So kalkulieren Sie einen Auftrag, damit Sie wirklich Geld verdienen

Sie schließen ein großes Kundenprojekt ab, kassieren die Schlusszahlung und merken, dass sich Ihr Kontostand kaum bewegt hat. Das Problem ist meist nicht, dass Sie zu langsam arbeiten, sondern dass Sie den Auftrag kalkuliert haben, ohne Ihre wahren Kosten oder die einfache Mathematik des Gewinns zu berücksichtigen.

Jede direkte Kostenart erfassen

Bereiten Sie ein Angebot vor, erfassen Sie als Erstes alle direkten Kosten. Direkte Kosten sind Ausgaben, die allein mit der Lieferung genau dieses Projekts verbunden sind. Nehmen Sie den Auftrag nicht an, entstehen diese Kosten nicht.

Bei einem freien Grafikdesigner kann eine direkte Kostenart die Lizenz für ein bestimmtes Stockfoto sein, eine Schrift, die der Kunde verlangt, oder die Druckkosten für gedruckte Materialien. Bei einem Möbelbauer für Sonderanfertigungen gehören das Rohholz, die spezielle Hardware und die Öle für die Oberfläche zu den direkten Kosten.

Auch die direkte Arbeit gehört dazu. Bezahlen Sie einen Subunternehmer oder einen Mitarbeiter stundenweise für dieses Projekt, sind das direkte Kosten. Selbst als Einzelunternehmer sollten Sie Ihrer eigenen Arbeit einen Stundenwert geben. Bauen Sie zwanzig Stunden an einem Schrank und bewerten Ihre Arbeit mit 30 pro Stunde, betragen Ihre direkten Arbeitskosten 600. Wer die eigene Zeit nicht einrechnet, kauft sich einen Job, statt ein Unternehmen zu führen.

Diese Bestandteile verfolgen Sie leichter mit einem System mit richtiger Lagerverwaltung, das schwankende Materialkosten im Blick behält. Erhöht Ihr Lieferant den Preis für Rohstoffe, müssen Ihre Berechnungen der direkten Kosten sofort angepasst werden.

Gemeinkosten ehrlich verteilen

Direkte Kosten sind nur die halbe Geschichte. Der stille Feind der Rentabilität kleiner Unternehmen sind die Gemeinkosten. Dazu gehören die Ausgaben, die Sie zahlen, nur um Ihren Betrieb offen zu halten, egal wie viele Aufträge Sie gewinnen oder verlieren.

Typische Gemeinkosten sind:

• Miete für Büro, Studio oder Werkstatt
• Rechnungen für Strom, Wasser und Internet
• Software-Abonnements und Website-Hosting
• Versicherungsbeiträge
• Kosten für Marketing und Werbung
• Gebühren für Buchhaltung, Lohnbuchhaltung und Rechtsberatung
• Abschreibung Ihrer Werkzeuge und Geräte

Um einen Auftrag richtig zu kalkulieren, verteilen Sie einen Teil Ihrer jährlichen Gemeinkosten auf jedes Projekt, das Sie annehmen. Eine gängige Methode: Berechnen Sie Ihre gesamten Gemeinkosten für das Jahr und teilen Sie sie durch Ihre abrechenbaren Stunden im Jahr.

Betragen Ihre jährlichen Gemeinkosten 24,000 und planen Sie 1,200 abrechenbare Stunden, liegt Ihr Gemeinkostensatz bei 20 pro Stunde. Bieten Sie einen Auftrag an, der zehn Stunden Ihrer Zeit braucht, müssen Sie 200 zu Ihrer Kostenschätzung addieren, nur um die Gemeinkosten zu decken. Lassen Sie diesen Schritt aus, fressen Nebenkosten und Miete Ihren Gewinn auf. Viele Unternehmer übersehen die Gemeinkosten, weil sie sich von der täglichen Arbeit losgelöst anfühlen, doch sie sind ganz reale Kosten des Geschäfts.

Marge oder Aufschlag: die große Preisfalle

Kennen Sie Ihre Gesamtkosten (direkte Kosten plus Gemeinkosten), müssen Sie Ihren Gewinn hinzufügen. Hier passiert der häufigste Rechenfehler bei der Preisgestaltung kleiner Unternehmen. Unternehmer verwechseln oft Aufschlag und Marge.

Der Aufschlag ist ein Prozentsatz, den Sie auf Ihre Gesamtkosten addieren, um zum Verkaufspreis zu kommen. Die Marge (genauer die Bruttomarge) ist der Prozentsatz Ihres Verkaufspreises, der Gewinn ist.

Viele Unternehmer wollen bei einem Auftrag 20 Prozent Gewinnmarge. Sie nehmen ihre Gesamtkosten, berechnen 20 Prozent davon und schlagen sie auf. Das ist ein Aufschlag, und mathematisch verfehlen Sie damit garantiert Ihre angestrebte Marge. Die Marge wird vom Endpreis berechnet, nicht von den Kosten. Diesen Unterschied zu verstehen, ist die Grundlage für geschäftlichen Erfolg.

