Ein Monatsabschluss, den ein kleines Unternehmen wirklich schafft

Sie setzen sich am Zwanzigsten des Monats hin, um Ihre Konten durchzugehen, und merken, dass Sie nicht mehr wissen, warum ein Lieferant Ihnen vor drei Wochen etwas berechnet hat. In Konzernen gilt der Monatsabschluss als festes Ritual, für kleine Unternehmer ist er meist eine lästige Verwaltungsaufgabe. Ohne eigene Finanzabteilung brauchen Sie einen Abschluss, der praktisch und schnell ist und sich auf die Wirklichkeit konzentriert.

Warum ein schneller Abschluss besser ist als ein perfekter

Ein häufiger Fehler kleiner Unternehmer ist, mit dem Abschluss zu warten, bis jeder einzelne Beleg da ist. Schließen Sie den Januar erst am fünfundzwanzigsten Februar ab, sind die Finanzzahlen für Entscheidungen schon nutzlos. Ein etwas grober Abschluss bis zum Fünften des Monats ist viel besser als ein perfekter, der drei Wochen zu spät kommt.

Schließen Sie Ihre Bücher früh ab, erkennen Sie unbezahlte Rechnungen und fassen nach, solange sich der Kunde noch an Ihre Arbeit erinnert. Sie bemerken einen plötzlichen Anstieg der Materialkosten und passen Ihre Preise an, bevor Sie neue Aufträge annehmen. Akzeptieren Sie, dass ein fehlender kleiner Beleg für einen Barkauf im Folgemonat erfasst werden kann. Ihr Hauptziel ist ein schnelles, klares Bild Ihrer finanziellen Lage.

Sehen Sie Ihren Monatsabschluss als Kompass. Ein Kompass, der Ihnen Ihre genaue Position einen Monat nachdem Sie sich verirrt haben zeigt, ist nutzlos. Ein Kompass, der Ihnen jetzt eine sehr gute Schätzung der Nordrichtung gibt, rettet Ihr Unternehmen. Tempo gibt Ihnen die Möglichkeit zu reagieren.

Schritt 1: Nicht abgerechnete Arbeit und fehlende Rechnungen erfassen

Beginnen Sie Ihren Abschluss mit dem Umsatz. Es passiert schnell, dass man eine Leistung erbringt oder ein Produkt verschickt und vergisst, die Schlussrechnung zu senden, besonders wenn der Alltag viel verlangt.

Gehen Sie Projektnotizen, Stundenzettel und Lieferprotokolle durch. Ist ein Auftrag fertig, müssen Sie ihn abrechnen. Wurde ein Angebot angenommen, prüfen Sie, ob die Schlussrechnung dem vereinbarten Betrag entspricht. Haben Sie für ein großes Projekt eine Anzahlung genommen, prüfen Sie, ob Sie den Meilenstein für die nächste Rechnung erreicht haben. Senden Sie Stammkunden regelmäßig dieselbe Rechnung, achten Sie darauf, dass Ihre wiederkehrenden Rechnungen erstellt und an den Kunden gesendet wurden.

Lassen Sie nicht abgerechnete Arbeit nicht in Ihren Notizen liegen. Je länger Sie mit der Rechnung warten, desto länger warten Sie auf Ihr Geld. Diese Verzögerung schadet Ihrer Liquidität direkt. Bestreitet ein Kunde eine Position, lässt sich das wenige Tage nach der Arbeit viel leichter klären als einen Monat später. Achten Sie darauf, dass zu jedem Lieferschein eine passende Verkaufsrechnung gehört, bevor Sie zum nächsten Schritt gehen.

Schritt 2: Lieferantenrechnungen und Ausgaben erfassen

Ist Ihr Umsatz erfasst, kommen die Kosten. Sammeln Sie die Rechnungen Ihrer Lieferanten, Ihre Abrechnungen für Nebenkosten und alle Belege aus der Kasse. In vielen Handels- und Dienstleistungsbetrieben sind Lücken in der Kleinkasse eine große Quelle ungenauer Buchhaltung.

