Nhận tiền xuyên biên giới mà không mất biên lợi nhuận

Bạn định giá dự án cẩn thận để bảo đảm có lãi, nhưng đến khi tiền của khách hàng quốc tế về tài khoản ngân hàng, biên lợi nhuận của bạn đã biến mất. Giữa tỷ giá biến động và các khoản khấu trừ bất ngờ của ngân hàng trung gian, lập hóa đơn xuyên biên giới thường khiến doanh nghiệp tốn kém hơn nhiều so với dự tính.

Chọn đúng loại tiền tệ cho hóa đơn

Khi bạn bán cho khách hàng ở nước khác, quyết định đầu tiên là in loại tiền nào trên hóa đơn. Bạn thường có ba lựa chọn: đồng tiền của bạn, đồng tiền của khách hàng, hoặc một đồng tiền thứ ba được giao dịch rộng rãi như đô la Mỹ hay euro.

Lập hóa đơn bằng đồng tiền của bạn là lựa chọn an toàn nhất cho dòng tiền. Nếu bạn muốn nhận 5,000 rial Oman, bạn lập hóa đơn đúng số tiền đó. Khách hàng đến ngân hàng, yêu cầu chuyển 5,000 rial Oman, và ngân hàng của họ tính cần bao nhiêu tiền nội tệ để thực hiện giao dịch. Bạn nhận đúng số tiền đã lập hóa đơn.

Tuy vậy, nhiều khách hàng quốc tế lớn thích được lập hóa đơn bằng đồng tiền của họ để đơn giản hóa sổ sách. Nếu bạn đồng ý, bạn đang gánh rủi ro tỷ giá. Lựa chọn thứ ba là dùng một đồng tiền lớn trên toàn cầu. Điều này phổ biến ở những khu vực như Nam Á và vùng Vịnh, nơi doanh nghiệp thường mặc định lập hóa đơn bằng đô la Mỹ cho thương mại quốc tế.

Hiểu về rủi ro tỷ giá

Rủi ro tỷ giá là sự bất định tài chính do biến động tiền tệ giữa ngày bạn xuất hóa đơn và ngày khách hàng thực sự thanh toán.

Nếu bạn xuất hóa đơn bằng ngoại tệ với hạn thanh toán 30 ngày, giá trị đồng tiền đó sẽ thay đổi trong 30 ngày ấy. Nếu đồng tiền đó yếu đi so với nội tệ của bạn, khoản thanh toán cuối cùng bạn nhận sẽ thấp hơn dự tính. Điều này trực tiếp làm giảm biên lợi nhuận của bạn.

Dưới đây là so sánh cho thấy các lựa chọn tiền tệ khác nhau ảnh hưởng thế nào đến việc ai gánh rủi ro tài chính:

Đồng tiền lập hóa đơn	Ai gánh rủi ro tỷ giá?	Ảnh hưởng đến số tiền nhận được
Đồng tiền của bạn	Khách hàng	Bạn nhận đúng số tiền đã lập hóa đơn.
Đồng tiền của khách hàng	Bạn (nhà cung cấp)	Số tiền cuối cùng bạn nhận phụ thuộc vào tỷ giá thị trường vào ngày chuyển tiền.
Đồng tiền thứ ba (ví dụ USD)	Cả hai bên	Cả bạn và khách hàng đều đối mặt với sự bất định tùy theo đồng tiền của mỗi bên biến động thế nào so với đồng tiền thứ ba.

Nếu bắt buộc phải lập hóa đơn bằng ngoại tệ, bạn nên tính rủi ro này vào giá ban đầu. Khi lập đề xuất bằng báo giá, bạn có thể cộng một khoản dự phòng nhỏ vào giá để tự bảo vệ trước các biến động tỷ giá nhỏ, ngay cả trước khi khách đồng ý công việc.

