اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ کیا ہے؟

جب آپ ادھار پر سامان یا خدمات فروخت کرتے ہیں، تو آپ کو اپنے کسٹمر کو واضح طور پر یہ دکھانے کی ضرورت ہوتی ہے کہ ان کے ذمہ کتنی رقم واجب الادا ہے۔ اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ یہ خلاصہ فراہم کرتی ہے۔ یہ ایک مقررہ وقت کے دوران آپ اور آپ کے خریدار کے درمیان ہونے والی تمام سرگرمیوں کی فہرست پیش کرتی ہے۔ عام طور پر اس کے دو اہم فارمیٹس ہوتے ہیں۔ ایک 'بیلنس فارورڈ اسٹیٹمنٹ' پچھلے غیر ادا شدہ بیلنس سے شروع ہوتی ہے، پھر اس میں نئی انوائسز شامل کی جاتی ہیں اور حالیہ ادائیگیوں کو منہا کر کے نیا ٹوٹل نکالا جاتا ہے۔ دوسری طرف، 'اوپن آئٹم اسٹیٹمنٹ' صرف ان انفرادی انوائسز کی فہرست دکھاتی ہے جو غیر ادا شدہ ہیں، قطع نظر اس کے کہ وہ کب جاری کی گئی تھیں۔ دونوں فارمیٹس آپ کے کلائنٹس کو ان کے اکاؤنٹس پے ایبل کے ریکارڈز کو آپ کے اکاؤنٹس ریسیویبل کے ساتھ ملانے میں مدد دیتے ہیں۔ مالیاتی تعلق کا شفاف منظر پیش کر کے، یہ دستاویز تنازعات کو کم کرتی ہے اور قرضوں کی بروقت ادائیگی کی حوصلہ افزائی کرتی ہے۔

کلوزنگ بیلنس کا حساب

Opening Balance + New Charges - Payments = Closing Balance

یہ حساب کتاب اس کل رقم کا تعین کرتا ہے جو کسٹمر اسٹیٹمنٹ کی مدت کے اختتام پر واجب الادا ہے۔

اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ کیسے کام کرتی ہے

یہ عمل تب شروع ہوتا ہے جب آپ اپنے کسٹمر کے ساتھ بلنگ سائیکل طے کرتے ہیں، جو کہ عام طور پر مہینے کے آخر میں ہوتا ہے۔ آپ کا اکاؤنٹنگ سسٹم اس مخصوص کلائنٹ کے لیے تمام ریکارڈ شدہ لین دین کو اکٹھا کرتا ہے۔ یہ سب سے پہلے اوپننگ بیلنس کی شناخت کرتا ہے، جو کہ پچھلی مدت سے غیر ادا شدہ رہ جانے والی رقم ہوتی ہے۔ اس کے بعد، سسٹم تمام نئے چارجز کی فہرست بناتا ہے، بشمول موجودہ سائیکل کے دوران جاری کردہ ٹیکس انوائسز اور ڈیبٹ نوٹس۔ پھر یہ موصول ہونے والی کسی بھی ادائیگی اور لاگو کردہ کریڈٹ نوٹس کو منہا کرتا ہے۔ آخر میں، سسٹم کلوزنگ بیلنس کا حساب لگاتا ہے۔ اس کے بعد آپ یہ تیار کردہ دستاویز کسٹمر کو بھیجتے ہیں۔ کسٹمر اپنے لیجرز کے ساتھ اسٹیٹمنٹ کا جائزہ لیتا ہے تاکہ تصدیق کی جا سکے کہ تمام اندراجات درست ہیں۔ اگر وہ کلوزنگ بیلنس سے متفق ہوں، تو وہ واجب الادا رقم کی ادائیگی کا انتظام کرتے ہیں۔

اسٹیٹمنٹ کی تاریخ اور احاطہ کی جانے والی مخصوص تاریخ کی حد کا تعین کریں۔
پچھلے بلنگ سائیکل کے اختتام سے اوپننگ بیلنس حاصل کریں۔
اس مدت کے دوران جاری کردہ تمام نئی انوائسز اور ڈیبٹ نوٹس شامل کریں۔
موصول ہونے والی کوئی بھی ادائیگی اور کسٹمر کو جاری کردہ کریڈٹ نوٹس منہا کریں۔
حتمی کلوزنگ بیلنس کا حساب لگائیں جو کسٹمر کے ذمہ فی الحال واجب الادا ہے۔

