Khóa sổ cuối tháng mà doanh nghiệp nhỏ thực sự làm xong được

Bạn ngồi xuống vào ngày hai mươi của tháng để xem lại sổ sách, rồi nhận ra mình đã quên vì sao một nhà cung cấp tính tiền bạn từ ba tuần trước. Giới doanh nghiệp lớn coi khóa sổ cuối tháng là một nghi thức thiêng liêng, nhưng chủ doanh nghiệp nhỏ thường thấy đó là một gánh nặng hành chính đáng bực. Khi không có phòng tài chính riêng, bạn cần một quy trình khóa sổ thực tế, nhanh và bám sát thực tế.

Vì sao khóa sổ nhanh tốt hơn khóa sổ hoàn hảo

Một sai lầm phổ biến của chủ doanh nghiệp nhỏ là chờ có đủ từng tờ biên lai rồi mới khóa sổ tháng. Nếu bạn chờ đến ngày hai mươi lăm tháng Hai mới khóa sổ tháng Một, thông tin tài chính đã vô dụng cho việc ra quyết định. Một lần khóa sổ hơi thô nhưng xong trước ngày mùng năm tốt hơn nhiều so với khóa sổ hoàn hảo nhưng trễ ba tuần.

Khi khóa sổ sớm, bạn có thể phát hiện hóa đơn chưa thanh toán và đòi tiền trong lúc khách còn nhớ công việc bạn đã giao. Bạn có thể nhận ra chi phí vật tư tăng đột biến và điều chỉnh giá trước khi nhận đơn mới. Hãy chấp nhận rằng một biên lai nhỏ bị thiếu cho khoản mua tiền mặt lặt vặt có thể ghi vào tháng sau. Mục tiêu chính của bạn là nhanh chóng có bức tranh rõ ràng về sức khỏe tài chính.

Hãy nghĩ về khóa sổ cuối tháng như một chiếc la bàn. Một chiếc la bàn cho bạn biết tọa độ chính xác một tháng sau khi bạn đã lạc là vô dụng. Một chiếc la bàn cho bạn ước lượng rất tốt về hướng bắc ngay lúc này sẽ cứu doanh nghiệp của bạn. Tốc độ cho bạn khả năng phản ứng.

Bước 1: Ghi nhận công việc chưa lập hóa đơn và hóa đơn còn thiếu

Bắt đầu chuỗi khóa sổ bằng doanh thu. Rất dễ giao xong một dịch vụ hay gửi đi một sản phẩm rồi quên gửi hóa đơn cuối, nhất là khi bạn bận lo vận hành hằng ngày.

Xem lại ghi chú dự án, bảng chấm công và nhật ký giao hàng. Nếu bạn đã hoàn thành một công việc, bạn cần lập hóa đơn cho nó. Nếu bạn đã gửi một báo giá được chấp nhận, hãy kiểm tra hóa đơn cuối khớp với số tiền đã thống nhất. Nếu bạn đã thu tiền đặt cọc cho một dự án lớn, hãy kiểm tra xem đã đạt cột mốc để xuất hóa đơn tiếp theo chưa. Nếu bạn thường xuyên gửi cùng một hóa đơn cho khách quen, hãy bảo đảm hóa đơn định kỳ đã được tạo và gửi cho khách hàng.

Đừng để công việc chưa lập hóa đơn nằm im trong ghi chú. Bạn chờ lập hóa đơn càng lâu, bạn chờ được trả tiền càng lâu. Sự chậm trễ này trực tiếp làm hại dòng tiền. Nếu khách khiếu nại một khoản phí, giải quyết vài ngày sau khi xong việc dễ hơn nhiều so với một tháng sau. Hãy bảo đảm mọi phiếu giao hàng đều có hóa đơn bán hàng tương ứng trước khi sang bước tiếp theo.

