Cách định giá một công việc để thực sự có lãi
Paper & Pen
Bạn hoàn thành một dự án lớn cho khách, thu khoản thanh toán cuối, rồi nhận ra số dư ngân hàng gần như không nhúc nhích. Vấn đề thường không phải do bạn làm quá chậm, mà vì bạn định giá công việc mà không tính đến chi phí thật hoặc phép toán cơ bản của lợi nhuận.
Xác định mọi chi phí trực tiếp
Khi chuẩn bị báo giá một công việc, bước đầu tiên là ghi nhận mọi chi phí trực tiếp. Chi phí trực tiếp là các khoản chi gắn riêng với việc thực hiện đúng dự án đó. Nếu bạn không nhận việc, bạn không phát sinh các chi phí này.
Với một nhà thiết kế đồ họa tự do, chi phí trực tiếp có thể là tiền mua giấy phép một ảnh bản quyền cụ thể, một phông chữ riêng mà yêu cầu của khách đòi hỏi, hoặc phí in ấn tài liệu thật. Với một xưởng làm đồ gỗ theo yêu cầu, chi phí trực tiếp gồm gỗ thô, phụ kiện chuyên dụng và dầu hoàn thiện.
Bạn cũng phải tính nhân công trực tiếp. Nếu bạn trả lương theo giờ cho thầu phụ hoặc nhân viên làm dự án này, đó là chi phí trực tiếp. Ngay cả khi bạn là chủ doanh nghiệp một người, bạn nên gán một giá trị theo giờ cho công sức của chính mình. Nếu bạn mất hai mươi giờ đóng một chiếc tủ và định giá công của mình là 30 mỗi giờ, chi phí nhân công trực tiếp của bạn là 600. Không tính thời gian của bản thân nghĩa là bạn đang tự mua cho mình một công việc, chứ không phải điều hành một doanh nghiệp.
Theo dõi các thành phần này dễ hơn khi bạn dùng một hệ thống có quản lý kho đúng nghĩa để theo dõi giá vật tư khi chúng biến động. Nếu nhà cung cấp tăng giá nguyên liệu, phép tính chi phí trực tiếp của bạn phải được cập nhật ngay.
Phân bổ chi phí chung một cách trung thực
Chi phí trực tiếp mới chỉ là một nửa câu chuyện. Kẻ giết lợi nhuận thầm lặng của doanh nghiệp nhỏ là chi phí chung. Chi phí chung gồm các khoản bạn phải trả chỉ để duy trì hoạt động, bất kể bạn thắng hay thua bao nhiêu hợp đồng.
Các chi phí chung điển hình gồm:
- Tiền thuê văn phòng, studio hoặc xưởng
- Hóa đơn điện, nước và internet
- Phí thuê bao phần mềm và hosting website
- Phí bảo hiểm
- Chi phí tiếp thị và quảng cáo
- Phí kế toán, ghi sổ và pháp lý
- Khấu hao dụng cụ và thiết bị
Để định giá công việc đúng, bạn phải phân bổ một phần chi phí chung hằng năm vào mọi dự án bạn nhận. Một cách phổ biến là tính tổng chi phí chung cả năm rồi chia cho tổng số giờ tính tiền được trong năm.
Nếu chi phí chung hằng năm của bạn là 24,000 và bạn dự định làm 1,200 giờ tính tiền, mức chi phí chung của bạn là 20 mỗi giờ. Khi báo giá một công việc mất mười giờ, bạn phải cộng 200 vào ước tính chi phí chỉ để bù chi phí chung. Nếu bỏ qua bước này, lợi nhuận của bạn sẽ bị tiền điện nước và tiền thuê ăn mòn. Rất nhiều chủ doanh nghiệp bỏ qua chi phí chung vì cảm thấy nó không gắn với công việc hằng ngày, nhưng đó là một chi phí kinh doanh rất thật.
Biên lợi nhuận và tỷ lệ cộng thêm: cái bẫy định giá lớn
Khi đã có tổng chi phí (chi phí trực tiếp cộng chi phí chung), bạn cần cộng thêm lợi nhuận. Đây là chỗ xảy ra lỗi số học phổ biến nhất khi doanh nghiệp nhỏ định giá. Chủ doanh nghiệp thường nhầm tỷ lệ cộng thêm với biên lợi nhuận.
Tỷ lệ cộng thêm là phần trăm cộng vào tổng chi phí để ra giá bán. Biên lợi nhuận (cụ thể là biên lợi nhuận gộp) là phần trăm của giá bán cuối cùng thể hiện lợi nhuận.
Nhiều chủ doanh nghiệp quyết định muốn có biên lợi nhuận 20 phần trăm cho một công việc. Họ nhìn tổng chi phí, tính 20 phần trăm của chi phí đó rồi cộng lên trên. Đó là tỷ lệ cộng thêm, và về mặt toán học nó chắc chắn khiến bạn không đạt biên lợi nhuận mục tiêu. Biên lợi nhuận được tính từ giá cuối cùng, không phải từ chi phí ban đầu. Hiểu rõ sự khác biệt này là nền tảng của thành công thương mại.
