الفوترة والمستندات
كشف الحساب (SOA)
كشف الحساب هو وثيقة تصدر للعميل تلخص جميع المعاملات المالية، بما في ذلك الفواتير والمدفوعات، خلال فترة محددة لتوضيح الرصيد المستحق الحالي.
ما هو كشف الحساب؟
عندما تبيع سلعاً أو خدمات بالآجل، فأنت بحاجة إلى طريقة واضحة لتوضح لعميلك ما يدين به بالضبط. يقدم كشف الحساب هذا الملخص، حيث يسرد جميع الأنشطة بينك وبين المشتري خلال إطار زمني محدد. وعادةً ما ترى تنسيقين رئيسيين: كشف الحساب بالرصيد المرحل، والذي يبدأ بالرصيد السابق غير المدفوع كبند مستقل، ثم يضيف الفواتير الجديدة ويخصم المدفوعات الأخيرة للوصول إلى إجمالي جديد. أما كشف الحساب بالبنود المفتوحة، فيسرد فقط الفواتير الفردية التي لا تزال غير مدفوعة، بغض النظر عن تاريخ إصدارها. يساعد كلا التنسيقين عملائك على مطابقة سجلات الحسابات الدائنة لديهم مع حسابات العملاء الخاصة بك. ومن خلال تقديم رؤية شفافة للعلاقة المالية، يقلل هذا المستند من النزاعات ويشجع على سداد الديون في الوقت المحدد.
Opening Balance + New Charges - Payments = Closing Balance
يحدد هذا الحساب المبلغ الإجمالي الذي يدين به العميل في نهاية فترة كشف الحساب.
كيف يعمل كشف الحساب
تبدأ العملية عندما تحدد دورة فوترة مع عميلك، غالباً في نهاية الشهر. يجمع نظامك المحاسبي جميع المعاملات المسجلة لهذا العميل المحدد. يحدد أولاً الرصيد الافتتاحي، وهو المبلغ المتبقي غير المدفوع من الفترة السابقة. بعد ذلك، يسرد النظام جميع الرسوم الجديدة، بما في ذلك الفواتير الضريبية والإشعارات المدينة الصادرة خلال الدورة الحالية. ثم يخصم أي مدفوعات مستلمة وإشعارات دائنة مطبقة. وأخيراً، يحسب النظام الرصيد الختامي. بعد ذلك، ترسل هذا المستند المجمع إلى العميل، ليقوم بمراجعة الكشف ومطابقته مع دفاتر الأستاذ الخاصة به للتحقق من تطابق جميع القيود. وإذا وافق على الرصيد الختامي، فإنه يرتب لدفع المبلغ المستحق.
- تحديد تاريخ كشف الحساب والنطاق الزمني المحدد لتغطيته.
- جلب الرصيد الافتتاحي من نهاية دورة الفوترة السابقة.
- إضافة جميع الفواتير الجديدة والإشعارات المدينة الصادرة خلال الفترة.
- طرح أي مدفوعات مستلمة وإشعارات دائنة صادرة للعميل.
- حساب الرصيد الختامي النهائي الذي يدين به العميل حالياً.
مثال توضيحي
تصدر شركة الخليج للتوريدات التجارية كشف حساب لعميل في 31 أكتوبر. كان لدى العميل رصيد افتتاحي بقيمة $500 من شهر سبتمبر. وخلال شهر أكتوبر، أصدرت شركة الخليج للتوريدات التجارية فاتورتين جديدتين؛ الفاتورة الأولى بقيمة $1,200 والثانية بقيمة $800. وقام العميل بسداد دفعة واحدة بقيمة $1,000 في 15 أكتوبر. ولمعرفة الرصيد الختامي، تضيف الشركة الفواتير الجديدة ($1,200 + $800 = $2,000) إلى الرصيد الافتتاحي ($500)، مما ينتج عنه $2,500. ثم تطرح دفعة السداد البالغة $1,000. ويظهر كشف الحساب رصيداً ختامياً نهائياً مستحقاً بقيمة $1,500.
أهمية هذا لمشروعك
يعد إرسال كشف حساب دوري أمراً حيوياً للحفاظ على تدفق نقدي صحي وتجنب الديون المعدومة. فعندما يفقد العملاء تتبع الفواتير الفردية، غالباً ما تتأخر مدفوعاتهم. يزيل الملخص الواضح أي التباس بشأن ما يدينون به ويسرع عملية السداد. كما أنه يعمل كأداة تحصيل لطيفة، تذكر العملاء بالمبالغ المتأخرة دون الحاجة إلى مكالمة هاتفية قد تكون محرجة. وإذا كانت هناك فروقات بين سجلاتك ودفاتر العميل، فإن هذا المستند يبرزها على الفور لتتمكن من حل المشكلات بسرعة. يتيح لك Paper & Pen إنشاء الفواتير، وعروض الأسعار، والإيصالات، كما أن نظام المبيعات والفوترة مجاني مدى الحياة.
انظر أيضاً
أسئلة
الأسئلة الشائعة
هل كشف الحساب هو نفسه الفاتورة؟
كم مرة يجب على الشركة إرسال كشف الحساب؟
مصطلحات ذات صلة
- Invoice الفاتورة هي مستند تجاري يصدره البائع للمشتري، يوضح تفاصيل المنتجات أو الخدمات المقدمة ويحدد المبلغ المستحق عن تلك المعاملة.
- الذمم المدينة تمثل الذمم المدينة إجمالي المبالغ المستحقة للمنشأة من عملائها مقابل سلع أو خدمات تم تسليمها ولم يتم دفع ثمنها بعد.
- تقرير أعمار الديون تقرير أعمار الديون هو مستند محاسبي يصنف حسابات الذمم المدينة أو الدائنة للشركة بناءً على المدة الزمنية التي ظلت فيها الفاتورة غير مدفوعة.
- المطالبة بالدفع المطالبة بالدفع هي عملية منهجية للتواصل مع العملاء لضمان تحصيل الحسابات المدينة، وتتضمن عادةً سلسلة من تذكيرات الدفع المتدرجة في الاستعجال للفواتير المتأخرة.
- إشعار دائن الإشعار الدائن هو مستند تجاري يصدره البائع للمشتري، يقلل أو يلغي المبلغ المستحق في فاتورة صادرة مسبقاً بسبب أخطاء أو مرتجعات أو تلفيات.
- إشعار مدين الإشعار المدين هو مستند تجاري يصدره المشتري لطلب رصيد دائن، أو البائع لزيادة المبلغ المستحق في فاتورة قائمة.