaszcza gdy jesteś zajęty codziennym prowadzeniem firmy.

Przejrzyj notatki z projektów, karty czasu pracy i rejestry dostaw. Jeśli skończyłeś zlecenie, musisz je zafakturować. Jeśli wystawiłeś ofertę, która została przyjęta, sprawdź, czy faktura końcowa odpowiada uzgodnionej kwocie. Jeśli wziąłeś zaliczkę na duży projekt, sprawdź, czy osiągnąłeś kamień milowy, który uruchamia następną fakturę. Jeśli regularnie wysyłasz ten sam rachunek stałym klientom, upewnij się, że faktury cykliczne zostały wygenerowane i wysłane.

Nie pozwól, by niezafakturowana praca leżała w notatkach. Im dłużej czekasz z fakturą, tym dłużej czekasz na zapłatę. To opóźnienie bezpośrednio szkodzi płynności. Jeśli klient kwestionuje opłatę, znacznie łatwiej rozwiązać sprawę kilka dni po wykonaniu pracy niż miesiąc później. Upewnij się, że każdy dokument dostawy ma odpowiadającą mu fakturę sprzedaży, zanim przejdziesz do następnego kroku.

Krok 2: Zapisz rachunki dostawców i wydatki

Gdy przychody są zapisane, przejdź do kosztów. Zbierz rachunki od dostawców, zestawienia za media i wszystkie drobne paragony z kasy gotówkowej. W wielu firmach handlowych i usługowych nieszczelności drobnej gotówki to główne źródło niedokładnej księgowości.

Wprowadź każdy rachunek dostawcy do systemu, nawet jeśli jeszcze go nie opłaciłeś. To ważna część księgowości memoriałowej. Wiedza o tym, ile jesteś winien, jest tak samo ważna jak wiedza o tym, ile masz na koncie. Jeśli dostawca przysłał fakturę podatkową za materiały dostarczone dwudziestego ósmego dnia miesiąca, ten wydatek należy do zapisów tego miesiąca.

Jeśli importujesz towary, możesz mieć do czynienia z wieloma walutami. Upewnij się, że rachunek dostawcy zapisujesz po właściwym kursie z dnia otrzymania faktury. Przejrzyj cyfrowe pokwitowania i papierowe paragony. Pogrupuj je według kategorii: czynsz, media, materiały i artykuły biurowe. Wprowadzaj je partiami, aby oszczędzić czas. Jeśli znajdziesz rachunek należący do poprzedniego miesiąca, wprowadź go teraz, ale opatrz poprawną datą, aby bieżący miesiąc nie był sztucznie zawyżony starymi wydatkami.

Krok 3: Uzgodnij konta bankowe

Uzgodnienie bankowe to kotwica zamknięcia miesiąca. Ten proces dowodzi, że transakcje w zapisach księgowych odpowiadają faktycznemu ruchowi pieniędzy na koncie bankowym. Bez tego kroku nie możesz ufać żadnym raportom finansowym.

Ponieważ małe firmy często obsługują mieszankę przelewów, czeków i wpłat gotówkowych, musisz być skrupulatny. Wydrukuj lub pobierz oficjalny wyciąg bankowy za miesiąc. Przejdź go linia po linii.

• Odhacz każdą wpłatę klienta, która trafiła na konto.
• Dopasuj każdą płatność wychodzącą do odpowiedniego rachunku dostawcy.
• Zapisz wszelkie opłaty bankowe, odsetki lub różnice kursowe, których wcześniej nie wprowadzono.
• Sprawdź, czy gotówka wpłacona do banku zgadza się ze sprzedażą gotówkową zapisaną w księdze.

Właściciele małych firm czasem przypadkowo używają karty firmowej do wydatku prywatnego. Jeśli na wyciągu zauważysz prywatną kawę lub rodzinną kolację, musisz zapisać ją jako pobranie właściciela, a nie koszt firmy. Mieszanie finansów prywatnych i firmowych to szybki sposób na zniszczenie dokładności zamknięcia.

Gdy saldo w systemie zgadza się z saldem na wyciągu bankowym w ostatnim dniu miesiąca, wiesz, że pozycja gotówkowa jest dokładna. Jeśli jest rozbieżność, musisz ją znaleźć. Niewyjaśniona różnica zwykle oznacza brakujący wydatek lub niezapisaną wpłatę klienta.