Thấy khoảng chênh: định giá cùng một công việc theo hai cách
Để hiểu vì sao lỗi số học này nguy hiểm, hãy xem một ví dụ cụ thể. Giả sử bạn đã tính tổng chi phí của một công việc (vật tư, nhân công và chi phí chung) đúng bằng 1,000. Bạn muốn đạt biên lợi nhuận 20 phần trăm.
Hãy xem điều gì xảy ra khi bạn dùng cách cộng thêm sai so với cách tính biên lợi nhuận đúng.
| Chỉ số | Cách cộng thêm sai | Cách tính biên lợi nhuận đúng |
|---|---|---|
| Tổng chi phí | 1,000 | 1,000 |
| Lợi nhuận mục tiêu | 20% | 20% |
| Phép tính | 1,000 + (1,000 * 0.20) | 1,000 / (1 - 0.20) |
| Giá bán cuối cùng | 1,200 | 1,250 |
| Lợi nhuận thực tế | 200 | 250 |
| Biên lợi nhuận thực tế đạt được | 16.67% (200 / 1,200) | 20.00% (250 / 1,250) |
Khi dùng cách cộng thêm, bạn cộng 200 vào chi phí. Tuy nhiên, 200 chỉ bằng 16.67 phần trăm của giá bán cuối cùng 1,200. Bạn hoàn toàn trượt mục tiêu biên lợi nhuận 20 phần trăm.
Để đạt biên lợi nhuận 20 phần trăm thật, bạn phải chia tổng chi phí cho 0.80 (tức là 1 trừ biên lợi nhuận mục tiêu 0.20). Kết quả là giá bán 1,250. Lợi nhuận của bạn là 250, đúng bằng 20 phần trăm của 1,250.
Khoản chênh 50 có vẻ nhỏ với một công việc 1,000. Nhưng qua một năm kinh doanh, lặp lại lỗi này trên hàng trăm hóa đơn sẽ rút đi hàng nghìn khỏi tài khoản ngân hàng của bạn. Nó còn làm sai lệch dự báo tài chính, khiến bạn tin rằng mình có một tấm đệm an toàn không hề tồn tại.
Làm gì khi khách hàng xin giảm giá
Khi bạn đưa ra mức giá đã tính toán cẩn thận, khách hàng thường xin giảm giá. Phản xạ đầu tiên của nhiều người làm tự do và chủ doanh nghiệp nhỏ là hạ giá luôn để giành việc.
Nếu bạn hạ giá mà không thay đổi công việc, từng đồng giảm giá đều lấy thẳng từ lợi nhuận của bạn. Vật tư vẫn tốn như cũ. Chi phí chung vẫn như cũ. Nhân công vẫn mất ngần ấy thời gian. Nếu bạn hạ công việc 1,250 xuống 1,100, bạn không chỉ giảm giá 12 phần trăm. Bạn đã xóa sạch 150 trong 250 lợi nhuận, tức là giảm 60 phần trăm số tiền bạn thực sự mang về.
Thay vì hạ giá, bạn nên thương lượng phạm vi công việc. Nếu khách có ngân sách cố định, hãy đề nghị bỏ bớt một số hạng mục để vừa con số đó. Một lập trình viên web có thể đưa ít mẫu trang hơn. Một nhà tư vấn có thể tổ chức hội thảo trực tuyến thay vì đến tận nơi. Một nhà thầu có thể dùng vật liệu tiêu chuẩn thay vì vật liệu hoàn thiện cao cấp.
Khi đã thống nhất phạm vi mới, hãy ghi lại rõ ràng. Bạn có thể dùng công cụ tạo báo giá miễn phí để tạo một chứng từ chuyên nghiệp nêu chính xác những gì được bao gồm và những gì đã bị bỏ. Cách này bảo vệ biên lợi nhuận của bạn mà vẫn đáp ứng ngân sách của khách.
Luôn bảo đảm điều khoản rõ ràng trước khi bắt đầu công việc. Cũng nên ghi rõ giá có hiệu lực trong bao lâu, nhất là khi giá vật tư trong ngành bạn hay biến động. Nếu cần xuất một hóa đơn chiếu lệ chính thức để thu tiền trước, hãy bảo đảm nó phản ánh đúng phạm vi đã thống nhất và mức giá chính xác bạn đã tính.
Bước tiếp theo cho doanh nghiệp của bạn
Định giá công việc đúng là thói quen bạn phải xây dựng vào hoạt động hằng ngày. Hãy bắt đầu bằng việc xem lại ba dự án gần nhất ngay bây giờ. Tính chi phí trực tiếp thật, phân bổ mức chi phí chung theo giờ thực tế, và kiểm tra xem bạn có đạt biên lợi nhuận mục tiêu theo cách chia đúng hay không.
Nếu phát hiện mình đang tính giá quá thấp, hãy điều chỉnh công thức định giá cho đề xuất tiếp theo. Dùng Paper & Pen để theo dõi chi phí và gửi báo giá đã cập nhật cho khách hàng. Đừng xin lỗi vì định giá công việc chính xác. Một doanh nghiệp không tạo ra lợi nhuận chỉ là một thú vui tốn kém, và bạn xứng đáng được trả công bằng cho giá trị mình mang lại.