رِمیٹنس ایڈوائس کیا ہے؟

جب آپ ادھار پر سامان یا خدمات فروخت کرتے ہیں، تو آپ کے گاہک ایک ہی بینک ٹرانسفر کے ذریعے بیک وقت متعدد انوائسز کی ادائیگی کر سکتے ہیں۔ رِمیٹنس ایڈوائس وہ اطلاع ہے جو وہ یہ بتانے کے لیے بھیجتے ہیں کہ اس یکمشت ادائیگی کو کس طرح لاگو کیا جانا چاہیے۔ یہ ایک تفصیل (breakdown) کے طور پر کام کرتی ہے، جس میں مخصوص انوائس نمبرز، لاگو کردہ کریڈٹ نوٹس، اور ہر ایک کے لیے ادائیگی کی رقم درج ہوتی ہے۔ اس دستاویز کے بغیر، آپ کی بک کیپنگ محض ایک اندازہ بن کر رہ جاتی ہے۔ اگر کوئی گاہک آپ کے بینک اکاؤنٹ میں بڑی رقم جمع کرواتا ہے، تو ہو سکتا ہے آپ کو معلوم نہ ہو کہ کون سے واجب الادا بیلنس کو کلیئر کرنا ہے۔ اس سے آپ کے اکاؤنٹنگ سسٹم میں غیر مختص شدہ کیش (unallocated cash) پیدا ہوتا ہے، جس سے انوائسز غیر ادا شدہ رہتی ہیں اور بلاوجہ ادائیگی کے ریمائنڈرز بھیجے جا سکتے ہیں۔ رِمیٹنس ایڈوائس کی درخواست کر کے، آپ اس بات کو یقینی بناتے ہیں کہ ہر ادائیگی کا درست ملاپ ہو، جس سے آپ کے اکاؤنٹس ریسیویبل (accounts receivable) درست رہتے ہیں اور گاہکوں کے ساتھ تعلقات بھی خوشگوار رہتے ہیں۔

رِمیٹنس ایڈوائس کیسے کام کرتی ہے

یہ عمل تب شروع ہوتا ہے جب کوئی گاہک اپنے واجب الادا بیلنس کی ادائیگی کی تیاری کرتا ہے۔ ہر خریداری کے لیے الگ الگ ٹرانسفر کرنے کے بجائے، وہ کئی منظور شدہ انوائسز کو ایک ہی ادائیگی کے عمل میں جمع کرتے ہیں۔ بینک ٹرانسفر کی منظوری دینے سے پہلے یا فوراً بعد، گاہک رِمیٹنس ایڈوائس دستاویز تیار کرتا ہے۔ وہ اسے آپ کی اکاؤنٹس ریسیویبل ٹیم کو بھیجتے ہیں، عام طور پر ای میل کے ذریعے۔ جیسے ہی رقم آپ کے بینک اکاؤنٹ میں پہنچتی ہے، آپ کا بک کیپر تفصیلات کا جائزہ لینے کے لیے رِمیٹنس ایڈوائس کھولتا ہے۔ وہ ادائیگی کی کل رقم کا بینک ڈپازٹ سے ملاپ کرتے ہیں۔ پھر، وہ اپنے اکاؤنٹنگ سافٹ ویئر میں متعلقہ انوائسز پر مخصوص رقوم لاگو کرتے ہیں۔ یہ مرحلہ واجب الادا بیلنس کو کلیئر کرتا ہے اور آپ کے جنرل لیجر (general ledger) کو اپ ڈیٹ کرتا ہے، جس سے ادائیگی کا چکر مکمل ہو جاتا ہے اور یہ یقینی بنتا ہے کہ آپ کے مالیاتی ریکارڈز آپ کے ریسیویبلز کی حقیقی صورتحال کو ظاہر کریں۔

گاہک ایک ہی بیچ میں ادائیگی کے لیے متعدد واجب الادا انوائسز کا انتخاب کرتا ہے۔
وہ کسی بھی متفقہ کریڈٹ نوٹ کو منہا کر کے کل ادائیگی کا حساب لگاتے ہیں۔
گاہک کل یکمشت رقم کے لیے بینک ٹرانسفر شروع کرتا ہے۔
وہ ایک رِمیٹنس ایڈوائس بھیجتے ہیں جس میں ان مخصوص انوائسز کی فہرست ہوتی ہے جنہیں کلیئر کیا جا رہا ہے۔
آپ کا بک کیپر موصول ہونے والی رقم کو درست طریقے سے مختص کرنے کے لیے اس فہرست کا استعمال کرتا ہے۔

