Petty Cash কী? · Paper & Pen

খুচরা নগদ কী?

ব্যবসা পরিচালনা করার সময় আপনাকে প্রায়শই অফিসের জন্য দুধ কেনা, ট্যাক্সি ভাড়া দেওয়া বা জরুরি স্টেশনারি কেনার মতো ছোটখাটো খরচের মুখোমুখি হতে হয়। এই সামান্য পরিমাণের জন্য চেক লেখা বা ব্যাংক ট্রান্সফার করা সময়সাপেক্ষ ও অদক্ষ পদ্ধতি। এর পরিবর্তে, আপনি খুচরা নগদ (petty cash) নামে পরিচিত কাগজের নোট বা কয়েনের একটি ছোট তহবিল রাখেন। এই অর্থের ওপর নিয়ন্ত্রণ বজায় রাখতে ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠানগুলো সাধারণত ইমপ্রেস্ট সিস্টেম (imprest system) ব্যবহার করে। এই পদ্ধতিতে আপনি তহবিলের জন্য একটি নির্দিষ্ট ব্যালেন্স নির্ধারণ করেন। যখন কোনো কর্মচারীর নগদের প্রয়োজন হয়, তখন তারা কেনাকাটার রসিদ বা ভাউচার জমা দেন। অবশিষ্ট নগদ এবং সংগৃহীত রসিদের মোট যোগফল সর্বদা নির্ধারিত ইমপ্রেস্ট ব্যালেন্সের সমান হতে হবে। নগদ টাকা কমে গেলে, তহবিলটি আবার আগের পরিমাণে ফিরিয়ে আনতে আপনি মূল ব্যাংক অ্যাকাউন্ট থেকে টাকা তোলেন এবং সেই সময়ে সাধারণ খতিয়ানে (general ledger) পুঞ্জীভূত খরচগুলো রেকর্ড করেন।

ইমপ্রেস্ট পুনঃপূরণ সূত্র

Replenishment Amount = Fixed Imprest Balance - Cash on Hand

এই হিসাবটি নির্ধারণ করে যে তহবিলটি আগের অবস্থায় ফিরিয়ে আনতে আপনাকে ব্যাংক থেকে ঠিক কত টাকা তুলতে হবে। পুনঃপূরণের পরিমাণটি আপনার সংগৃহীত রসিদগুলোর মোট যোগফলের সাথে হুবহু মিলে যাওয়া উচিত।

Petty cash যেভাবে কাজ করে

একটি petty cash তহবিলের কার্যক্রম শুরু হয় যখন আপনি আপনার ব্যবসায়িক ব্যাংক অ্যাকাউন্ট থেকে একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ টাকা তুলে একটি নিরাপদ ক্যাশ বাক্সে রাখেন। এই বাক্সটি পরিচালনা করার জন্য আপনি একজন নির্দিষ্ট কর্মচারীকে দায়িত্ব দেন, যাকে petty cash কাস্টডিয়ান (তত্ত্বাবধায়ক) বলা হয়। যখনই কারো কোনো ছোটখাটো কেনাকাটার প্রয়োজন হয়, কাস্টডিয়ান নগদ টাকা বুঝিয়ে দেন এবং বিনিময়ে একটি রসিদ সংগ্রহ করেন। অথবা, কর্মচারী নিজের টাকা দিয়ে জিনিসটি কিনে কাস্টডিয়ানের কাছে প্রতিস্থাপনের (reimbursement) জন্য রসিদ জমা দেন। কাস্টডিয়ান প্রতিটি লেনদেন একটি petty cash বইতে লিপিবদ্ধ করেন। নির্দিষ্ট সময় শেষে বা নগদ টাকা প্রায় শেষ হয়ে গেলে, কাস্টডিয়ান রসিদগুলোর মোট হিসাব করেন। এরপর আপনি খরচ হওয়া সমপরিমাণ টাকা ব্যাংক থেকে তুলে ক্যাশ বাক্সে জমা করেন, যা তহবিলটিকে আবার শুরুর ব্যালেন্সে ফিরিয়ে আনে।

প্রাথমিক ইমপ্রেস্ট ব্যালেন্স নির্ধারণ করতে ব্যাংক থেকে একটি নির্দিষ্ট পরিমাণ টাকা উত্তোলন করা।
ক্যাশ বাক্স সুরক্ষিত রাখতে এবং খরচ অনুমোদন করতে একজন নির্দিষ্ট কাস্টডিয়ান নিয়োগ করা।
প্রতিটি কেনাকাটার জন্য একটি বৈধ রসিদ বা ভাউচার সংগ্রহ করা।
একটি নির্দিষ্ট petty cash লগবুক বা স্প্রেডশীটে প্রতিটি খরচ রেকর্ড করা।
ব্যয় করা নগদের সমপরিমাণ টাকা স্থানান্তর করে তহবিলটি পুনরায় পূরণ করা।