Bước 2: Ghi nhận hóa đơn nhà cung cấp và chi phí

Khi đã ghi nhận doanh thu, hãy chuyển sang chi phí. Gom hóa đơn của nhà cung cấp, hóa đơn điện nước và mọi phiếu chi tiền mặt lặt vặt. Ở nhiều doanh nghiệp thương mại và dịch vụ, thất thoát tiền mặt lặt vặt là nguồn chính khiến sổ sách thiếu chính xác.

Nhập mọi hóa đơn nhà cung cấp vào hệ thống, kể cả khi bạn chưa trả. Đây là phần cốt lõi của kế toán dồn tích. Biết mình nợ bao nhiêu cũng quan trọng như biết mình có bao nhiêu trong ngân hàng. Nếu một nhà cung cấp gửi hóa đơn thuế cho vật tư giao ngày hai mươi tám của tháng, khoản chi phí đó thuộc sổ sách tháng này.

Nếu bạn nhập khẩu hàng hóa, bạn có thể phải xử lý nhiều loại tiền tệ. Hãy bảo đảm ghi nhận hóa đơn nhà cung cấp theo đúng tỷ giá của ngày bạn nhận hóa đơn. Phân loại biên lai điện tử và phiếu giấy. Nhóm chúng theo danh mục: tiền thuê, điện nước, vật tư và văn phòng phẩm. Nhập theo lô để tiết kiệm thời gian. Nếu bạn thấy một hóa đơn thuộc tháng trước, hãy nhập ngay nhưng ghi đúng ngày, để tháng hiện tại không bị đội lên giả tạo bởi chi phí cũ.

Bước 3: Đối chiếu tài khoản ngân hàng

Đối chiếu ngân hàng là điểm neo của khóa sổ cuối tháng. Quy trình này chứng minh các giao dịch trong sổ kế toán khớp với dòng tiền thực tế trong tài khoản ngân hàng. Thiếu bước này, bạn không thể tin bất kỳ báo cáo tài chính nào.

Vì doanh nghiệp nhỏ thường xử lý lẫn lộn chuyển khoản, séc và nộp tiền mặt, bạn phải thật tỉ mỉ. In hoặc tải sao kê ngân hàng chính thức của tháng. Đi qua từng dòng một.

• Đánh dấu mọi khoản thanh toán của khách đã về tài khoản.
• Khớp mọi khoản chi ra với hóa đơn nhà cung cấp tương ứng.
• Ghi nhận mọi phí ngân hàng, tiền lãi hoặc chênh lệch tỷ giá bạn chưa nhập trước đó.
• Kiểm tra tiền mặt nộp vào ngân hàng khớp với doanh thu tiền mặt đã ghi trong sổ cái.

Chủ doanh nghiệp nhỏ đôi khi vô tình dùng thẻ doanh nghiệp cho chi tiêu cá nhân. Nếu bạn thấy một ly cà phê cá nhân hay bữa tối gia đình trên sao kê, bạn phải ghi nhận đó là khoản chủ sở hữu rút ra chứ không phải chi phí doanh nghiệp. Trộn lẫn tài chính cá nhân và doanh nghiệp là cách nhanh nhất làm hỏng độ chính xác của khóa sổ.

Khi số dư trên hệ thống khớp với số dư sao kê ngân hàng vào ngày cuối tháng, bạn biết tình hình tiền mặt là chính xác. Nếu có chênh lệch, bạn phải tìm ra nó. Chênh lệch không giải thích được thường nghĩa là thiếu một khoản chi phí hoặc một khoản thanh toán của khách chưa được ghi nhận.

Bước 4: Kiểm đếm hàng tồn kho

Nếu bạn bán hàng hóa vật chất, việc khóa sổ chưa xong cho đến khi bạn kiểm tra hàng tồn kho. Số hàng trong phần mềm phải khớp với hàng thực tế trên kệ hoặc trong kho.

