اکاؤنٹنگ اور بک کیپنگ
Dunning
ڈننگ (Dunning) واجب الوصول رقوم (accounts receivable) کی وصولی کو یقینی بنانے کے لیے گاہکوں سے رابطہ کرنے کا ایک منظم طریقہ کار ہے، جس میں عام طور پر واجب الادا انوائسز کے لیے یکے بعد دیگرے سخت یاددہانی کے پیغامات بھیجے جاتے ہیں۔
Dunning کیا ہے؟
ڈننگ (Dunning) ایک منظم طریقہ کار ہے جسے کاروبار گاہکوں سے واجب الادا ادائیگیوں کی وصولی کے لیے استعمال کرتے ہیں۔ جب کسی انوائس کی آخری تاریخ گزر جاتی ہے اور ادائیگی نہیں ہوتی، تو ڈننگ کا عمل شروع ہوتا ہے۔ اس میں عام طور پر ادائیگی کی یاددہانیوں کا ایک سلسلہ بھیجا جاتا ہے، جس کا آغاز ایک شائستہ پیغام سے ہوتا ہے اور قرض کی عدم ادائیگی کی صورت میں بتدریج سختی اختیار کی جاتی ہے۔ بطور کاروباری مالک، آپ اپنے معاملات کو آسانی سے چلانے کے لیے بروقت ادائیگیوں پر انحصار کرتے ہیں۔ ڈننگ آپ کو دیر سے ادائیگی کرنے والے کلائنٹس سے نمٹنے کے طریقہ کار کو باقاعدہ بنانے میں مدد دیتی ہے، جس سے یہ یقینی بنتا ہے کہ آپ واجب الادا انوائسز کا ریکارڈ نہیں کھوتے۔ اس کا مقصد اپنے گاہک کے ساتھ پیشہ ورانہ تعلقات برقرار رکھتے ہوئے اپنے پیسے واپس حاصل کرنا ہے۔ ایک اچھی طرح سے منصوبہ بند ڈننگ حکمت عملی میں اکثر خودکار ای میلز، رسمی خطوط، فون کالز، اور بالآخر، دیر سے ادائیگی کی فیس کا نفاذ یا گاہک کی جانب سے انکار کی صورت میں وصولی کے ادارے (collections agency) سے رجوع کرنا شامل ہوتا ہے۔
ڈننگ کس طرح کام کرتا ہے
ڈننگ کا عمل ایک واضح ٹائم لائن پر عمل کرتا ہے جو انوائس کے واجب الادا ہوتے ہی شروع ہو جاتا ہے۔ سب سے پہلے، آپ ایجنگ رپورٹ (aging report) کا استعمال کرتے ہوئے ان اکاؤنٹس کی نشاندہی کرتے ہیں جن کی ادائیگی کی آخری تاریخ گزر چکی ہے۔ اس کے بعد آپ یہ فرض کرتے ہوئے ایک نرم یاددہانی بھیجتے ہیں کہ گاہک شاید بھول گیا ہے۔ اگر چند دنوں کے بعد بھی انوائس غیر ادا شدہ رہتی ہے، تو آپ دوسرا، زیادہ براہ راست نوٹس بھیجتے ہے۔ وقت گزرنے کے ساتھ، بات چیت میں سختی آتی جاتی ہے۔ اگر آپ کی ادائیگی کی شرائط (payment terms) اجازت دیں تو آپ دیر سے ادائیگی کی فیس بھی شامل کر سکتے ہیں۔ اگر ای میلز اور خطوط کام نہ کریں، تو آپ عام طور پر براہ راست بات کرنے کے لیے فون کال کرتے ہیں۔ آخر میں، اگر تمام اندرونی وصولی کی کوششیں ناکام ہو جائیں، تو یہ عمل یا تو رقم کو ڈوبے ہوئے قرض (bad debt) کے طور پر رائٹ آف (write off) کرنے یا اکاؤنٹ کو کسی قانونی یا قرض وصول کرنے والے پیشہ ور کے حوالے کرنے پر ختم ہوتا ہے۔
- واجب الادا انوائسز کی نشاندہی کے لیے اکاؤنٹس ریسیویبل ایجنگ رپورٹ تیار کریں۔
- ادائیگی کی آخری تاریخ کے فوراً بعد ایک شائستہ ابتدائی یاددہانی بھیجیں۔