বাস্তব উদাহরণ

Gulf Trading LLC একটি petty cash তহবিল গঠন করে যার নির্ধারিত ইমপ্রেস্ট ব্যালেন্স 500। মাসজুড়ে, কাস্টডিয়ান অফিসের চায়ের জন্য 40, কুরিয়ার সার্ভিসের জন্য 60 এবং জরুরি প্রিন্টারের কালির জন্য 150 প্রদান করেন। কাস্টডিয়ান এই তিনটি কেনাকাটার রসিদ সংগ্রহ করেন, যার মোট পরিমাণ 250। তহবিলটি যাচাই করতে কাস্টডিয়ান অবশিষ্ট নগদ টাকা গণনা করেন, যা 250 এর সমান হয়। হাতে থাকা নগদ (250) এবং রসিদের মোট পরিমাণ (250) যোগ করলে তা মূল 500 ইমপ্রেস্ট ব্যালেন্সের সাথে মিলে যায়। পরবর্তী মাসের জন্য তহবিলটি পুনরায় পূরণ করতে, ব্যবসাটি তার মূল ব্যাংক অ্যাকাউন্ট থেকে ঠিক 250 ক্যাশ বাক্সে স্থানান্তর করে।

আপনার ব্যবসার জন্য এটি কেন গুরুত্বপূর্ণ

চুরি রোধ করতে এবং আপনার আর্থিক রেকর্ড সঠিক রাখতে petty cash সঠিকভাবে পরিচালনা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। একটি কঠোর ইমপ্রেস্ট সিস্টেম ছাড়া, ছোট ছোট নগদ উত্তোলন দ্রুত জমা হয়ে বড় ধরনের অলিপিবদ্ধ লোকসানে পরিণত হতে পারে। এটি আপনার লাভের অনুপাতকে বিকৃত করে এবং আপনার ট্যাক্স রিপোর্টিংকে জটিল করে তোলে, কারণ আপনি নথিপত্রহীন ব্যবসায়িক খরচের জন্য কর ছাড়ের দাবি করার সুযোগ হারান। একজন নির্দিষ্ট কাস্টডিয়ান নিয়োগ করা স্পষ্ট জবাবদিহিতা তৈরি করে এবং প্রতিটি পয়সার হিসাব রাখা নিশ্চিত করে। এই প্রক্রিয়াটিকে আরও সহজ করতে, Paper & Pen সরাসরি আপনার সাধারণ খতিয়ানে (general ledger) জার্নাল এন্ট্রি পোস্ট করে, যা আপনাকে আপনার পুনঃপূরণকৃত petty cash খরচগুলো সঠিকভাবে রেকর্ড করতে সহায়তা করে। নিয়মিত সমন্বয় (reconciliation) আপনার ওয়ার্কিং ক্যাপিটালকে সুরক্ষিত রাখে এবং আর্থিক শৃঙ্খলা বজায় রাখে।

আরও দেখুন

প্রশ্ন

সাধারণ প্রশ্নসমূহ

petty cash এবং cash on hand এর মধ্যে পার্থক্য কী?

Cash on hand একটি বিস্তৃত শব্দ যার মধ্যে একটি ব্যবসার কাছে থাকা সমস্ত নগদ টাকা অন্তর্ভুক্ত থাকে, যেমন রিটেইল রেজিস্টারে থাকা নগদ এবং ব্যাংকে জমা দেওয়ার অপেক্ষায় থাকা অর্থ। Petty cash হলো সেই cash on hand এর একটি নির্দিষ্ট এবং সীমিত অংশ, যা কেবল ছোটখাটো দৈনন্দিন ব্যবসায়িক খরচ মেটানোর জন্য আলাদা করে রাখা হয়।

একটি petty cash তহবিল কত ঘন ঘন পুনরায় পূরণ করা উচিত?

যখনই নগদ টাকা এমন স্তরে নেমে যায় যা দিয়ে প্রত্যাশিত ছোটখাটো খরচ আর চালানো সম্ভব নয়, তখনই আপনার তহবিলটি পুনরায় পূরণ করা উচিত। কিছু ব্যবসার ক্ষেত্রে এটি সাপ্তাহিক ভিত্তিতে ঘটে, আবার অন্যদের ক্ষেত্রে মাসে মাত্র একবার ক্যাশ বাক্সটি টপ-আপ করার প্রয়োজন হতে পারে। সমস্ত খরচ সঠিকভাবে রেকর্ড করা হয়েছে তা নিশ্চিত করতে আপনার আর্থিক রিপোর্টিং সময়ের শেষেও এটি পুনরায় পূরণ করা উচিত।

petty cash এর হিসাব না মিললে কী হয়?

যদি অবশিষ্ট নগদ এবং রসিদের যোগফল নির্ধারিত ইমপ্রেস্ট ব্যালেন্সের সমান না হয়, তবে আপনার ক্যাশ উদ্বৃত্ত (overage) বা ঘাটতি (shortage) রয়েছে। কোনো রসিদ হারিয়ে গেছে কি না বা ভুল খুচরা টাকা দেওয়া হয়েছে কি না তা দেখতে আপনাকে অসঙ্গতিটি তদন্ত করতে হবে। যদি হারিয়ে যাওয়া অর্থ খুঁজে পাওয়া না যায়, তবে আপনাকে সাধারণ খতিয়ানে (general ledger) এই পার্থক্যটি খরচ হিসেবে রেকর্ড করতে হবে।

খুচরা নগদ