پٹی کیش کیا ہے؟

جب آپ کاروبار چلاتے ہیں، تو آپ کو اکثر معمولی اخراجات کا سامنا کرنا پڑتا ہے جیسے دفتر کے لیے دودھ خریدنا، ٹیکسی کا کرایہ دینا، یا ہنگامی اسٹیشنری خریدنا۔ ان چھوٹی رقوم کے لیے چیک لکھنا یا بینک ٹرانسفر کرنا غیر موثر ہوتا ہے۔ اس کے بجائے، آپ نقد رقم کا ایک چھوٹا فنڈ رکھتے ہیں جسے پٹی کیش (petty cash) کہا جاتا ہے۔ اس رقم پر کنٹرول برقرار رکھنے کے لیے، کاروبار عام طور پر امپریسٹ سسٹم (imprest system) کا استعمال کرتے ہیں۔ اس طریقے کے تحت، آپ فنڈ کے لیے ایک مقررہ بیلنس طے کرتے ہیں۔ جب کسی ملازم کو نقد رقم کی ضرورت ہوتی ہے، تو وہ اپنی خریداری کی رسید فراہم کرتا ہے۔ باقی بچ جانے والی نقد رقم اور جمع شدہ رسیدوں کا مجموعہ ہمیشہ مقررہ امپریسٹ بیلنس کے برابر ہونا چاہیے۔ جب نقد رقم کم ہو جاتی ہے، تو آپ فنڈ کو اس کی اصل رقم پر بحال کرنے کے لیے مرکزی بینک اکاؤنٹ سے رقم نکالتے ہیں، اور اس وقت جمع شدہ اخراجات کو اپنے جنرل لیجر (general ledger) میں ریکارڈ کرتے ہیں۔

امپریسٹ ریپلینشمنٹ فارمولا

Replenishment Amount = Fixed Imprest Balance - Cash on Hand

یہ حساب کتاب بالکل یہ طے کرتا ہے کہ فنڈ کو بحال کرنے کے لیے آپ کو بینک سے کتنی رقم نکالنی ہوگی۔ دوبارہ بھری جانے والی رقم آپ کی جمع کردہ رسیدوں کے کل مجموعے سے بالکل مطابقت رکھنی چاہیے۔

پٹی کیش کیسے کام کرتا ہے

پٹی کیش فنڈ کا لائف سائیکل تب شروع ہوتا ہے جب آپ اپنے کاروباری بینک اکاؤنٹ سے ایک مقررہ رقم نکال کر اسے ایک محفوظ کیش باکس میں رکھتے ہیں۔ آپ اس باکس کی نگرانی کے لیے ایک مخصوص ملازم کا تعین کرتے ہیں، جسے پٹی کیش کسٹوڈین (petty cash custodian) کہا جاتا ہے۔ جب بھی کسی کو معمولی خریداری کرنی ہوتی ہے، کسٹوڈین نقد رقم دیتا ہے اور بدلے میں رسید جمع کرتا ہے۔ متبادل طور پر، ملازم اپنے پیسوں سے چیز خریدتا ہے اور رقم کی واپسی کے لیے رسید کسٹوڈین کو جمع کراتا ہے۔ کسٹوڈین ہر لین دین کو پٹی کیش بک (petty cash book) میں درج کرتا ہے۔ مدت کے اختتام پر، یا جب نقد رقم ختم ہونے کے قریب ہوتی ہے، کسٹوڈین رسیدوں کا کل حساب لگاتا ہے۔ اس کے بعد آپ خرچ کی گئی درست رقم کو دوبارہ بھرنے کے لیے ایک چیک جاری کرتے ہیں، جس سے نقد رقم واپس ابتدائی بیلنس پر پہنچ جاتی ہے۔

ابتدائی امپریسٹ بیلنس قائم کرنے کے لیے بینک سے ایک مقررہ رقم نکالیں۔
کیش باکس کو محفوظ رکھنے اور ادائیگیوں کی منظوری دینے کے لیے ایک واحد کسٹوڈین مقرر کریں۔
کی جانے والی ہر ایک خریداری کے لیے ایک درست رسید یا واؤچر جمع کریں۔
ہر خرچ کو پٹی کیش کے مخصوص لاگ بک یا اسپریڈ شیٹ میں ریکارڈ کریں۔
خرچ شدہ نقد رقم کا درست مجموعہ منتقل کر کے فنڈ کو دوبارہ بھریں۔

