Bakit Late Magbayad ang Kliyente at ang mga Solusyong Talagang Gumagana

Tiningnan mo ang bank account mo noong Biyernes ng hapon at wala ang bayad na inaasahan mo. Karamihan ng may-ari ng negosyo ay agad na nag-aakalang iniiwasan sila ng kliyente, pero bihirang iisang problema na may iisang motibo ang late na bayad. Para mas mabilis mabayaran, kailangan mong alamin ang partikular na dahilan kung bakit natigil ang invoice bago mo simulang habulin ang utang.

Hindi umabot ang invoice sa tamang tao

Kapag natapos mo ang isang proyekto o naihatid ang isang batch ng produkto, ang una mong naiisip ay i-email ang invoice sa taong nag-order ng trabaho. Lohikal na hakbang ito, pero madalas ito ang dahilan kung bakit naaantala ang bayad mo. Bihirang ang taong bumibili ng serbisyo mo ang siya ring nagbabayad nito.

Sa mas malalaking organisasyon sa Gulf at South Asia, magkahiwalay na departamento ang purchasing at accounting. Kung ipapadala mo ang invoice mo sa marketing manager o site foreman, nakatengga ito sa inbox nila. Abala sila sa sarili nilang gawain at hindi prayoridad nila ang pagpapasa ng papeles mo. Pagdating ng follow up mo makalipas ang tatlong linggo, tuluyan na nila itong nakalimutan.

Para maayos ito, ihiwalay mo sa sarili mong records ang bumibili at ang nagbabayad. Sa proseso ng onboarding, hingin sa pangunahin mong contact ang eksaktong email address ng accounts payable department nila. Ipadala ang invoice diretso sa financial address na iyon at i-copy ang pangunahin mong contact para alam nilang nangyari na ang billing. Malaki ang ibinabawas ng simpleng pagbabagong ito sa administrasyon sa oras ng pamamahala ng accounts receivable mo dahil diretsong dumarating ang dokumento mo sa mesa ng taong trabahong iproseso ito.

Kulang ng mahalagang impormasyon ang invoice

Hindi sinusuri ng accounts department ang kalidad ng trabaho mo. Pinoproseso nila ang papeles batay sa mahigpit na internal na checklist. Kung kulang ng kailangang impormasyon ang dokumento mo, hindi nila ito ipoproseso. Mas malala pa, bihira ka nilang kontakin para sabihing may kulang. Basta nilang itatabi ang invoice mo at lilipat sa susunod na supplier sa pila nila.

Karaniwang nahahati sa mahuhulaang kategorya ang kulang na impormasyon. Ang pinakakaraniwang salarin ay kulang na Purchase Order (PO) number. Kung nag-isyu ng PO ang corporate client para sa trabaho, dapat lumabas ang eksaktong numerong iyon sa huling bill mo. Kabilang sa iba pang karaniwang nakakaligtaan ang tamang legal entity name ng kliyente, partikular na project code, pirmadong delivery note na nakalakip bilang patunay ng pagtanggap, o ang angkop na tax registration number na kailangan para sa valid na tax invoice.

Ang solusyon sa isyung ito ay nangyayari bago ka pa humingi ng bayad. Kailangan mong itanong sa kliyente kung ano ang hinihingi ng accounts department nila bago mo gawin ang bill. Kapag alam mo na ang patakaran nila, gamitin ang billing software mo para ipatupad ang mga ito. Hinahayaan ka ng Paper & Pen na i-configure ang customer profile at layout ng dokumento para kusang lumabas ang kailangang tax number at sariling reference. Kung alam mong tinatanggihan ng isang kliyente ang papeles na walang PO number, gawing mahigpit na internal na patakaran na huwag pindutin ang send hangga’t hindi napupunan ang field na iyon.