عملی مثال

Gulf Trading Supplies 31 اکتوبر کو ایک کلائنٹ کو اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ جاری کرتی ہے۔ ستمبر سے کلائنٹ کا اوپننگ بیلنس $500 تھا۔ اکتوبر کے دوران، Gulf Trading Supplies نے دو نئی انوائسز جاری کیں۔ پہلی انوائس $1,200 کی تھی اور دوسری $800 کی تھی۔ کلائنٹ نے 15 اکتوبر کو $1,000 کی ایک ہی ادائیگی کی۔ کلوزنگ بیلنس معلوم کرنے کے لیے، کمپنی نئی انوائسز ($1,200 + $800 = $2,000) کو اوپننگ بیلنس ($500) میں شامل کرتی ہے، جس کا مجموعہ $2,500 بنتا ہے۔ پھر وہ $1,000 کی ادائیگی کو منہا کرتے ہیں۔ اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ $1,500 کا حتمی واجب الادا کلوزنگ بیلنس دکھاتی ہے۔

یہ آپ کے کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے

کیش فلو کو بہتر رکھنے اور ڈوبتے ہوئے قرضوں سے بچنے کے لیے باقاعدگی سے اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ بھیجنا انتہائی ضروری ہے۔ جب کسٹمرز انفرادی انوائسز کا ریکارڈ بھول جاتے ہیں، تو اکثر ان کی ادائیگیوں میں تاخیر ہو جاتی ہے۔ ایک واضح خلاصہ اس الجھن کو دور کرتا ہے کہ ان کے ذمہ کیا واجب الادا ہے اور جلد ادائیگی کی ترغیب دیتا ہے۔ یہ ایک شائستہ وصولی کے آلے کے طور پر بھی کام کرتا ہے، جو کلائنٹس کو کسی ناگوار فون کال کے بغیر واجب الادا رقوم کی یاد دہانی کرواتا ہے۔ اگر آپ کے ریکارڈ اور کلائنٹ کے کھاتوں کے درمیان کوئی تضاد ہے، تو یہ دستاویز فوری طور پر اس کی نشاندہی کرتی ہے تاکہ آپ مسائل کو جلد حل کر سکیں۔ Paper & Pen انوائسز، کوٹیشنز اور رسیدیں بناتا ہے، اور سیلز اور انوائسنگ ہمیشہ کے لیے مفت ہے۔

مزید دیکھیں

سوالات

عام سوالات

کیا اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ اور انوائس ایک ہی چیز ہیں؟

جی نہیں، دونوں کے مقاصد مختلف ہیں۔ انوائس سامان یا خدمات کی کسی مخصوص فروخت کے لیے ادائیگی کا مطالبہ ہوتی ہے۔ جبکہ اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ ایک مدت کے دوران تمام مالیاتی سرگرمیوں کا خلاصہ ہوتی ہے، جس میں متعدد انوائسز، ادائیگیاں اور کریڈٹ نوٹس شامل ہو سکتے ہیں۔ کسٹمرز انفرادی خریداریوں کو ریکارڈ کرنے کے لیے انوائسز کا استعمال کرتے ہیں اور اپنے مجموعی لیجر بیلنس کو ملانے کے لیے اسٹیٹمنٹس کا استعمال کرتے ہیں۔

کسی کاروبار کو کتنی بار اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ بھیجنی چاہیے؟

زیادہ تر کاروبار ماہانہ بنیادوں پر اسٹیٹمنٹس بھیجتے ہیں، عام طور پر مہینے کے آخر میں۔ یہ باقاعدہ شیڈول معیاری اکاؤنٹنگ سائیکلز کے مطابق ہوتا ہے اور کسٹمرز کو ان کے ماہانہ ادائیگی کے عمل کو تیار کرنے میں مدد دیتا ہے۔ تاہم، اگر آپ کے پاس ایسے کلائنٹس ہیں جن کے لین دین کی تعداد بہت زیادہ ہے، تو آپ ہفتہ وار یا پندرہ روزہ اسٹیٹمنٹس بھیجنے کا انتخاب کر سکتے ہیں تاکہ یہ یقینی بنایا جا سکے کہ وہ اپنے بیلنس کو درست طریقے سے ٹریک کر سکیں۔

اسٹیٹمنٹ آف اکاؤنٹ (SOA)