Die Lücke sehen: derselbe Auftrag, zweimal kalkuliert

Warum dieser Rechenfehler so gefährlich ist, zeigt ein konkretes Beispiel. Angenommen, Sie haben die Gesamtkosten eines Auftrags (Material, Arbeit und Gemeinkosten) auf genau 1,000 berechnet. Sie wollen eine Gewinnmarge von 20 Prozent.

Sehen wir uns an, was passiert, wenn Sie die fehlerhafte Aufschlagsmethode mit der richtigen Margenmethode vergleichen.

Kennzahl	Fehlerhafte Aufschlagsmethode	Richtige Margenmethode
Gesamtkosten	1,000	1,000
Angestrebter Gewinn	20%	20%
Berechnung	1,000 + (1,000 * 0.20)	1,000 / (1 - 0.20)
Verkaufspreis	1,200	1,250
Tatsächlicher Gewinn	200	250
Tatsächlich erreichte Marge	16.67% (200 / 1,200)	20.00% (250 / 1,250)

Mit der Aufschlagsmethode haben Sie 200 auf Ihre Kosten addiert. 200 sind aber nur 16.67 Prozent Ihres Verkaufspreises von 1,200. Ihr Ziel von 20 Prozent Marge haben Sie komplett verfehlt.

Für eine echte Marge von 20 Prozent teilen Sie Ihre Gesamtkosten durch 0.80 (also 1 minus Ihre Zielmarge von 0.20). Das ergibt einen Verkaufspreis von 1,250. Ihr Gewinn beträgt 250, genau 20 Prozent von 1,250.

Dieser Unterschied von 50 wirkt bei einem einzelnen Auftrag über 1,000 klein. Über ein Geschäftsjahr und Hunderte Rechnungen hinweg zieht dieser Fehler aber Tausende von Ihrem Konto ab. Er verzerrt auch Ihre Finanzplanung und lässt Sie glauben, Sie hätten ein Sicherheitspolster, das es gar nicht gibt.

Was tun, wenn ein Kunde um Rabatt bittet

Legen Sie Ihren sorgfältig berechneten Preis vor, bitten Kunden oft um einen Rabatt. Die erste Reaktion vieler Freiberufler und kleiner Unternehmer ist, den Preis einfach zu senken, um den Auftrag zu bekommen.

Senken Sie den Preis, ohne den Auftrag zu ändern, kommt jeder Cent dieses Rabatts direkt aus Ihrem Gewinn. Ihr Material kostet gleich viel. Ihre Gemeinkosten sind gleich. Ihre Arbeit dauert gleich lange. Senken Sie den Preis des Auftrags von 1,250 auf 1,100, haben Sie nicht nur 12 Prozent Rabatt gegeben. Sie haben 150 Ihres Gewinns von 250 vernichtet, also 60 Prozent weniger Geld, das Sie wirklich mit nach Hause nehmen.

Statt den Preis zu senken, verhandeln Sie den Umfang. Hat der Kunde ein festes Budget, bieten Sie an, bestimmte Leistungen zu streichen, um diese Zahl zu erreichen. Ein Webentwickler bietet vielleicht weniger Seitenvorlagen an. Ein Berater bietet einen Online-Workshop statt einer Reise zum Kunden an. Ein Bauunternehmer nutzt Standardmaterial statt hochwertiger Oberflächen.

Einigen Sie sich auf den neuen Umfang, halten Sie ihn klar fest. Mit einem kostenlosen Angebotsgenerator erstellen Sie ein professionelles Dokument, das genau zeigt, was enthalten ist und was gestrichen wurde. So schützen Sie Ihre Marge und kommen dem Budget des Kunden trotzdem entgegen.

Achten Sie immer darauf, dass Ihre Bedingungen vor Arbeitsbeginn klar sind. Es ist auch klug festzulegen, wie lange der Preis gilt, besonders wenn Materialkosten in Ihrer Branche schwanken. Müssen Sie für eine Vorauszahlung eine förmliche Proformarechnung ausstellen, achten Sie darauf, dass sie genau den vereinbarten Umfang und den berechneten Preis zeigt.

Die nächsten Schritte für Ihr Unternehmen

Aufträge richtig zu kalkulieren ist eine Gewohnheit, die Sie in Ihren Alltag einbauen müssen. Gehen Sie gleich jetzt Ihre letzten drei abgeschlossenen Projekte durch. Berechnen Sie Ihre wahren direkten Kosten, setzen Sie einen realistischen Gemeinkostensatz pro Stunde an und prüfen Sie mit der richtigen Divisionsmethode, ob Sie Ihre Zielmarge erreicht haben.

Stellen Sie fest, dass Sie zu wenig berechnet haben, passen Sie Ihre Preisformel für Ihr nächstes Angebot an. Verfolgen Sie Ihre Kosten mit Paper & Pen und senden Sie Ihren Kunden aktualisierte Angebote. Entschuldigen Sie sich nicht dafür, Ihre Arbeit richtig zu bepreisen. Ein Unternehmen, das keinen Gewinn macht, ist nur ein teures Hobby, und Sie verdienen eine faire Bezahlung für den Wert, den Sie liefern.