Bạn không nhất thiết phải đếm từng con ốc hay từng nhãn mỗi tháng. Hãy tập trung vào mặt hàng giá trị cao và sản phẩm bán chạy nhất. Nếu sổ kho hàng cho thấy bạn có bốn mươi đơn vị sản phẩm bán chạy nhất nhưng bạn chỉ đếm được ba mươi lăm, bạn cần điều tra. Có thể bạn quên ghi nhận một lần bán, hoặc có thể đang có vấn đề mất cắp.

Khi kiểm đếm, hãy tìm hàng hỏng hoặc hết hạn. Nếu một món hàng không còn bán được, nó phải được xóa sổ. Giữ hàng không bán được trên bảng cân đối kế toán làm giá trị tài sản bị thổi phồng sai lệch.

Điều chỉnh sổ sách cho khớp với số đếm thực tế. Điều này bảo đảm giá vốn hàng bán chính xác. Nếu bạn khai khống hàng tồn kho, bạn sẽ khai thiếu chi phí. Ví dụ, nếu bạn mua mười món hàng giá mười đô mỗi món, và bạn tưởng còn đủ mười món trong khi thực tế chỉ còn năm, sổ sách sẽ giấu mất năm mươi đô chi phí. Nghĩa là bạn sẽ nghĩ mình lãi nhiều hơn thực tế.

Chỉ ba báo cáo bạn cần đọc

Lập báo cáo tài chính là phần thưởng khi hoàn thành khóa sổ. Tuy vậy, bạn không cần đọc cả chục tài liệu phức tạp. Hãy tập trung vào ba phần cụ thể.

Báo cáo	Cho bạn biết điều gì	Vì sao quan trọng
Lãi và lỗ	Tổng doanh thu trừ tổng chi phí trong tháng.	Cho thấy hoạt động kinh doanh cốt lõi có thực sự làm ra tiền không.
Bảng cân đối kế toán	Tài sản, nợ phải trả và vốn chủ sở hữu tại đúng ngày đó.	Cho thấy mức ổn định tài chính tổng thể và bạn có đang nợ nhiều hơn mình sở hữu không.
Khoản phải thu	Danh sách khách hàng đang nợ bạn và họ trả trễ bao lâu.	Chỉ ra khách nào bạn cần gọi ngay để bảo vệ dòng tiền.

Bảng cân đối kế toán là một bức ảnh chụp nhanh. Nó liệt kê số dư ngân hàng, giá trị hàng tồn kho và tiền người khác nợ bạn là tài sản. Nó liệt kê hóa đơn nhà cung cấp chưa trả và khoản vay ngân hàng là nợ phải trả.

Hãy đọc các báo cáo này ngay trong ngày bạn khóa sổ xong. Tìm xu hướng. Lợi nhuận giảm dù doanh số tăng? Nghĩa là chi phí đang âm thầm tăng lên. Khách hàng trả tiền chậm hơn? Có thể bạn cần bắt đầu gửi nhắc thanh toán sớm hơn trong chu kỳ lập hóa đơn. So sánh tháng này với tháng trước để xem doanh nghiệp có đang đi đúng hướng không.

Việc cần làm tiếp theo

Khóa sổ cuối tháng thực tế là chuyện xây dựng thói quen. Hãy dành sẵn hai giờ trên lịch vào ngày mùng hai hoặc mùng ba tháng tới. Trân trọng cuộc hẹn này như một buổi gặp với khách hàng tốt nhất của bạn.

Để lần sau nhanh hơn, hãy bắt đầu sắp xếp giấy tờ ngay hôm nay. Tạo một thư mục đơn giản trên máy tính cho hóa đơn điện tử của nhà cung cấp và đặt một khay trên bàn cho biên lai giấy. Nếu bạn cần một cách có hệ thống để quản lý sổ sách, hãy khám phá các công cụ kế toán trong Paper & Pen để giữ sổ cái ngăn nắp suốt tháng. Đừng để giấy tờ chất đống. Một chút sắp xếp mỗi tuần biến khóa sổ cuối tháng thành việc bạn thực sự làm xong được.