Über Grenzen hinweg bezahlt werden, ohne Marge zu verlieren

Sie kalkulieren ein Projekt sorgfältig, um einen Gewinn zu sichern. Doch bis die Zahlung des internationalen Kunden auf Ihrem Konto ankommt, ist Ihre Marge verschwunden. Zwischen schwankenden Wechselkursen und unerwarteten Abzügen von zwischengeschalteten Banken kosten Rechnungen über Grenzen hinweg Unternehmen oft viel mehr als gedacht.

Die richtige Währung für Ihre Rechnung wählen

Verkaufen Sie an einen Kunden in einem anderen Land, ist die erste Entscheidung, welche Währung auf der Rechnung steht. Meist haben Sie drei Möglichkeiten: Ihre eigene Landeswährung, die Landeswährung des Kunden oder eine weit gehandelte dritte Währung wie den US-Dollar oder den Euro.

Die Abrechnung in Ihrer eigenen Landeswährung ist für Ihre Liquidität die sicherste Wahl. Erwarten Sie 5,000 Omanische Rial, stellen Sie genau diesen Betrag in Rechnung. Der Kunde geht zu seiner Bank, beauftragt die Überweisung von 5,000 Omanischen Rial, und seine Bank berechnet, wie viel seiner Landeswährung dafür nötig ist. Sie erhalten genau, was Sie berechnet haben.

Viele große internationale Kunden möchten aber lieber in ihrer eigenen Währung abgerechnet werden, um ihre eigene Buchhaltung zu vereinfachen. Stimmen Sie dem zu, übernehmen Sie das Wechselkursrisiko. Eine dritte Möglichkeit ist eine große Weltwährung. Das ist in Regionen wie Südasien und am Golf verbreitet, wo Unternehmen im internationalen Handel oft standardmäßig in US-Dollar abrechnen.

Das Wechselkursrisiko verstehen

Das Wechselkursrisiko ist die finanzielle Unsicherheit durch Währungsschwankungen zwischen dem Tag, an dem Sie die Rechnung ausstellen, und dem Tag, an dem der Kunde tatsächlich zahlt.

Stellen Sie eine Rechnung in Fremdwährung mit 30 Tagen Zahlungsziel aus, bewegt sich der Wert dieser Währung in diesen 30 Tagen. Wird die Währung gegenüber Ihrem eigenen Geld schwächer, ist die Zahlung, die Sie am Ende erhalten, weniger wert als geplant. Das senkt Ihre Gewinnmarge direkt.

Hier ein Vergleich, wie verschiedene Währungen beeinflussen, wer das finanzielle Risiko trägt:

Rechnungswährung	Wer trägt das Wechselkursrisiko?	Wirkung auf die erhaltene Zahlung
Ihre Landeswährung	Der Kunde	Sie erhalten genau den berechneten Betrag.
Landeswährung des Kunden	Sie (der Lieferant)	Der Betrag, den Sie am Ende erhalten, hängt vom Marktkurs am Tag der Überweisung ab.
Dritte Währung (z. B. USD)	Beide Seiten	Sie und der Kunde tragen Unsicherheit, je nachdem, wie sich Ihre jeweiligen Währungen gegenüber der dritten Währung bewegen.

Müssen Sie in Fremdwährung abrechnen, sollten Sie dieses Risiko schon in Ihren ersten Preis einrechnen. Erstellen Sie Ihre Vorschläge mit Angeboten, können Sie einen kleinen Puffer auf den Preis legen, der Sie vor kleineren Kursschwankungen schützt, noch bevor der Kunde dem Auftrag zustimmt.

Warum der Rechnungskurs für Ihre Bücher zählt

Die gewählte Währung wirkt nicht nur auf Ihren Kontostand. Sie wirkt auch direkt auf Ihre Buchhaltung und darauf, wie Sie Ihre Bruttomarge berechnen.

Stellen Sie eine Rechnung in Fremdwährung aus, muss Ihr Buchhaltungssystem diesen Umsatz am Ausstellungstag in Ihrer Basiswährung erfassen. Stellen Sie zum Beispiel eine Rechnung über 10,000 US-Dollar aus, erfassen Ihre Bücher den Gegenwert in Ihrer Landeswährung zum Wechselkurs genau dieses Tages.

Dreißig Tage später zahlt der Kunde die 10,000 US-Dollar. Bis dahin hat sich der Kurs geändert. Kommt das Geld auf Ihrem Konto in Landeswährung an, ergibt es einen anderen Betrag als den, den Sie ursprünglich erfasst haben.

Diesen Unterschied nennt man realisierten Kursgewinn oder Kursverlust. Erhalten Sie zum neuen Kurs mehr Landeswährung als ursprünglich erfasst, haben Sie einen realisierten Gewinn. Erhalten Sie weniger, haben Sie einen realisierten Verlust. Diesen Unterschied müssen Sie in Ihren Buchhaltungs-Konten erfassen, damit Ihre Gewinn- und Verlustrechnung die Wirklichkeit des Geschäfts genau zeigt. Wer diesen Schritt auslässt, hat am Ende des Geschäftsjahres unordentliche Bücher und ungenaue Steuermeldungen.

Bankgebühren und Gebühren zwischengeschalteter Banken im Griff

Wechselkurse sind nur die halbe Rechnung bei Zahlungen über Grenzen hinweg. Die andere Hälfte sind Bankgebühren. Fließt Geld international über das SWIFT-Netz, läuft es oft über eine oder mehrere zwischengeschaltete Banken, bevor es Ihr Konto erreicht. Diese Banken arbeiten nicht umsonst.