Tragen Sie jede Lieferantenrechnung in Ihr System ein, auch wenn Sie sie noch nicht bezahlt haben. Das ist ein wichtiger Teil der periodengerechten Buchführung. Zu wissen, was Sie schulden, ist genauso wichtig wie zu wissen, was auf der Bank liegt. Hat ein Lieferant eine Steuerrechnung für Material geschickt, das am Achtundzwanzigsten geliefert wurde, gehört diese Ausgabe in die Unterlagen dieses Monats.

Importieren Sie Waren, haben Sie vielleicht mit mehreren Währungen zu tun. Erfassen Sie die Lieferantenrechnung zum richtigen Wechselkurs des Tages, an dem Sie die Rechnung erhalten haben. Sortieren Sie Ihre digitalen Belege und Papierquittungen. Gruppieren Sie sie nach Kategorie: Miete, Nebenkosten, Material und Büromaterial. Erfassen Sie sie stapelweise, um Zeit zu sparen. Finden Sie eine Rechnung, die zu einem früheren Monat gehört, erfassen Sie sie jetzt, aber mit dem richtigen Datum, damit Ihr aktueller Monat nicht künstlich mit alten Ausgaben aufgebläht wird.

Schritt 3: Ihre Bankkonten abgleichen

Der Bankabgleich ist der Anker Ihres Monatsabschlusses. Er beweist, dass die Buchungen in Ihrer Buchhaltung den tatsächlichen Geldbewegungen auf Ihrem Bankkonto entsprechen. Ohne diesen Schritt können Sie keinem Ihrer Finanzberichte trauen.

Weil kleine Unternehmen oft eine Mischung aus Überweisungen, Schecks und Bareinzahlungen haben, müssen Sie sehr genau sein. Drucken Sie Ihren offiziellen Kontoauszug für den Monat aus oder laden Sie ihn herunter. Gehen Sie ihn Zeile für Zeile durch.

• Haken Sie jede Kundenzahlung ab, die auf Ihrem Konto eingegangen ist.
• Ordnen Sie jede ausgehende Zahlung der passenden Lieferantenrechnung zu.
• Erfassen Sie Bankgebühren, Zinsen oder Kursdifferenzen, die Sie noch nicht eingetragen hatten.
• Prüfen Sie, ob das auf die Bank eingezahlte Bargeld den in Ihrem Konto erfassten Barverkäufen entspricht.

Kleine Unternehmer nutzen die Firmenkarte manchmal versehentlich für private Ausgaben. Sehen Sie einen privaten Kaffee oder ein Familienessen auf dem Kontoauszug, erfassen Sie das als Privatentnahme und nicht als Betriebsausgabe. Private und geschäftliche Finanzen zu vermischen, ruiniert die Genauigkeit Ihres Abschlusses schnell.

Stimmt der Saldo in Ihrem System am letzten Tag des Monats mit dem Saldo auf dem Kontoauszug überein, wissen Sie, dass Ihre Barmittel korrekt sind. Gibt es eine Abweichung, müssen Sie sie finden. Ein unerklärter Unterschied bedeutet meist eine fehlende Ausgabe oder eine nicht erfasste Kundenzahlung.

Schritt 4: Ihren Bestand zählen

Verkaufen Sie Waren, ist Ihr Abschluss erst fertig, wenn Sie Ihren Bestand geprüft haben. Der Bestand in Ihrer Software muss den Artikeln in Ihren Regalen oder in Ihrem Lager entsprechen.

Sie müssen nicht jeden Monat jede einzelne Schraube zählen oder jedes Etikett. Konzentrieren Sie sich auf hochwertige Artikel und die Produkte, die sich am schnellsten verkaufen. Zeigt Ihr Lager vierzig Einheiten Ihres Bestsellers, Sie zählen aber nur fünfunddreißig, müssen Sie nachforschen. Vielleicht haben Sie einen Verkauf nicht erfasst, oder Sie haben ein Diebstahlproblem.