Mabagal ang daloy ng pag-apruba ng kliyente

Minsan dumarating ang invoice mo sa tamang departamento at kumpleto sa tamang impormasyon, pero ilang linggo pa rin bago dumating ang bayad. Madalas itong nangyayari dahil mabagal at maraming patong ang daloy ng pag-apruba ng kliyente. Hindi mailabas ng accountant ang pondo hangga’t hindi pumipirma ang department head, at hindi makapirma ang department head hangga’t hindi sinusuri ng general manager ang buwanang gastusin.

Hindi mo mapipilit ang malaking korporasyon na baguhin ang hierarchy nito, pero matalino mo itong madadaanan. Ang susi ay intindihin ang payment cycle nila. Maraming malalaking negosyo ang nagbabayad lang sa partikular na araw ng buwan. Kung tuwing ika-15 ng buwan lang nagbabayad ng supplier ang isang kliyente, at isinumite mo ang invoice mo noong ika-16, sigurado sa matematika ang 30 araw na pagkaantala.

Para maayos ito, linawin ang iskedyul ng bayad at timeline ng pag-apruba sa simula pa lang, habang nag-iisyu ka ng mga quotation para sa trabaho. Kung alam mong dalawang linggo ang proseso ng pag-apruba nila at ika-30 ang payment run nila, dapat maisumite mo ang invoice pagsapit ng ika-14 sa pinakahuli. Ang maagang pagsusumite ng papeles mo at pagtiyempo nito sa internal nilang ritmo ay isa sa pinakamabisang paraan para mapabilis ang pagpasok ng pondo mo.

Ayaw talagang magbayad ng kliyente

Kung umabot ang invoice sa tamang tao, kumpleto ang lahat ng kailangang detalye at nakalusot na sa daloy ng pag-apruba, pero wala pa rin ang pera, sa wakas ay nakaharap ka na ng tunay na problema sa paniningil. Sinasadya ng kliyente na hawakan ang cash nila.

Iba’t iba ang dahilan ng kliyente sa pagpigil ng bayad. Baka nakakaranas sila ng malaking pagbaba ng sarili nilang kita, kaya hindi nila mabayaran ang mga utang nila. O kaya, ginagamit nila ang pera mo para pondohan ang sarili nilang operasyon, inuuna ang payroll o upa nila kaysa sa invoice mo. Anuman ang motibo nila, direktang sinasaktan ng desisyon nila ang negosyo mo dahil sinisira nito ang cash flow statement mo.

Hindi uubra kung ituturing mo itong pagkakamali sa administrasyon. Ang pagpapadala ng magalang na email na nagtatanong kung nawala nila ang invoice ay nagbibigay sa kanila ng madaling dahilan para lalong mag-antala. Kapag ayaw talagang magbayad ng kliyente, kailangan mong lumipat mula sa administratibong follow up papunta sa istrukturadong proseso ng paniningil. Nangangailangan ito ng malinaw na hangganan, palakas nang palakas na komunikasyon, at kahandaang ipatupad ang terms ng bayad na napagkasunduan ninyo sa simula ng proyekto.

Pagbuo ng mabisang dunning ladder

Ang dunning ladder ay pagkakasunod-sunod ng komunikasyong ipinapadala sa kliyente tungkol sa hindi pa bayad na balanse. Nagsisimula ang ladder sa malumanay na tono at unti-unting nagiging mas direkta at urgent habang tumatanda ang invoice.

Kapag may nakahanda kang ladder, nawawala ang emosyon sa paghabol ng pera. Hindi mo na kailangang umupo sa mesa mo at mag-isip kung ano ang sasabihin o mag-alalang baka masyadong agresibo ang dating mo. Tingnan mo lang kung ilang araw nang overdue ang invoice at ipadala ang katapat na mensahe.