Beauftragt ein Kunde eine internationale Überweisung, fragt seine Bank, wer die Überweisungsgebühren trägt. Der Kunde kann einen von drei Weisungscodes wählen:

• OUR: Der Kunde trägt alle Bankgebühren. Sie erhalten den vollen Rechnungsbetrag.
• SHA (geteilt): Der Kunde trägt die Gebühren seiner eigenen Bank, aber zwischengeschaltete Banken ziehen ihre Gebühren direkt vom überwiesenen Betrag ab. Sie erhalten weniger als berechnet.
• BEN (Begünstigter): Sie tragen alle Bankgebühren. Die Bank des Kunden und alle zwischengeschalteten Banken ziehen ihre Gebühren vom Hauptbetrag ab. Sie erhalten deutlich weniger als berechnet.

Viele Kunden wählen standardmäßig SHA, weil es fair wirkt, die Kosten zu teilen. Gebühren zwischengeschalteter Banken können aber überraschend hoch sein. Um Ihre Marge zu schützen, nennen Sie Ihre Zahlungsbedingungen ausdrücklich auf Ihren Rechnungen. Fügen Sie einen klaren Hinweis hinzu, dass alle Zahlungen frei von Bankgebühren für den Begünstigten erfolgen müssen, und bitten Sie den Kunden, bei der Überweisung die Option „OUR“ zu wählen.

Wichtige Unterlagen für Finanzabteilungen im Ausland

Einen internationalen Kunden zur Zustimmung zu Ihren Bedingungen zu bewegen, ist ein guter erster Schritt. Seine Finanzabteilung kann aber nicht einfach nach Belieben Geld über Grenzen überweisen. Internationale Überweisungen sind streng geregelt, um Geldwäsche und Kapitalflucht zu verhindern.

Bevor eine Finanzabteilung im Ausland eine Zahlung freigeben kann, braucht sie meist bestimmte Unterlagen von Ihnen. Liefern Sie diese nicht vorab, verzögert sich Ihre Zahlung, während man Ihnen wegen der Papiere nachläuft.

Erstens braucht sie eine einwandfrei aufgebaute Handelsrechnung. Ein einfaches Textdokument reicht nicht. Die Rechnung muss Ihren Firmennamen, Ihre eingetragene Adresse und Ihre genauen Bankdaten (mit SWIFT/BIC-Code und IBAN) klar nennen. Je nach Land braucht sie vielleicht auch eine Proformarechnung, bevor sie überhaupt den Bestellvorgang starten kann.

Zweitens verlangen viele Länder, dass Kunden auf Zahlungen an ausländische Auftragnehmer oder Lieferanten Quellensteuer einbehalten. Damit diese Quellensteuer nicht von Ihrer Zahlung abgezogen wird, müssen Sie oft eine Ansässigkeitsbescheinigung Ihrer Regierung vorlegen. Sie belegt, dass Sie in Ihrem Heimatland Steuern zahlen, und erlaubt dem Kunden, eine Befreiung nach dem Doppelbesteuerungsabkommen anzuwenden. Fragen Sie bei Ihrer lokalen Steuerbehörde nach, wie Sie diese Bescheinigung beantragen.

Drittens fragt sie vielleicht nach einer Kopie Ihrer Gründungsurkunde oder Ihres Handelsregisterauszugs, um zu prüfen, dass Sie ein echtes Unternehmen sind. Haben Sie einen Ordner mit all diesen üblichen Unterlagen bereit, den Sie per E-Mail senden können, beschleunigt das Ihre internationalen Zahlungen deutlich.

Ihre internationalen Zahlungsbedingungen aufbauen

Um Streit und schwindende Margen zu vermeiden, müssen Ihre internationalen Zahlungsbedingungen vollständig sein. Ein einfaches „30 Tage netto“ reicht bei Geschäften über Grenzen hinweg nicht.

Ihre Bedingungen sollten die genaue Währung der Rechnung nennen. Rechnen Sie in Fremdwährung ab, erwarten aber Zahlung in Ihrer Landeswährung, müssen Sie festlegen, welcher Wechselkurs gilt (zum Beispiel der Kurs der Zentralbank am Zahlungstag).

Nehmen Sie außerdem die oben genannten Hinweise zu Bankgebühren auf. Ignoriert ein Kunde diese Bedingungen und kommt seine Zahlung wegen Bankgebühren zu niedrig an, müssen Sie entscheiden, ob Sie den Verlust tragen oder dem Restbetrag nachlaufen. Kleinen Restbeträgen über Grenzen hinweg nachzulaufen, lohnt sich selten. Deshalb ist es so wichtig, die Regeln vor Arbeitsbeginn klar festzulegen. Mit Paper & Pen speichern Sie diese internationalen Zahlungsbedingungen als Standardhinweise in Ihren Rechnungsvorlagen, damit Sie sie auf künftigen Rechnungen nie vergessen.

Die nächsten Schritte

Gehen Sie Ihre aktuelle Liste internationaler Kunden durch und prüfen Sie, wie viel Marge Sie an Wechselkurse und versteckte Gebühren verlieren. Passen Sie dann Ihre Standardbedingungen im Vertrag an: Legen Sie klar fest, wer das Währungsrisiko trägt, und bestimmen Sie, dass alle Überweisungsgebühren vom Auftraggeber zu tragen sind. Sammeln Sie schließlich Ansässigkeitsbescheinigung und Handelsregisterunterlagen in einem Ordner, damit Sie sie Finanzabteilungen im Ausland sofort geben können, wenn sie danach fragen. Wenn Sie die Rechnungsstellung in der Hand haben, landet der Gewinn, den Sie auf dem Papier berechnen, auch wirklich auf Ihrem Konto.