Ano ang Proforma Invoice? Kahulugan, Gamit at Halimbawa
Paper & Pen Updated
Quick answer
Ang proforma invoice ay quote bago ang benta na nasa anyo ng invoice, ipinapadala bago ang supply. Alamin ang laman nito, kailan ito gagamitin at paano ito naiiba sa tax invoice.
Key facts
- Inilalarawan ng proforma invoice ang iminumungkahing benta bago maibigay ang produkto o serbisyo.
- Matutulungan nito ang bumibili na ayusin ang internal na pag-apruba, papeles sa import, letter of credit o paunang bayad.
- Hindi ito ang huling tax invoice at dapat malinaw na may label na proforma.
- Dapat sumunod ang huling invoice sa patakaran sa tax at invoice ng hurisdiksyong sumasaklaw sa transaksyon.
Inilalarawan ng U.S. International Trade Administration ang proforma invoice bilang quote sa anyo ng invoice. Puwede itong gamitin ng bumibili para ayusin ang import licence, pre-shipment inspection, letter of credit o access sa currency na kailangan para sa pagbili sa ibang bansa. Dahil dito, kapaki-pakinabang ito bago maging pinal ang benta, pero hindi nito pinapalitan ang mga dokumentong kailangan kapag nangyari na ang transaksyon.
Kahulugan ng proforma invoice
Ang proforma invoice ay detalyadong alok para sa benta sa hinaharap. Mukha itong invoice dahil inililista nito ang bumibili, nagbebenta, mga item, halaga at komersyal na terms, pero inilalabas ito bago maibigay ang produkto o serbisyo. Ang trabaho nito ay bigyan ang bumibili ng sapat na kumpirmadong detalye para maaprubahan ang pagbili, maayos ang bayad o maihanda ang papeles sa import.
Huwag ituring ang salitang “proforma” bilang pandaigdigang legal na kategorya. Nagkakaiba bawat bansa ang tax point, paunang bayad at kailangan sa invoice. Para sa Oman, tingnan ang Oman VAT guide na may link sa pinagmulan at ang regulasyon ng Tax Authority bago umasa sa isang dokumento para sa VAT.
Kailan ka dapat gumamit ng proforma invoice?
Gamitin ito kapag kailangan ng bumibili ng detalyeng pang-invoice bago mailabas ang huling dokumento ng benta. Kabilang sa karaniwang sitwasyon ang:
- Internasyonal na kalakalan: kailangan ng bumibili ang halaga, timbang, terms ng delivery o tantyang petsa ng pagpapadala para sa pag-apruba ng import.
- Internal na pag-apruba sa pagbili: kailangan ng finance o procurement team ng pormal na dokumento bago maglabas ng budget o purchase order.
- Kasunduan sa paunang bayad: gusto ng magkabilang panig na maitala ang iminumungkahing item, currency at terms ng bayad bago gumalaw ang pera.
- Custom na trabaho: sapat na ang pagkakasundo sa saklaw para sa naka-itemize na alok, pero hindi pa nangyayari ang trabaho o delivery.
Kung maagang alok lang sa presyo ang kailangan ng bumibili, baka sapat na ang quotation. Ipinapaliwanag ng gabay sa quotation, estimate at proforma invoice kung saan babagay ang bawat dokumento.
Simpleng halimbawa ng proforma invoice
Isipin ang isang supplier ng kagamitan sa Muscat na naghahanda ng order papunta sa ibang bansa. Kailangan ng bumibili ng dokumento para sa pag-apruba ng import bago magpadala ng anuman ang supplier. Nag-isyu ang supplier ng proforma invoice na nagpapakita ng magkabilang panig, paglalarawan at dami ng kagamitan, timbang ng padala, currency, napagkasunduang Incoterm, terms ng bayad, tantyang petsa ng pagpapadala at ang petsa kung hanggang kailan valid ang alok.
Ginagamit ng bumibili ang dokumentong iyon para tapusin ang pag-apruba at ang mga kaayusan sa import. Kung itutuloy ang order, saka maglalabas ang nagbebenta ng commercial, tax at payment documents na kailangan para sa aktwal na transaksyon. Nananatiling bahagi ng tala ng negosasyon ang proforma, hindi kapalit ng huling invoice.
Gumawa o pamahalaan ang dokumento
Gamitin ang libreng proforma invoice generator kapag kailangan mo ng mapi-print na dokumento nang hindi nagbubukas ng account. Puwedeng gamitin ng mga negosyong gustong itago ang proforma invoice kasama ng iba nilang sales document ang proforma invoice workspace ng Paper & Pen.
Proforma invoice laban sa quotation laban sa tax invoice
| Tanong | Proforma invoice | Quotation | Tax invoice |
|---|---|---|---|
| Pangunahing layunin | Detalyadong alok sa anyo ng invoice | Komersyal na alok ng presyo at terms | Nagtatala ng taxable na benta ayon sa naaangkop na batas |
| Karaniwang tiyempo | Bago makumpleto ang benta o padala | Maaga sa usapan sa benta | Kapag hinihingi ito ng taxable na supply o pangyayari ng bayad |
| Epekto sa accounting | Karaniwang walang kita o receivable mula sa dokumento lang | Karaniwang walang accounting entry mula sa alok lang | Ipino-post ayon sa nakumpletong transaksyon |
| Status sa tax | Hindi ang huling tax invoice | Hindi ang huling tax invoice | Dokumento sa tax na sakop ng lokal na kailangan |
| Ano ang susunod na mangyayari | Inaaprubahan ng bumibili, inaayos ang papeles o nagbabayad ng paunang bayad | Tinatanggap, tinatanggihan o nakikipagnegosasyon ang bumibili | Itinatala at itinatago ng nagbebenta ang nakumpletong benta |
Paano gumawa ng proforma invoice
-
Malinaw na lagyan ng label ang dokumento
Gamitin ang pamagat na Proforma Invoice at isaad na hindi ito tax invoice. Bigyan ito ng natatanging reference na hiwalay sa numbering ng huling invoice.
-
Tukuyin ang nagbebenta at bumibili
Idagdag ang legal na pangalan, address at detalye ng contact na kailangan ng magkabilang panig, dagdag ang reference ng bumibili kung mayroon.
-
Ilarawan ang iminumungkahing supply
Ilista ang bawat item o serbisyo, dami, halaga bawat isa at kabuuan. Idagdag ang timbang at sukat kapag mahalaga ang mga ito sa padala.
-
Isaad ang komersyal na terms
Ipakita ang currency, discount, terms ng bayad, delivery point o Incoterm, tantyang petsa ng pagpapadala at petsa ng validity kung naaangkop.
-
Maingat na ipakita ang tantyang tax
Kung ipapakita mo ang tantyang VAT o sales tax, lagyan ito ng label bilang tantya at kumpirmahin ang huling paghawak sa tax ayon sa patakarang naaangkop sa transaksyon.
-
Ilabas ang huling dokumento sa tamang pangyayari
Kapag itinuloy ang transaksyon, gawin ang commercial, tax, resibo o iba pang dokumentong hinihingi ng naaangkop na batas at ng aktwal na supply.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · na-access noong 22 Agosto 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · na-access noong 22 Agosto 2026