عملی مثال

گلف ٹریڈنگ LLC نے 500 کے مقررہ امپریسٹ بیلنس کے ساتھ ایک پٹی کیش فنڈ قائم کیا۔ مہینے کے دوران، کسٹوڈین نے دفتر کی چائے کے لیے 40، کورئیر سروس کے لیے 60، اور ہنگامی پرنٹر کی سیاہی کے لیے 150 ادا کیے۔ کسٹوڈین نے ان تینوں خریداریوں کی رسیدیں جمع کیں، جن کا کل مجموعہ 250 بنتا ہے۔ فنڈ کو چیک کرنے کے لیے، کسٹوڈین باقی بچی ہوئی نقد رقم گنتا ہے، جو 250 کے برابر ہے۔ پاس موجود نقد رقم (250) اور رسیدوں (250) کا مجموعہ اصل 500 امپریسٹ بیلنس سے مطابقت رکھتا ہے۔ اگلے مہینے کے لیے فنڈ کو دوبارہ بھرنے کے لیے، کاروبار اپنے مرکزی بینک اکاؤنٹ سے بالکل 250 کیش باکس میں منتقل کرتا ہے۔

یہ آپ کے کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے

چوری کو روکنے اور اپنے مالیاتی ریکارڈ کو درست رکھنے کے لیے پٹی کیش کا مناسب انتظام انتہائی ضروری ہے۔ ایک سخت امپریسٹ سسٹم کے بغیر، چھوٹی نقد رقم کا نکلوانا تیزی سے جمع ہو کر بڑے غیر ریکارڈ شدہ نقصانات کا سبب بن سکتا ہے۔ یہ آپ کے منافع کے مارجن کو بگاڑتا ہے اور آپ کی ٹیکس رپورٹنگ کو پیچیدہ بناتا ہے، کیونکہ آپ غیر دستاویزی کاروباری اخراجات کے لیے کٹوتیوں کا دعویٰ کرنے کی صلاحیت کھو دیتے ہیں۔ ایک واحد کسٹوڈین مقرر کرنے سے واضح جوابدہی پیدا ہوتی ہے اور یہ یقینی بنتا ہے کہ ہر سکے کا حساب رکھا جائے۔ اس عمل کو آسان بنانے کے لیے، Paper & Pen براہ راست آپ کے جنرل لیجر میں جرنل اندراجات پوسٹ کرتا ہے، جس سے آپ کو اپنے دوبارہ بھرے گئے پٹی کیش کے اخراجات کو درست طریقے سے ریکارڈ کرنے میں مدد ملتی ہے۔ باقاعدہ ریکانسیلیشن آپ کے ورکنگ کیپیٹل کی حفاظت کرتی ہے اور مالیاتی نظم و ضبط کو برقرار رکھتی ہے۔

مزید دیکھیں

سوالات

عام سوالات

پٹی کیش اور کیش آن ہینڈ میں کیا فرق ہے؟

کیش آن ہینڈ (Cash on hand) ایک وسیع اصطلاح ہے جس میں وہ تمام نقد رقم شامل ہے جو کسی کاروبار کے پاس ہوتی ہے، بشمول ریٹیل رجسٹروں میں موجود نقد رقم اور بینک میں جمع ہونے کے منتظر پیسے۔ پٹی کیش اس کیش آن ہینڈ کا ایک مخصوص، محدود حصہ ہے، جسے خاص طور پر روزمرہ کے معمولی کاروباری اخراجات کی ادائیگی کے لیے الگ رکھا جاتا ہے۔

پٹی کیش فنڈ کو کتنی بار دوبارہ بھرا جانا چاہیے؟

جب بھی نقد رقم اس سطح تک گر جائے جہاں یہ متوقع معمولی اخراجات کو پورا نہ کر سکے، تو آپ کو فنڈ کو دوبارہ بھرنا چاہیے۔ کچھ کاروباروں کے لیے ایسا ہفتہ وار ہوتا ہے، جبکہ دیگر کو مہینے میں صرف ایک بار باکس کو دوبارہ بھرنے کی ضرورت پڑ سکتی ہے۔ آپ کو اپنی مالیاتی رپورٹنگ کی مدت کے اختتام پر بھی اسے دوبارہ بھرنا چاہیے تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ تمام اخراجات ریکارڈ ہو چکے ہیں۔

اگر پٹی کیش کا بیلنس برابر نہ ہو تو کیا ہوتا ہے؟

اگر باقی بچ جانے والی نقد رقم اور رسیدوں کا مجموعہ مقررہ امپریسٹ بیلنس کے برابر نہ ہو، تو آپ کے پاس نقد رقم کی زیادتی یا کمی ہوتی ہے۔ آپ کو اس فرق کی تحقیقات کرنی چاہئیں تاکہ یہ معلوم ہو سکے کہ آیا کوئی رسید گم ہو گئی تھی یا غلط بقایا رقم دی گئی تھی۔ اگر گمشدہ رقم نہ مل سکے، تو آپ کو اس فرق کو اپنے جنرل لیجر میں بطور خرچ ریکارڈ کرنا ہوگا۔

پٹی کیش