Event-Abrechnung leicht gemacht
Verlieren Sie kein Geld mehr, wenn kurzfristig Gäste abspringen. Erstellen Sie professionelle Catering-Rechnungen, die Mindestgästezahl, Servicezuschlag, Ausstattungsmiete und feste Anzahlungsfristen klar nennen.
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Sichern Sie Ihren Grundumsatz. Nennen Sie die garantierte Mindestgästezahl klar neben Ihrem Preis pro Person, um Verluste durch späte Absagen zu vermeiden.
Halten Sie Speisekosten und Servicegebühren getrennt. Eine eigene Position für den Servicezuschlag zeigt Kunden genau, wofür sie zahlen.
Rechnen Sie Tische, Tischwäsche und spezielle Kochgeräte genau ab. Führen Sie Mietkosten von Dritten getrennt von Ihren Speise- und Getränkepaketen auf.
Schützen Sie Ihren Einkaufsplan. Halten Sie das genaue Datum fest, bis zu dem die endgültige Gästezahl feststehen muss, und wie spätere Zusätze berechnet werden.
Vermeiden Sie Streit, wenn ein Event abgesagt wird. Nehmen Sie Ihre Stornoregeln direkt in die Rechnung auf, damit Kunden wissen, welcher Teil der Anzahlung nicht erstattet wird.
Verlieren Sie Vorauszahlungen nie aus dem Blick. Erfassen Sie die Anzahlung und berechnen Sie automatisch den Restbetrag, der nach dem Event fällig ist.
Wichtige Rechnungsangaben
Eine Catering-Rechnung ist komplexer als ein normaler Kassenbon. Sie ist Finanzbeleg und zugleich die letzte Bestätigung der Event-Planung. Trennen Sie Ihre Speisepakete klar von den Betriebskosten. Beginnen Sie mit Ihrem Preis pro Person, nennen Sie aber immer die garantierte Mindestgästezahl. Fügen Sie eigene Positionen für Personal hinzu, etwa Service oder Barkeeper, nach Stunden oder als Pauschale je Event. Ausstattungsmiete, Liefergebühren und Servicezuschläge bekommen jeweils eine eigene Zeile. Achten Sie schließlich darauf, dass die Anzahlung sichtbar von der Summe abgezogen wird und der genaue Restbetrag erscheint.
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Preise und Abrechnung
Caterer kalkulieren Events meist mit einem Preis pro Gast. Das funktioniert aber nur, wenn Sie sich gegen kurzfristige Absagen absichern. Legen Sie immer eine garantierte Mindestgästezahl fest. Erwartet der Kunde fünfzig Gäste und es kommen nur dreißig, zahlt er trotzdem die Mindestgarantie. Neben den Speisen schwanken die Betriebskosten von Event zu Event stark. Statt sie in einem hohen Preis pro Person zu verstecken, führen Sie sie getrennt auf. Rechnen Sie Ausstattungsmiete, Fahrzeit und Fachpersonal direkt ab. Mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator unter /tools/free-invoice-generator können Sie verschiedene Aufbauten testen und sehen, wie getrennte Kosten Ihre Preise wettbewerbsfähiger und transparenter wirken lassen.
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Umsatz sichern
Liquidität ist im Catering entscheidend, weil Sie Zutaten kaufen und Personal bezahlen, bevor das Event beginnt. Sagen Sie nie einen Termin ohne nicht erstattbare Anzahlung zu, üblich sind zwanzig bis fünfzig Prozent der geschätzten Summe. Ihre Rechnung muss Ihre Stornobedingungen und das genaue Fälligkeitsdatum des Restbetrags ausdrücklich nennen. Viele Caterer verlangen den vollen Restbetrag eine Woche vor dem Event, gekoppelt an die Frist für die Gästezahl. Erlauben Sie die Zahlung nach dem Event, setzen Sie feste Bedingungen wie sieben Tage netto. Senden Sie sofort höfliche Erinnerungen, wenn die Frist verstreicht, denn Event-Budgets sind oft schnell aufgebraucht.
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Fragen
Verlieren Sie kein Geld mehr durch späte Absagen. Erstellen Sie klare, professionelle Catering-Rechnungen, die Ihre Marge schützen und pünktliche Zahlung sichern.
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