Ang Month-End Close na Talagang Kayang Tapusin ng Maliit na Negosyo

Umupo ka sa ikadalawampung araw ng buwan para suriin ang accounts mo, at saka mo napagtantong nakalimutan mo na kung bakit ka siningil ng isang supplier tatlong linggo na ang nakalipas. Itinuturing ng corporate na mundo ang month-end close na sagradong ritwal, pero kadalasang nakikita ito ng may-ari ng maliit na negosyo bilang nakakainis na pasanin sa administrasyon. Kapag wala kang nakalaang finance team, kailangan mo ng proseso ng pagsasara na praktikal, mabilis at nakatuon sa realidad.

Bakit mas maganda ang mabilis na close kaysa sa perpektong close

Karaniwang pagkakamali ng may-ari ng maliit na negosyo ang paghihintay na makumpleto ang bawat resibo bago isara ang buwan. Kung maghihintay ka hanggang ikadalawampu’t lima ng Pebrero para isara ang Enero, wala nang silbi sa pagpapasya ang impormasyon sa pananalapi. Mas maganda ang medyo magaspang na close na natapos sa ikalimang araw ng buwan kaysa sa perpektong close na tatlong linggong huli.

Kapag maaga mong isinara ang libro mo, makikita mo ang hindi pa bayad na invoice at mahahabol mo ito habang naaalala pa ng kliyente ang trabahong inihatid mo. Mapapansin mo ang biglang pagtaas ng gastos sa materyales at maaayos mo ang presyo bago ka tumanggap ng bagong order. Tanggapin na puwedeng itala sa susunod na buwan ang maliit na nawawalang resibo para sa maliit na cash na pagbili. Ang pangunahin mong layunin ay mabilis na makuha ang malinaw na larawan ng kalusugan ng pananalapi mo.

Isipin ang month-end close mo bilang compass. Walang silbi ang compass na nagsasabi ng eksakto mong coordinates isang buwan matapos kang maligaw. Ang compass na nagbibigay ng napakagandang tantya ng tunay na hilaga ngayon mismo ang magliligtas sa negosyo mo. Binibigyan ka ng bilis ng kakayahang kumilos.

Hakbang 1: Itala ang hindi pa nasisingil na trabaho at nawawalang invoice

Simulan ang pagsasara sa kita mo. Madaling maghatid ng serbisyo o magpadala ng produkto at makalimutang ipadala ang huling bill, lalo na kapag abala ka sa araw-araw na operasyon.

Suriin ang project notes, timesheet at delivery log mo. Kung may natapos kang trabaho, kailangan mo itong singilin. Kung may quotation kang naisyu na tinanggap, tiyaking tugma ang huling invoice sa napagkasunduang halaga. Kung kumuha ka ng deposito para sa malaking proyekto, tingnan kung naabot mo na ang milestone para mag-isyu ng susunod na invoice. Kung regular kang nagpapadala ng parehong bill sa regular na kliyente, siguraduhing nagawa at naipadala na sa customer ang paulit-ulit mong invoice.

Huwag hayaang nakatengga sa notes mo ang hindi pa nasisingil na trabaho. Kapag mas matagal kang maghintay bago mag-invoice, mas matagal kang maghihintay na mabayaran. Direktang sinisira ng pagkaantalang ito ang cash flow mo. Kung pagtatalunan ng kliyente ang isang singil, mas madaling ayusin ang isyu ilang araw matapos makumpleto ang trabaho kaysa makalipas ang isang buwan. Siguraduhing may katapat na sales invoice ang bawat delivery note bago ka lumipat sa susunod na hakbang.

Hakbang 2: Itala ang mga bill ng supplier at gastos mo

Kapag naitala na ang kita mo, lumipat sa mga gastos. Tipunin ang mga bill mula sa supplier, utility statement at anumang petty cash slip. Sa maraming trading at service business, malaking pinagmumulan ng maling accounting ang tagas sa petty cash.

Ilagay ang bawat bill ng supplier sa system mo, kahit hindi mo pa ito nababayaran. Mahalagang bahagi ito ng accrual accounting. Kasinghalaga ng pag-alam sa laman ng bangko mo ang pag-alam sa utang mo. Kung nagpadala ang supplier ng tax invoice para sa materyales na naihatid noong ikadalawampu’t walo ng buwan, kabilang ang gastos na iyon sa records ng buwang ito.

Kung nag-i-import ka ng produkto, baka maraming currency ang hinahawakan mo. Siguraduhing naitatala mo ang bill ng supplier sa tamang exchange rate sa araw na natanggap mo ang invoice. Isa-isahin ang mga digital na resibo at papel na slip mo. Pangkatin ang mga ito ayon sa kategorya: upa, utilities, materyales at office supplies. Ilagay ang mga ito nang paisa-isang batch para makatipid ng oras. Kung may makita kang bill na para sa nakaraang buwan, ilagay ito ngayon, pero tamang petsahan ito para hindi artipisyal na lumaki ang kasalukuyan mong buwan dahil sa lumang gastos.

Hakbang 3: I-reconcile ang mga bank account mo

Ang bank reconciliation ang angkla ng month-end close mo. Pinapatunayan ng prosesong ito na tugma ang mga transaksyon sa accounting records mo sa aktwal na paggalaw ng pera sa bank account mo. Kung wala ang hakbang na ito, hindi mo mapagkakatiwalaan ang alinman sa financial reports mo.

Dahil madalas humawak ang maliit na negosyo ng halo ng bank transfer, tseke at cash deposit, kailangan mong maging masinsin. I-print o i-download ang opisyal mong bank statement para sa buwan. Isa-isahin ito bawat linya.