عملی مثال

Gulf Trading LLC پر آپ کے کاروبار کی تین الگ الگ ڈیلیوریز کے پیسے واجب الادا ہیں۔ ان کے پاس 400، 600، اور 250 کی بقایا انوائسز ہیں۔ ان کے پاس 50 کا ایک کریڈٹ نوٹ بھی ہے۔ چار لین دین کرنے کے بجائے، Gulf Trading صرف 1,200 کا ایک بینک ٹرانسفر کرتی ہے۔

وہ ای میل کے ذریعے ایک رِمیٹنس ایڈوائس بھیجتے ہیں جس میں یہ حساب دکھایا گیا ہے: Invoice 101 (400) پلس Invoice 102 (600) پلس Invoice 103 (250) مائنس Credit Note 05 (50) برابر ہے 1,200۔ جب آپ اپنے بینک اسٹیٹمنٹ پر 1,200 کا ڈپازٹ دیکھتے ہیں، تو آپ کو یہ اندازہ لگانے کی ضرورت نہیں ہوتی کہ وہ کن بلوں کی ادائیگی کرنا چاہتے تھے۔ آپ ان مخصوص انوائسز کو کلیئر کرنے کے لیے بس ان کی فراہم کردہ تفصیل پر عمل کرتے ہیں۔

یہ آپ کے کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے

کیش فلو (cash flow) کو سنبھالنے کے لیے یہ جاننا ضروری ہے کہ کسی بھی وقت کس نے آپ کے پیسے دینے ہیں۔ اگر گاہک رِمیٹنس ایڈوائس کے بغیر ادائیگیاں بھیجتے ہیں، تو آپ کی فنانس ٹیم کھلی انوائسز کی ایک لمبی فہرست کے خلاف بینک ڈپازٹس کو ملانے (reconcile) کی کوشش میں گھنٹوں ضائع کرتی ہے۔ اس تاخیر کی وجہ سے اکاؤنٹس غیر ادا شدہ نظر آتے ہیں، جس کی وجہ سے آپ غلطی سے کسی اچھے گاہک کی کریڈٹ سپلائی روک سکتے ہیں۔ یہ آپ کی ایجنگ رپورٹس (aging reports) کو بھی متاثر کرتا ہے، جس سے ڈوبے ہوئے قرضوں (bad debts) کا اندازہ لگانا مشکل ہو جاتا ہے۔ Paper & Pen جیسے سسٹم کا استعمال، جو انوائسز، کوٹیشنز اور رسیدیں تیار کرتا ہے، گاہک کی طرف سے ادائیگی کی تفصیل کی تصدیق کے بعد ان مختص کردہ رقوم کو واضح طور پر ٹریک کرنے میں آپ کی مدد کرتا ہے۔

مزید دیکھیں

سوالات

عام سوالات

کیا رِمیٹنس ایڈوائس اور ادائیگی کی رسید (payment receipt) ایک ہی چیز ہیں؟

جی نہیں، یہ دونوں مخالف مقاصد کے لیے استعمال ہوتی ہیں۔ ایک گاہک سپلائر کو رِمیٹنس ایڈوائس بھیجتا ہے تاکہ یہ واضح کیا جا سکے کہ ادائیگی کس مد میں کی جا رہی ہے۔ اس کے برعکس، ایک سپلائر گاہک کو ادائیگی کی رسید بھیجتا ہے تاکہ یہ تسلیم کیا جا سکے کہ رقم کامیابی سے موصول اور لاگو ہو چکی ہے۔ رِمیٹنس ایڈوائس ادائیگی سے پہلے یا اس کے ساتھ آتی ہے، جبکہ رسید ادائیگی کے بعد بھیجی جاتی ہے۔

کیا قانونی طور پر رِمیٹنس ایڈوائس بھیجنا لازمی ہے؟

عام طور پر اس دستاویز کو بھیجنے کی کوئی سخت قانونی ضرورت نہیں ہوتی، لیکن یہ ایک معیاری کاروباری طریقہ کار ہے۔ اگر آپ ایک ساتھ متعدد انوائسز کی ادائیگی کر رہے ہیں، تو تفصیلات بھیجنے کی سختی سے سفارش کی جاتی ہے۔ یہ آپ کے سپلائر کو فنڈز کو غلط جگہ مختص کرنے سے روکتا ہے، جس کی وجہ سے وہ غلطی سے آپ سے اس قرض کا تقاضا کر سکتے ہیں جو آپ پہلے ہی ادا کر چکے ہیں۔

رِمیٹنس ایڈوائس