Krok 4: Policz zapasy

Jeśli sprzedajesz towary fizyczne, Twoje zamknięcie nie jest pełne, dopóki nie zweryfikujesz zapasów. Stan w programie musi zgadzać się z fizycznymi towarami na półkach lub w magazynie.

Nie musisz koniecznie liczyć każdej śrubki ani etykiety co miesiąc. Skup się na towarach o wysokiej wartości i produktach, które sprzedają się najszybciej. Jeśli zapisy magazynu pokazują, że masz czterdzieści sztuk najlepiej sprzedającego się produktu, a naliczysz tylko trzydzieści pięć, musisz zbadać sprawę. Mogłeś zapomnieć zapisać sprzedaż albo masz problem z kradzieżami.

Podczas liczenia szukaj towarów uszkodzonych lub przeterminowanych. Jeśli pozycji nie da się już sprzedać, trzeba ją spisać na straty. Trzymanie niesprzedawalnych towarów w bilansie fałszywie zawyża wartość aktywów.

Dostosuj zapisy do faktycznego stanu. Dzięki temu koszt sprzedanych towarów jest dokładny. Jeśli zawyżysz zapasy, zaniżysz koszty. Na przykład jeśli kupiłeś dziesięć sztuk po dziesięć dolarów i błędnie uważasz, że zostało Ci wszystkie dziesięć, a masz tylko pięć, zapisy ukryją pięćdziesiąt dolarów kosztów. Oznacza to, że uznasz, iż zarobiłeś więcej, niż naprawdę zarobiłeś.

Jedyne trzy raporty, które musisz przeczytać

Generowanie sprawozdań finansowych jest nagrodą za dokończenie zamknięcia. Nie musisz jednak czytać tuzina złożonych dokumentów. Skup uwagę na trzech konkretnych obszarach.

Raport	Co Ci mówi	Dlaczego jest ważny
Rachunek zysków i strat	Łączna sprzedaż minus łączne wydatki za miesiąc.	Pokazuje, czy podstawowa działalność firmy faktycznie zarobiła.
Bilans	Twoje aktywa, zobowiązania i kapitał własny w dokładnie tej dacie.	Ujawnia ogólną stabilność finansową i to, czy jesteś winien więcej, niż posiadasz.
Należności	Lista klientów, którzy są Ci winni pieniądze, i jak bardzo spóźniają się z płatnościami.	Wskazuje klientów, do których musisz od razu zadzwonić, by chronić płynność.

Bilans to migawka. Wymienia saldo bankowe, wartość zapasów i pieniądze, które są Ci winni, jako aktywa. Niezapłacone rachunki dostawców i kredyty bankowe wymienia jako zobowiązania.

Czytaj te raporty tego samego dnia, w którym kończysz zamknięcie. Szukaj trendów. Czy zysk spadł, mimo że sprzedaż wzrosła? To znaczy, że koszty rosną. Czy klienci płacą coraz później? Być może musisz zacząć wysyłać przypomnienia o płatności wcześniej w cyklu rozliczeniowym. Porównaj ten miesiąc z poprzednim, aby zobaczyć, czy firma zmierza we właściwym kierunku.

Co zrobić dalej

Praktyczne zamknięcie miesiąca to budowanie nawyku. Zablokuj w kalendarzu dwie godziny na drugi lub trzeci dzień następnego miesiąca. Traktuj to spotkanie z takim samym szacunkiem jak spotkanie z najlepszym klientem.

Aby następnym razem przyspieszyć proces, zacznij porządkować dokumenty już dziś. Załóż prosty folder na komputerze na cyfrowe rachunki dostawców i trzymaj na biurku fizyczną tacę na papierowe paragony. Jeśli potrzebujesz uporządkowanego sposobu prowadzenia zapisów, poznaj narzędzia księgowe w Paper & Pen, które utrzymują księgi w porządku przez cały miesiąc. Nie pozwól, by papiery się piętrzyły. Odrobina porządku co tydzień sprawia, że zamknięcie miesiąca jest zadaniem, które naprawdę da się dokończyć.