Paano Mabayaran Mula sa Ibang Bansa Nang Hindi Nababawasan ang Margin

Maingat mong pinresyuhan ang isang proyekto para siguradong kumita, pero pagdating ng bayad ng internasyonal na kliyente sa bank account mo, naglaho na ang margin mo. Dahil sa pabago-bagong exchange rate at hindi inaasahang bawas ng intermediary bank, madalas mas malaki ang gastos ng cross-border na invoicing sa negosyo kaysa sa inaasahan nila.

Pagpili ng tamang currency para sa invoice mo

Kapag nagbebenta ka sa customer sa ibang bansa, ang unang desisyon ay kung aling currency ang ilalagay sa invoice. Karaniwang tatlo ang pagpipilian mo: ang lokal mong currency, ang lokal na currency ng kliyente, o isang malawakang ginagamit na ikatlong currency tulad ng US Dollar o Euro.

Ang pag-bill sa sarili mong lokal na currency ang pinakaligtas na opsyon para sa cash flow mo. Kung inaasahan mong makatanggap ng 5,000 Omani Rial, eksaktong halagang iyon ang sisingilin mo. Pupunta ang kliyente sa bangko niya, hihilinging magpadala ng 5,000 Omani Rial, at kukuwentahin ng bangko niya kung magkano sa lokal niyang currency ang kailangan para sa transfer. Matatanggap mo ang eksaktong sinisingil mo.

Pero maraming malalaking internasyonal na kliyente ang mas gustong singilin sa sarili nilang currency para mapadali ang sarili nilang accounts. Kung papayag ka rito, ikaw ang sasalo sa exchange risk. Ang ikatlong opsyon ay gumamit ng pangunahing pandaigdigang currency. Karaniwan ito sa mga rehiyon tulad ng South Asia at Gulf, kung saan madalas US Dollar ang ginagamit ng mga negosyo sa pag-invoice para sa internasyonal na kalakalan.

Pag-unawa sa exchange risk

Ang exchange risk ay ang kawalang-katiyakan sa pananalapi na dulot ng paggalaw ng currency mula sa petsa ng pag-isyu mo ng invoice hanggang sa petsa ng aktwal na pagbabayad ng kliyente.

Kung mag-iisyu ka ng invoice sa banyagang currency na may 30 araw na terms ng bayad, gagalaw ang halaga ng currency na iyon sa loob ng 30 araw na iyon. Kung humina ang currency laban sa lokal mong pera, mas mababa ang halaga ng bayad na matatanggap mo kaysa sa inaasahan mo. Direkta nitong binabawasan ang profit margin mo.

Narito ang paghahambing ng epekto ng iba’t ibang pagpili ng currency sa kung sino ang sasalo sa panganib sa pananalapi:

Currency ng Billing	Sino ang sasalo sa exchange risk?	Epekto sa matatanggap na bayad
Ang lokal mong currency	Ang kliyente	Matatanggap mo ang eksaktong halagang sinisingil.
Lokal na currency ng kliyente	Ikaw (ang supplier)	Nakadepende ang huling halagang matatanggap mo sa market rate sa araw ng transfer.
Ikatlong currency (hal., USD)	Parehong partido	Pareho kayong haharap sa kawalang-katiyakan depende sa paggalaw ng kani-kaniyang currency ninyo laban sa ikatlong currency.

Kung kailangan mong mag-bill sa banyagang currency, isama ang panganib na ito sa unang pagpepresyo mo. Kapag gumagawa ka ng alok gamit ang mga quotation, puwede kang magdagdag ng maliit na palugit sa presyo para maprotektahan ang sarili mo laban sa maliliit na paggalaw ng currency bago pa pumayag ang kliyente sa trabaho.

Bakit mahalaga sa libro mo ang exchange rate ng invoice

Hindi lang balanse sa bangko ang naaapektuhan ng currency na pipiliin mo. May direkta rin itong epekto sa bookkeeping mo at sa pagkuwenta mo ng gross margin.

Kapag nag-isyu ka ng invoice sa banyagang currency, kailangang itala ng accounting system mo ang kitang iyon sa base currency mo sa petsa ng pag-isyu ng invoice. Halimbawa, kung mag-iisyu ka ng invoice na 10,000 US Dollar, itatala ng libro mo ang katumbas na halaga sa lokal mong currency batay sa exchange rate sa partikular na araw na iyon.

Pagkalipas ng tatlumpung araw, binayaran ng kliyente ang 10,000 US Dollar. Sa oras na ito, nagbago na ang exchange rate. Pagdating ng pera sa lokal mong bank account, iba na ang katumbas nitong lokal na halaga kaysa sa orihinal mong itinala.

Ang pagkakaibang ito ay tinatawag na realised exchange gain o loss. Kung mas maraming lokal na currency ang ibinibigay ng bagong rate kaysa sa orihinal mong itinala, may realised gain ka. Kung mas kaunti, may realised loss ka. Dapat mong itala ang pagkakaibang ito sa mga ledger ng accounting mo para tamang maipakita ng profit and loss statement mo ang totoong nangyari sa transaksyon. Kapag nilaktawan mo ang hakbang na ito, magulo ang libro mo at mali ang tax reporting sa pagtatapos ng financial year.

Pamamahala ng bank charge at intermediary fee

Kalahati lang ng equation ng cross-border na bayad ang exchange rate. Ang kabilang kalahati ay ang bank fee. Kapag gumagalaw ang pera sa ibang bansa sa pamamagitan ng SWIFT network, madalas dumadaan ito sa isa o higit pang intermediary bank bago makarating sa account mo. Hindi libre ang trabaho ng mga bangkong ito.