Narito ang karaniwang istruktura ng dunning ladder:

Yugto	Tiyempo	Tono	Pangunahing Mensahe
Paalala Bago ang Due	3 araw bago ang due date	Matulungin at magalang	Maikling tala para matiyak na nasa iyo ang invoice at itanong kung may kailangan ka pang detalye bago ang due date.
Unang Abiso	2 araw na overdue	Palakaibigan pero direkta	Bahagyang overdue na ang invoice. Pakikumpirma kung kailan sisimulan ang transfer.
Matatag na Hiling	14 na araw na overdue	Propesyonal at matatag	Malaki na ang pagkahuli ng bayad. Pakiayos agad ang pagbabayad para maiwasan ang suspensyon ng account.
Huling Babala	30 araw na overdue	Urgent at mahigpit	Ito na ang huling abiso. Kung hindi matatanggap ang bayad sa loob ng 48 oras, sususpindihin namin ang lahat ng serbisyo at itutuloy ang pormal na debt recovery.

Puwede mong i-automate ang mga yugtong ito gamit ang software. Ang pag-set up ng awtomatikong paalala sa bayad ay sinisigurong nangyayari ang unang ilang hakbang ng ladder nang walang manu-manong pakikialam, kaya makakapagtuon ka sa mga kliyenteng umaabot sa huli at pinakamahirap na yugto.

Kailan ititigil ang pagsu-supply sa kliyente

Isa sa pinakamahirap na aral para sa may-ari ng maliit na negosyo at freelancer ay delikado ang patuloy na pagtatrabaho para sa kliyenteng hindi nagbabayad. Kapag patuloy kang naghahatid ng produkto o serbisyo sa kliyenteng may utang sa iyo, para kang nagtatrabaho nang libre habang pinalalaki ang sarili mong panganib sa pananalapi. Nagbabayad ka para sa materyales, labour at overhead, pero wala kang natatanggap na kapalit.

Kailangan mong magtakda ng matibay na hangganan para itigil ang pagsu-supply. Para sa karamihan ng negosyo, dapat nakatali ang hangganang ito sa mga huling yugto ng dunning ladder. Kung umabot sa 30 araw na overdue ang invoice, kailangan mong ihinto ang lahat ng bagong trabaho. Huwag ipadala ang susunod na batch ng imbentaryo. Huwag simulan ang susunod na yugto ng consulting project. Huwag ibigay ang huling design files.

Ipaalam ang paghintong ito nang malinaw at propesyonal. Puwede mo lang sabihing hindi pinapayagan ng patakaran ng kumpanya na magsimula ng bagong trabaho habang may natitirang balanse sa account. Karaniwang mabilis makakahanap ng pera ang kliyenteng nagpapahalaga sa trabaho mo kapag naputol ang supply nila. Ang kliyenteng nagagalit at nagpupumilit na magtrabaho ka nang walang bayad ay kliyenteng hindi mo kayang panatilihin.

Ano ang susunod na gagawin

Tigilan na ang pagturing sa late na bayad bilang iisang problema. Buksan ang accounting records mo ngayon at tingnan ang bawat hindi pa bayad na invoice. I-kategorya ang bawat isa batay sa apat na dahilang inilahad sa itaas.

Kung natigil ang invoice dahil walang purchase order number, hanapin ang numero at isumite agad ulit ang dokumento. Kung nakatengga ang invoice sa maling inbox, tawagan ang kliyente, kunin ang email address ng accounts payable department nila, at ipasa ang bill sa tamang tao. Kung ang kaharap mo ay kliyenteng ayaw talagang magbayad, buuin ang dunning ladder mo at ipadala ngayon ang angkop na babala.

Panghuli, suriin ang standard mong billing documents. Siguraduhing malinaw nilang isinasaad ang terms ng bayad mo at kasama ang lahat ng field na inaasahang makita ng mga corporate client mo. Ang paggamit ng standard na template ng invoice ay makakatulong sa iyong magmukhang propesyonal habang sinisigurong walang kritikal na detalyeng naiiwang blangko. Kapag nalaman mo ang partikular na dahilan ng pagkaantala, mailalapat mo ang eksaktong solusyong kailangan para pumasok ang pera mo sa bank account mo.