- زیادہ سخت زبان اور اپ ڈیٹ شدہ اکاؤنٹ بیلنس کے ساتھ اگلے نوٹس جاری کریں۔
- اگر لاگو ہو تو دیر سے ادائیگی کے جرمانے یا سود کے چارجز عائد کریں۔
- کسی بھی تنازعہ یا ادائیگی کے مسائل کو حل کرنے کے لیے فون کال کا سہارا لیں۔
- آخری حربے کے طور پر غیر ادا شدہ اکاؤنٹ کو وصولی کے ادارے (collections agency) کے حوالے کریں۔
یہ آپ کے کاروبار کے لیے کیوں اہم ہے
آپ کو ڈننگ پر توجہ دینی چاہیے کیونکہ غیر ادا شدہ انوائسز براہ راست آپ کے ورکنگ کیپیٹل (working capital) کے لیے خطرہ بنتی ہیں۔ وصولی کے واضح عمل کے بغیر، دیر سے ہونے والی ادائیگیاں تیزی سے جمع ہو سکتی ہیں اور آپ کے کاروبار کو کیش فلو کے بحران میں دھکیل سکتی ہیں۔ ایک مستقل ڈننگ حکمت عملی آپ کے گاہکوں کو آپ کی ادائیگی کی شرائط کا احترام کرنا سکھاتی ہے اور ڈوبتے قرضوں کے امکانات کو کم کرتی ہے۔ ان یاددہانیوں کو خودکار بنا کر، آپ قیمتی انتظامی وقت بچاتے ہیں اور دستی فالو اپس کی پریشانی سے بچتے ہیں۔ چونکہ Paper & Pen انوائسز، کوٹیشنز اور رسیدیں تیار کرتا ہے، اس لیے آپ آسانی سے ٹریک کر سکتے ہیں کہ کون سی دستاویزات واجب الادا ہیں اور قرض کے ناقابل وصول ہونے سے پہلے اپنے وصولی کے اقدامات شروع کر سکتے ہیں۔
مزید دیکھیں
سوالات
عام سوالات
ڈننگ لیٹر (dunning letter) کیا ہے؟
مجھے کتنے ڈننگ نوٹس بھیجنے چاہئیں؟
کیا میں ڈننگ کے عمل کے دوران دیر سے ادائیگی کی فیس وصول کر سکتا ہوں؟
متعلقہ اصطلاحات
- Accounts receivable اکاؤنٹس ریسیویبل سے مراد وہ کل رقم ہے جو گاہکوں نے کسی کاروبار کو ان اشیاء یا خدمات کے لیے ادا کرنی ہوتی ہے جو انہیں فراہم کی جا چکی ہیں لیکن ان کی ادائیگی ابھی باقی ہے۔
- ایجنگ رپورٹ ایجنگ رپورٹ ایک اکاؤنٹنگ دستاویز ہے جو کسی کمپنی کے اکاؤنٹس ریسیویبل یا پیبل کو اس بنیاد پر زمرہ بندی کرتی ہے کہ کوئی انوائس کتنے عرصے سے واجب الادا ہے۔
- ڈوبے ہوئے قرضے ڈوبے ہوئے قرضے (Bad debt) سے مراد وہ رقم ہے جو کسی کاروبار کو واجب الادا ہو لیکن اب وہ ناقابلِ وصول ہو چکی ہو کیونکہ گاہک بقایا انوائس ادا کرنے کے قابل نہیں ہے یا ادا کرنا نہیں چاہتا۔
- ادائیگی کی شرائط ادائیگی کی شرائط سے مراد وہ مخصوص شرائط ہیں جن پر خریدار اور فروخت کنندہ متفق ہوتے ہیں، جو یہ طے کرتی ہیں کہ انوائس کی ادائیگی کب اور کیسے کی جائے گی۔
- رائٹ آف رائٹ آف ایک اکاؤنٹنگ عمل ہے جو کسی اثاثے کی درج شدہ مالیت کو صفر کر دیتا ہے جب وہ اپنی تمام تر قیمت کھو دیتا ہے یا کوئی گاہک واجب الادا انوائس ادا کرنے میں ناکام رہتا ہے۔
- اکاؤنٹس پے ایبل اکاؤنٹس پے ایبل سے مراد وہ قلیل مدتی قرضہ ہے جو آپ کے کاروبار نے سپلائرز اور وینڈرز کو ان اشیاء یا خدمات کے لیے ادا کرنا ہے جو آپ وصول کر چکے ہیں لیکن ان کی ادائیگی ابھی باقی ہے۔