Nabídka, rozpočet, nebo zálohová faktura: co poslat klientovi
Paper & Pen
Když klientovi pošlete špatný cenový doklad, vzniká okamžité finanční riziko i starosti v účetnictví. Pokud si kupující splete hrubý rozpočet s právně závaznou nabídkou, skončíte tak, že ponesete nečekané náklady nebo se budete přít o konečnou fakturu. Když přesně víte, kdy který doklad použít, chráníte svou marži a vaše daňové záznamy zůstanou v pořádku.
Finanční riziko záměny cenových dokladů
Mnoho živnostníků a majitelů malých firem používá slova rozpočet a nabídka jako synonyma. Tento zvyk vytváří vážné finanční závazky. Pokud pošlete doklad s názvem „Nabídka“, ale mysleli jste ho jako hrubý odhad, klient má právo vás na této přesné částce držet. Pokud se náklady na materiál náhle zdvojnásobí, ztrátu ponesete vy.
Naopak pokud pošlete „Rozpočet“ firemnímu nákupnímu oddělení, které k vystavení objednávky potřebuje pevnou nabídku, vaše papíry odmítne. Tím se posune začátek zakázky a vaše platba se odsune dál v kalendáři.
Z účetního hlediska vede záměna předběžného dokladu s konečnou fakturou ke dvojímu započtení výnosů. Žádný z těchto tří dokladů nevytváří formální zápis ve vašich pohledávkách. Neříkají vašemu účetnímu softwaru, že vám klient dluží peníze. Navíc nevytvářejí okamžik zdanitelného plnění. Okamžik zdanitelného plnění, neboli datum uskutečnění plnění, je chvíle, kdy musíte zaúčtovat DPH nebo daň z prodeje. Obvykle ho spouští dodání zboží, přijetí platby nebo vystavení konečné daňové faktury, ne odeslání předběžného cenového dokladu.
Kdy poslat rozpočet
Rozpočet je kvalifikovaný odhad. Posíláte ho, když klient chce znát cenu, ale přesný rozsah práce nebo náklady na materiál zatím nejsou jasné. To je velmi běžné ve službách, stavebnictví a zakázkové výrobě.
Představte si vývojáře, který má vytvořit mobilní aplikaci na míru. Klient má obecnou představu o funkcích, ale návrh ještě nemá dokončený. Vývojář odhadne, že zakázka zabere 150 hodin při sazbě $80 za hodinu, tedy celkem $12,000. Během práce klient požaduje další funkce. Protože první doklad byl rozpočet, vývojář může oprávněně účtovat dalších 30 hodin potřebných na nové požadavky a konečná faktura činí $14,400.
Pravidlo pro rozhodnutí: Rozpočet pošlete, když konečná cena závisí na proměnných, které nemáte přímo pod kontrolou.
Je závazný? Ne. Rozpočet není právní nabídka. Pokud ho klient přijme, souhlasí s vaší sazbou a předpokládaným harmonogramem, ale nezavazuje vás k přesné konečné ceně.
Vytváří pohledávku nebo okamžik zdanitelného plnění? Ne. Je to jen komunikační nástroj. Pro urychlení můžete použít tvorbu rozpočtů zdarma a vytvářet profesionální doklady, které jasně uvádějí, že cena je orientační.
Kdy poslat nabídku
Nabídka je pevná, neměnná cena za konkrétní zboží nebo služby. Posíláte ji, když přesně víte, co zakázka obnáší, jak dlouho potrvá a kolik bude stát materiál.
Představte si cateringovou firmu najatou na firemní akci. Klient chce konkrétní menu pro přesně 200 hostů. Firma zná přesné náklady na suroviny, kuchyňský personál i dopravu. Vystaví nabídku na $5,000. Klient ji přijme. Týden před akcí vzroste velkoobchodní cena drůbeže. Firma tento nečekaný náklad nemůže přenést na klienta. Nabídka cenu zafixovala a firma ji musí dodržet, i když to znamená o něco nižší zisk z této akce.
Pravidlo pro rozhodnutí: Nabídku pošlete, když je rozsah práce přesně vymezený a cenu můžete na určitou dobu garantovat.
Je závazná? Ano. Nabídka představuje formální právní návrh. Pokud ji klient přijme v době platnosti (obvykle 14 až 30 dní), jste právně povinni dodat uvedené zboží nebo služby za tuto přesnou cenu.
Vytváří pohledávku nebo okamžik zdanitelného plnění? Ne. Přijetím nabídky vzniká smlouva, ale zboží jste stále nedodali ani klientovi nefakturovali. K zaúčtování výnosu a vzniku okamžiku zdanitelného plnění musíte vystavit konečnou fakturu.
Kdy poslat zálohovou fakturu (proforma)
Zálohová faktura (proforma) vypadá přesně jako běžná faktura, ale slouží úplně jinému účelu. Je to potvrzená kupní dohoda zaslaná před dodáním zboží nebo služeb.