• Markahan ang bawat bayad ng customer na pumasok sa account mo.
• Itugma ang bawat palabas na bayad sa katapat na bill ng supplier.
• Itala ang anumang bank fee, singil sa interes o pagkakaiba sa palitan ng currency na hindi mo pa nailalagay.
• Tiyaking tugma ang cash na idineposito sa bangko sa cash sales na nakatala sa ledger mo.

Minsan aksidenteng nagagamit ng may-ari ng maliit na negosyo ang business card para sa personal na gastos. Kung may makita kang personal na kape o hapunan ng pamilya sa bank statement, dapat mo itong itala bilang owner’s draw sa halip na gastos ng negosyo. Ang paghahalo ng personal at negosyong pananalapi ay mabilis na paraan para masira ang katumpakan ng close mo.

Kapag tugma ang balanse ng system mo sa balanse ng bank statement sa huling araw ng buwan, alam mong tama ang posisyon mo sa cash. Kung may hindi pagkakatugma, kailangan mo itong hanapin. Ang hindi maipaliwanag na pagkakaiba ay kadalasang nangangahulugang may nawawalang gastos o hindi naitalang bayad ng customer.

Hakbang 4: Bilangin ang stock mo

Kung nagbebenta ka ng pisikal na produkto, hindi kumpleto ang close mo hangga’t hindi mo natitiyak ang imbentaryo mo. Dapat tugma ang stock na nakalista sa software mo sa pisikal na item na nasa istante o warehouse mo.

Hindi mo kailangang bilangin ang bawat turnilyo o lagyan ng label ang bawat item buwan-buwan. Tumutok sa mamahaling item at sa mga produktong pinakamabilis mabenta. Kung ipinapakita ng imbentaryo mong records na may apatnapung unit ka ng pinakamabenta mong produkto, pero tatlumpu’t lima lang ang nabilang mo, kailangan mo itong imbestigahan. Baka nakalimutan mong itala ang isang benta, o baka may problema ka sa pagnanakaw.

Habang nagbibilang, hanapin ang sira o expired na produkto. Kung hindi na maibebenta ang isang item, dapat itong i-write off. Ang pagpapanatili ng hindi maibebentang item sa balance sheet mo ay maling nagpapalaki sa halaga ng asset mo.

Ayusin ang records mo para tumugma sa pisikal na bilang. Sinisiguro nitong tama ang cost of goods sold mo. Kung sobra ang halaga ng imbentaryo mo, kulang naman ang gastos mo. Halimbawa, kung bumili ka ng sampung item sa halagang sampung dolyar bawat isa, at inaakala mong may sampu ka pa gayong lima na lang, itatago ng records mo ang limampung dolyar na gastos. Ibig sabihin, aakalain mong mas malaki ang tubo mo kaysa sa totoo.

Ang tatlong report lang na kailangan mong basahin

Ang paggawa ng financial statement ang gantimpala sa pagtatapos ng close mo. Pero hindi mo kailangang magbasa ng isang dosenang masalimuot na dokumento. Ituon ang atensyon mo sa tatlong partikular na bahagi.

Report	Ano ang sinasabi nito	Bakit ito mahalaga
Profit and Loss	Ang kabuuang benta mo bawas ang kabuuang gastos mo sa buwan.	Ipinapakita kung talagang kumita ang pangunahing operasyon ng negosyo mo.
Balance Sheet	Ang asset, liability at equity mo sa eksaktong petsang iyon.	Ipinapakita ang pangkalahatang katatagan ng pananalapi mo at kung mas malaki ang utang mo kaysa sa pag-aari mo.
Accounts Receivable	Listahan ng mga customer na may utang sa iyo at gaano na sila katagal na huli sa bayad.	Itinuturo kung aling kliyente ang kailangan mong tawagan agad para maprotektahan ang cash flow mo.

Snapshot ang Balance Sheet mo. Inililista nito bilang asset ang balanse mo sa bangko, halaga ng stock mo at perang utang sa iyo. Inililista nito bilang liability ang hindi pa bayad na bill ng supplier at bank loan mo.

Basahin ang mga report na ito sa araw ding natapos mo ang close mo. Hanapin ang mga trend. Bumaba ba ang tubo mo kahit tumaas ang benta mo? Ibig sabihin, dahan-dahang tumataas ang gastos mo. Mas matagal na bang magbayad ang mga customer mo? Baka kailangan mong magsimulang magpadala ng paalala sa bayad nang mas maaga sa billing cycle. Ihambing ang buwang ito sa nakaraang buwan para makita kung tamang direksyon ang tinatahak ng negosyo mo.

Ano ang susunod na gagawin

Ang praktikal na month-end close ay tungkol sa pagbuo ng ugali. Maglaan ng dalawang oras sa kalendaryo mo sa ikalawa o ikatlong araw ng susunod na buwan. Igalang ang appointment na ito gaya ng paggalang mo sa meeting kasama ang pinakamahusay mong kliyente.

Para mas mabilis ang proseso sa susunod, simulang ayusin ang papeles mo ngayon. Gumawa ng simpleng folder sa computer mo para sa digital na bill ng supplier at maglagay ng pisikal na tray sa mesa mo para sa papel na resibo. Kung kailangan mo ng istrukturadong paraan ng paghawak sa records mo, puwede mong tuklasin ang mga tool sa accounting ng Paper & Pen para manatiling maayos ang mga ledger mo sa buong buwan. Huwag hayaang magpatong-patong ang papeles. Ang kaunting pag-aayos bawat linggo ang nagpapagawang kayang tapusin ang month-end close.