Vì sao tỷ giá trên hóa đơn quan trọng với sổ sách

Đồng tiền bạn chọn không chỉ ảnh hưởng đến số dư ngân hàng. Nó còn tác động trực tiếp đến sổ sách và cách bạn tính biên lợi nhuận gộp.

Khi bạn xuất hóa đơn bằng ngoại tệ, hệ thống kế toán cần ghi nhận doanh thu đó bằng đồng tiền gốc vào ngày xuất hóa đơn. Ví dụ, nếu bạn xuất hóa đơn 10,000 đô la Mỹ, sổ sách sẽ ghi nhận giá trị tương đương bằng nội tệ theo tỷ giá đúng ngày hôm đó.

Ba mươi ngày sau, khách hàng thanh toán 10,000 đô la Mỹ. Lúc này, tỷ giá đã thay đổi. Khi tiền về tài khoản ngân hàng trong nước, nó quy đổi thành một số tiền nội tệ khác với số bạn đã ghi nhận ban đầu.

Phần chênh lệch này gọi là lãi hoặc lỗ tỷ giá đã thực hiện. Nếu tỷ giá mới cho bạn nhiều nội tệ hơn số đã ghi nhận, bạn có lãi tỷ giá đã thực hiện. Nếu ít hơn, bạn có lỗ tỷ giá đã thực hiện. Bạn phải ghi nhận phần chênh lệch này vào sổ kế toán để báo cáo lãi lỗ phản ánh đúng thực tế giao dịch. Bỏ qua bước này dẫn đến sổ sách lộn xộn và báo cáo thuế không chính xác vào cuối năm tài chính.

Quản lý phí ngân hàng và phí trung gian

Tỷ giá chỉ là một nửa của bài toán thanh toán xuyên biên giới. Nửa còn lại là phí ngân hàng. Khi tiền chuyển quốc tế qua mạng SWIFT, nó thường đi qua một hoặc nhiều ngân hàng trung gian trước khi về tài khoản của bạn. Các ngân hàng này không làm miễn phí.

Khi khách hàng thực hiện chuyển khoản quốc tế, ngân hàng của họ hỏi ai sẽ trả phí chuyển tiền. Khách hàng có thể chọn một trong ba mã chỉ dẫn:

• OUR: Khách hàng trả toàn bộ phí ngân hàng. Bạn nhận đủ số tiền trên hóa đơn.
• SHA (Shared, chia sẻ): Khách hàng trả phí ngân hàng của họ, nhưng các ngân hàng trung gian khấu trừ phí trực tiếp từ số tiền chuyển. Bạn nhận ít hơn số đã lập hóa đơn.
• BEN (Beneficiary, người thụ hưởng): Bạn trả toàn bộ phí ngân hàng. Ngân hàng của khách và tất cả ngân hàng trung gian khấu trừ phí từ số tiền gốc. Bạn nhận ít hơn đáng kể so với số đã lập hóa đơn.

Nhiều khách hàng mặc định chọn SHA vì có vẻ công bằng khi chia sẻ chi phí. Tuy vậy, phí trung gian có thể cao đến bất ngờ. Để bảo vệ biên lợi nhuận, bạn phải ghi rõ điều khoản thanh toán trên hóa đơn. Thêm một ghi chú rõ ràng rằng mọi khoản thanh toán phải được chuyển đến người thụ hưởng mà không trừ phí ngân hàng, và hướng dẫn khách hàng chọn tùy chọn “OUR” khi lập lệnh chuyển khoản.

Chứng từ thiết yếu cho bộ phận tài chính ở nước ngoài

Khiến khách hàng quốc tế đồng ý điều khoản của bạn là bước khởi đầu tốt, nhưng bộ phận tài chính của họ không thể tùy ý chuyển tiền ra nước ngoài. Chuyển tiền quốc tế bị quản lý chặt chẽ để ngăn rửa tiền và tháo chạy vốn.