Kapag nagsimula ang kliyente ng international wire transfer, tatanungin siya ng bangko niya kung sino ang magbabayad ng transfer fee. Puwedeng pumili ang kliyente ng isa sa tatlong instruction code:

• OUR: Ang kliyente ang magbabayad ng lahat ng bank charge. Matatanggap mo ang buong halaga ng invoice.
• SHA (Shared): Babayaran ng kliyente ang fee ng sarili niyang bangko, pero direktang ibabawas ng anumang intermediary bank ang fee nila mula sa ipinadalang halaga. Mas kaunti ang matatanggap mo kaysa sa sinisingil mo.
• BEN (Beneficiary): Ikaw ang magbabayad ng lahat ng bank charge. Ibabawas ng bangko ng kliyente at ng lahat ng intermediary bank ang fee nila mula sa pangunahing halaga. Mas kaunti nang malaki ang matatanggap mo kaysa sa sinisingil mo.

Maraming kliyente ang pipili ng SHA bilang default dahil mukhang patas ang paghahati sa gastos. Pero puwedeng nakakagulat kalaki ang intermediary fee. Para maprotektahan ang margin mo, dapat tahasan mong isaad ang terms ng bayad sa mga invoice mo. Magdagdag ng malinaw na tala na dapat bayaran ang lahat nang walang bank charge sa beneficiary, at sabihan ang kliyente na piliin ang opsyong “OUR” kapag nagse-set up ng wire transfer.

Mahahalagang dokumento para sa finance team sa ibang bansa

Magandang unang hakbang ang pagpayag ng internasyonal na kliyente sa terms mo, pero hindi basta-basta makakapagpadala ng pera sa ibang bansa ang finance department nila. Mahigpit na nire-regulate ang internasyonal na transfer para maiwasan ang money laundering at capital flight.

Bago makapaglabas ng bayad ang finance team sa ibang bansa, karaniwang kailangan nila ng partikular na dokumento mula sa iyo. Kung hindi mo ibibigay nang maaga ang mga dokumentong ito, maaantala ang bayad mo habang hinahabol ka nila para sa papeles.

Una, kailangan nila ng perpektong naka-format na commercial invoice. Hindi sapat ang simpleng text document. Dapat malinaw na nakasaad sa invoice ang pangalan ng negosyo mo, rehistradong address at eksaktong banking details (kasama ang SWIFT/BIC code at IBAN mo). Depende sa bansa, baka humingi rin sila ng proforma invoice bago pa nila masimulan ang proseso ng purchase order.

Ikalawa, maraming bansa ang humihingi sa kliyente na pigilan ang tax sa bayad sa banyagang contractor o supplier. Para hindi maibawas ang withholding tax na ito sa bayad mo, madalas kailangan mong magbigay ng Tax Residency Certificate mula sa lokal mong gobyerno. Pinapatunayan nitong nagbabayad ka ng tax sa sarili mong bansa at hinahayaan ang kliyente na gamitin ang exemption sa ilalim ng double taxation treaty. Sumangguni sa lokal mong tax authority para malaman kung paano hihilingin ang certificate na ito.

Panghuli, baka humingi sila ng kopya ng certificate of incorporation o commercial registration mo para patunayang lehitimong negosyo ka. Kapag may folder ka nang handang i-email na naglalaman ng lahat ng standard na compliance document na ito, mas bibilis nang malaki ang mga internasyonal mong bayad.

Pag-aayos ng internasyonal mong terms ng bayad

Para maiwasan ang pagtatalo at pagkabawas ng margin, dapat kumpleto ang internasyonal mong terms ng bayad. Hindi sapat ang simpleng “Net 30” sa cross-border na transaksyon.

Dapat isaad ng terms mo ang eksaktong currency ng invoice. Kung nagbi-bill ka sa banyagang currency pero inaasahan mong mabayaran sa lokal mong currency, dapat mong isaad kung aling exchange rate ang gagamitin (halimbawa, ang rate ng central bank sa araw ng bayad).

Dapat mo ring isama ang mga instruksyon tungkol sa bank fee na nabanggit kanina. Kung hindi pinansin ng kliyente ang terms na ito at kulang ang dumating na bayad dahil sa bank fee, kailangan mong pagpasyahan kung sasaluhin mo ang lugi o hahabulin sila para sa natitirang balanse. Bihirang sulit ang paghabol sa maliliit na balanse sa ibang bansa, kaya napakahalagang malinaw na itakda ang mga patakaran bago magsimula ang trabaho. Sa Paper & Pen, puwede mong i-save ang mga partikular na internasyonal na terms ng bayad na ito bilang default na tala sa mga template ng invoice mo, para hindi mo makalimutang isama ang mga ito sa mga susunod na bill.

Ano ang susunod na gagawin

Suriin ang kasalukuyang listahan ng internasyonal mong kliyente at alamin kung magkano ang margin na nawawala sa iyo dahil sa exchange rate at nakatagong fee. Susunod, i-update ang standard na terms ng kontrata mo para malinaw na itakda kung sino ang sasalo sa currency risk at isaad na ang nagpapadala ang magbabayad ng lahat ng bank transfer fee. Panghuli, tipunin ang tax residency at company registration documents mo sa iisang folder para maibigay mo agad ang mga ito sa finance team sa ibang bansa sa sandaling hingin nila. Kapag hawak mo ang proseso ng invoicing, sinisiguro mong ang kitang kinuwenta mo sa papel ay ang aktwal na kitang darating sa bank account mo.