O que é uma fatura pró-forma? Significado, usos e exemplo

A U.S. International Trade Administration descreve a fatura pró-forma como um orçamento em formato de fatura. O comprador pode usá-la para obter uma licença de importação, uma inspeção antes do embarque, uma carta de crédito ou acesso à moeda necessária para uma compra no exterior. Isso a torna útil antes de a venda ser fechada, mas ela não substitui os documentos exigidos quando a transação acontece.

Significado de fatura pró-forma

A fatura pró-forma é uma proposta detalhada de uma venda futura. Ela parece uma fatura porque lista o comprador, o vendedor, os itens, os valores e as condições comerciais, mas é emitida antes de as mercadorias ou os serviços serem fornecidos. A função dela é dar ao comprador detalhes confirmados suficientes para aprovar a compra, providenciar o pagamento ou preparar a documentação de importação.

Não trate a palavra “pró-forma” como uma categoria legal universal. O fato gerador do imposto, os pagamentos antecipados e as exigências de faturamento variam de país para país. Em Omã, consulte o guia de IVA de Omã com fontes e os regulamentos da Tax Authority antes de usar um documento para fins de IVA.

Quando usar uma fatura pró-forma?

Use uma quando o comprador precisa de detalhes de nível de fatura antes de o documento final de venda poder ser emitido. Situações comuns:

• Comércio internacional: o comprador precisa de valores, pesos, condições de entrega ou uma data estimada de envio para a aprovação da importação.
• Aprovação interna de compra: a equipe financeira ou de compras precisa de um documento formal antes de liberar um orçamento ou um pedido de compra.
• Acordos de pagamento antecipado: as duas partes querem registrar os itens propostos, a moeda e as condições de pagamento antes de o dinheiro circular.
• Trabalho sob medida: o escopo está acertado o bastante para uma proposta item por item, mas o trabalho ou a entrega ainda não aconteceu.

Se o comprador só precisa de uma primeira oferta de preço, um orçamento pode bastar. O guia sobre orçamentos, estimativas e faturas pró-forma explica onde cada documento se encaixa.

Um exemplo simples de fatura pró-forma

Imagine um fornecedor de equipamentos de Mascate preparando um pedido para o exterior. O comprador precisa de um documento para a aprovação da importação antes de o fornecedor despachar qualquer coisa. O fornecedor emite uma fatura pró-forma que mostra as duas partes, a descrição e as quantidades dos equipamentos, os pesos do envio, a moeda, o Incoterm combinado, as condições de pagamento, a data estimada de envio e a data até a qual a proposta vale.

O comprador usa esse documento para concluir a aprovação e os trâmites de importação. Se o pedido seguir adiante, o vendedor então emite os documentos comerciais, fiscais e de pagamento exigidos pela transação real. A pró-forma continua fazendo parte do registro da negociação, não substitui a fatura final.

Crie ou gerencie o documento

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