Firmy obvykle používají zálohovou fakturu (proforma) ve dvou situacích. Zaprvé ji vyžaduje mezinárodní obchod pro celní prohlášení, aby kupující mohl zajistit dovozní cla dřív, než zásilka dorazí. Zadruhé ji firmy používají k vyžádání zálohy od nového klienta.
Představte si výrobce, který vyváží oblečení maloobchodníkovi. Maloobchodník souhlasí s nákupem 1,000 košil. Než výrobce naloží košile na nákladní loď, vystaví zálohovou fakturu (proforma). Maloobchodník s ní zajistí potřebné prostředky a připraví místní celní prohlášení pro příchozí dovoz. Výrobce přijme zálohu, odešle zboží a teprve pak vystaví konečnou obchodní daňovou fakturu, která transakci uzavře.
Pravidlo pro rozhodnutí: Zálohovou fakturu (proforma) pošlete, když klient s prodejem souhlasil, cena je pevná a potřebujete formální doklad k zajištění zálohy nebo k vyřízení zásilky.
Je závazná? Ano. Představuje závaznou dohodu mezi kupujícím a prodávajícím.
Vytváří pohledávku nebo okamžik zdanitelného plnění? Ne. Zálohová faktura (proforma) je jen zástupný doklad. Nepatří do knihy prodejů. Pokud ji ale klient zaplatí, tato záloha ve většině jurisdikcí vyvolá okamžik zdanitelného plnění. Pak musíte k platbě vystavit konečnou daňovou fakturu, která oficiálně zaznamená výnos i daňovou povinnost.
Srovnání: rozpočet vs nabídka vs zálohová faktura
Aby byla vaše fakturace přesná, řiďte se při výběru dokladu touto souhrnnou tabulkou.
| Doklad | Pevná cena? | Po přijetí právně závazný? | Vytváří pohledávku? | Vytváří okamžik zdanitelného plnění? |
|---|---|---|---|---|
| Rozpočet | Ne | Ne | Ne | Ne |
| Nabídka | Ano | Ano | Ne | Ne |
| Zálohová faktura (proforma) | Ano | Ano | Ne | Ne (do zaplacení) |
Jak jednat s klienty, kteří berou rozpočet jako pevnou cenu
Jednou z nejdražších chyb poskytovatele služeb je dovolit klientovi brát rozpočet jako závaznou nabídku. Když zakázka trvá déle, než se čekalo, a vy vystavíte konečnou fakturu na vyšší částku, klient ji nevyhnutelně rozporuje.
Pokud klient předpokládá, že váš rozpočet je pevná cena, musíte ho okamžitě opravit. Takto svou firmu ochráníte:
- Používejte jasné pojmy: Na doklad, který má být rozpočtem, nikdy nepište slova „nabídka“ nebo „cenová nabídka“. Zajistěte, aby název dokladu byl naprosto jasný.
- Přidejte písemné upozornění: Na konec rozpočtů vložte standardní doložku. Jasně uveďte, že doklad je přibližným odhadem nákladů podle aktuálních informací a že konečná faktura se může lišit.
- Nechte podepsat rozsah, ne jen cenu: Když klient rozpočet schvaluje, ujistěte se, že schvaluje hodinovou sazbu i rozsah zakázky.
- Později převeďte na nabídku: Pokud klient chce pevnou cenu ještě před zahájením práce, musíte si udělat potřebný průzkum a náklady zafixovat. Jakmile máte jistotu, vystavte formální nabídku.
- O překročení informujte včas: Pokud jste v polovině zakázky a zjistíte, že konečná cena výrazně překročí rozpočet, přestaňte pracovat. Kontaktujte klienta, vysvětlete komplikaci a před pokračováním získejte jeho souhlas s novou předpokládanou částkou.
Co dělat dál
Správná volba dokladu předchází sporům, chrání marži a udržuje vaše účetnictví čisté. Pokud si nejste jisti náklady, začněte rozpočtem. Pokud přesně víte, co zakázka vyžaduje, vystavte nabídku. Když potřebujete platbu před dodáním, pošlete zálohovou fakturu (proforma).
Abyste všechny tři doklady zvládli bez ručního přepisování údajů, používejte specializovaný systém. V Paper & Pen vytvoříte rozpočty i nabídky, pošlete je klientům e-mailem nebo odkazem přes WhatsApp a jedním kliknutím je převedete na konečné faktury. Váš postup zůstane uspořádaný a nikdy neztratíte přehled o schválené ceně.
Projděte si svůj fakturační proces ještě dnes. Zkontrolujte šablony dokladů, ověřte, že máte upozornění na svém místě, a prozkoumejte naše funkce fakturace, které automatizují váš prodejní cyklus od prvního návrhu po konečnou platbu.