Trước khi bộ phận tài chính ở nước ngoài có thể giải ngân, họ thường cần các chứng từ cụ thể từ bạn. Nếu bạn không cung cấp sẵn từ đầu, khoản thanh toán của bạn sẽ bị chậm trong khi họ đuổi theo bạn để xin giấy tờ.

Thứ nhất, họ cần một hóa đơn thương mại được định dạng hoàn chỉnh. Một văn bản đơn giản là không đủ. Hóa đơn phải ghi rõ tên doanh nghiệp, địa chỉ đăng ký và thông tin ngân hàng chính xác (gồm mã SWIFT/BIC và số IBAN của bạn). Tùy quốc gia, họ còn có thể yêu cầu một hóa đơn chiếu lệ trước cả khi bắt đầu quy trình lập đơn đặt hàng.

Thứ hai, nhiều nước yêu cầu khách hàng khấu trừ thuế tại nguồn khi thanh toán cho nhà thầu hoặc nhà cung cấp nước ngoài. Để tránh bị khấu trừ khoản thuế này khỏi tiền thanh toán, bạn thường cần cung cấp Giấy chứng nhận cư trú thuế do chính phủ nước bạn cấp. Giấy này chứng minh bạn nộp thuế ở nước mình và cho phép khách hàng áp dụng miễn trừ theo hiệp định tránh đánh thuế hai lần. Hãy liên hệ cơ quan thuế địa phương để biết cách xin giấy chứng nhận này.

Cuối cùng, họ có thể yêu cầu bản sao giấy chứng nhận thành lập hoặc đăng ký kinh doanh để chứng minh bạn là một pháp nhân hợp pháp. Chuẩn bị sẵn một thư mục chứa tất cả các chứng từ tuân thủ tiêu chuẩn này để gửi email sẽ giúp các khoản thanh toán quốc tế của bạn nhanh hơn đáng kể.

Xây dựng điều khoản thanh toán quốc tế

Để tránh tranh chấp và bị bào mòn biên lợi nhuận, điều khoản thanh toán quốc tế của bạn phải thật đầy đủ. Một dòng “Net 30” đơn giản là không đủ khi giao dịch xuyên biên giới.

Điều khoản nên ghi chính xác loại tiền của hóa đơn. Nếu bạn lập hóa đơn bằng ngoại tệ nhưng muốn nhận bằng nội tệ, bạn phải nêu rõ tỷ giá nào sẽ áp dụng (ví dụ, tỷ giá ngân hàng trung ương vào ngày thanh toán).

Bạn cũng phải ghi hướng dẫn về phí ngân hàng đã nói ở trên. Nếu khách hàng phớt lờ các điều khoản này và gửi khoản thanh toán bị thiếu do phí ngân hàng, bạn phải quyết định hoặc chịu khoản lỗ, hoặc đòi họ phần còn thiếu. Đòi những khoản nhỏ xuyên biên giới hiếm khi đáng công, vì thế đặt luật chơi rõ ràng trước khi bắt đầu công việc là rất quan trọng. Với Paper & Pen, bạn có thể lưu các điều khoản thanh toán quốc tế này thành ghi chú mặc định trên mẫu hóa đơn, để không bao giờ quên đưa chúng vào các hóa đơn sau.

Việc cần làm tiếp theo

Xem lại danh sách khách hàng quốc tế hiện tại và phân tích bạn đang mất bao nhiêu biên lợi nhuận vì tỷ giá và phí ẩn. Tiếp theo, cập nhật điều khoản hợp đồng tiêu chuẩn để xác định rõ ai gánh rủi ro tiền tệ và quy định mọi phí chuyển khoản ngân hàng do người chuyển trả. Cuối cùng, gom giấy chứng nhận cư trú thuế và giấy đăng ký kinh doanh vào một thư mục để gửi cho bộ phận tài chính ở nước ngoài ngay khi họ yêu cầu. Khi bạn làm chủ quy trình lập hóa đơn, bạn bảo đảm lợi nhuận tính trên giấy chính là lợi nhuận thực sự về tài khoản ngân hàng.