Achten Sie beim Zählen auf beschädigte oder abgelaufene Ware. Lässt sich ein Artikel nicht mehr verkaufen, muss er abgeschrieben werden. Unverkäufliche Artikel in der Bilanz zu lassen, bläht den Wert Ihres Vermögens falsch auf.

Passen Sie Ihre Unterlagen an die gezählte Menge an. So stimmen Ihre Kosten der verkauften Ware. Setzen Sie Ihren Bestand zu hoch an, setzen Sie Ihre Kosten zu niedrig an. Ein Beispiel: Haben Sie zehn Artikel zu je zehn Dollar gekauft und glauben fälschlich, alle zehn seien noch da, obwohl nur fünf übrig sind, verstecken Ihre Unterlagen fünfzig Dollar Kosten. Dann glauben Sie, mehr Gewinn gemacht zu haben, als Sie wirklich haben.

Die einzigen drei Berichte, die Sie lesen müssen

Finanzberichte zu erstellen ist die Belohnung für einen fertigen Abschluss. Sie müssen aber kein Dutzend komplexer Dokumente lesen. Konzentrieren Sie sich auf drei Bereiche.

Bericht	Was er Ihnen zeigt	Warum er wichtig ist
Gewinn- und Verlustrechnung	Ihre gesamten Verkäufe minus Ihre gesamten Ausgaben im Monat.	Zeigt, ob Ihr Kerngeschäft wirklich Geld verdient hat.
Bilanz	Ihr Vermögen, Ihre Verbindlichkeiten und Ihr Eigenkapital zu genau diesem Datum.	Zeigt Ihre gesamte finanzielle Stabilität und ob Sie mehr schulden, als Sie besitzen.
Forderungen	Eine Liste der Kunden, die Ihnen Geld schulden, und wie spät ihre Zahlungen sind.	Zeigt, welche Kunden Sie sofort anrufen müssen, um Ihre Liquidität zu schützen.

Ihre Bilanz ist eine Momentaufnahme. Sie führt Ihren Kontostand, den Wert Ihres Bestands und das Geld, das man Ihnen schuldet, als Vermögen auf. Ihre unbezahlten Lieferantenrechnungen und Bankkredite stehen dort als Verbindlichkeiten.

Lesen Sie diese Berichte am selben Tag, an dem Sie Ihren Abschluss beenden. Achten Sie auf Trends. Ist Ihr Gewinn gesunken, obwohl Ihr Umsatz gestiegen ist? Dann steigen Ihre Kosten schleichend. Brauchen Ihre Kunden länger zum Zahlen? Vielleicht sollten Sie Zahlungserinnerungen früher im Abrechnungszyklus senden. Vergleichen Sie diesen Monat mit dem Vormonat, um zu sehen, ob Ihr Unternehmen in die richtige Richtung geht.

Was Sie als Nächstes tun

Ein praktischer Monatsabschluss ist eine Frage der Gewohnheit. Blocken Sie sich für den zweiten oder dritten Tag des nächsten Monats zwei Stunden im Kalender. Behandeln Sie diesen Termin mit demselben Respekt wie ein Treffen mit Ihrem besten Kunden.

Damit es beim nächsten Mal schneller geht, beginnen Sie schon heute, Ihre Unterlagen zu ordnen. Legen Sie auf Ihrem Computer einen einfachen Ordner für digitale Lieferantenrechnungen an und stellen Sie eine Ablage für Papierbelege auf Ihren Schreibtisch. Brauchen Sie einen strukturierten Weg für Ihre Unterlagen, entdecken Sie die Buchhaltungs-Werkzeuge in Paper & Pen, mit denen Ihre Konten den ganzen Monat geordnet bleiben. Lassen Sie den Papierkram nicht anwachsen. Ein wenig Ordnung jede Woche macht den Monatsabschluss zu einer Aufgabe, die Sie wirklich schaffen.