Kostenlose Vorlage für IT-Rechnungen
Schluss mit allgemeinen Vorlagen für komplexe IT-Abrechnung. Erstellen Sie klare Rechnungen, die Hardwareverkauf, weitergegebene Softwarelizenzen, Projekt-Meilensteine und wiederkehrende Managed-Service-Verträge trennen.
Für immer kostenlos · Keine Kreditkarte · Module jederzeit hinzufügen
Rechnen Sie Managed-Service-Kunden nach ihrer aktiven Mitarbeiterzahl ab. Passen Sie die Mengen in jedem Zeitraum einfach an Neueinstellungen und Abgänge an.
Führen Sie Server, Laptops und Netzwerktechnik als eigene Positionen auf. Halten Sie Hardwarekosten getrennt von Ihrer Servicearbeit, damit Ihre Margen klar bleiben.
Geben Sie die Kosten für Virenschutz, Backup-Software und Cloud-Speicher weiter. Fassen Sie diese Verlängerungen zusammen, damit Kunden ihre laufenden Softwarekosten verstehen.
Berechnen Sie Notfalleinsätze und Reparaturen außerhalb des Vertrags. Beschreiben Sie das gelöste Problem und die Arbeitsstunden, um die Zusatzabrechnung zu begründen.
Teilen Sie große Netzwerkinstallationen oder Servermigrationen in überschaubare Abschnitte. Stellen Sie die Rechnung, wenn eine Phase fertig und abgenommen ist.
Richten Sie Ihre monatlichen Managed-Service-Verträge einmal ein, und das System erstellt die Rechnung automatisch. So sparen Sie jeden Monat Stunden an Dateneingabe.
Pflichtangaben
Eine allgemeine Rechnung scheitert, wenn Sie eine Mischung aus Hardware, Software und Arbeit abrechnen. Ihre IT-Rechnung muss diese Bereiche klar trennen. Kunden müssen genau sehen, wofür sie zahlen, damit sie schnell freigeben. Hardwareverkäufe brauchen Seriennummern und Garantiezeiten. Softwarelizenzen brauchen Verlängerungsdaten und Nutzerzahlen. Serviceverträge müssen den Abdeckungszeitraum und die Zahl der betreuten Geräte oder Nutzer nennen. Haben Sie Arbeit außerhalb des Vertrags erledigt, beschreiben Sie die Störung und die Lösung. Genau diesen Aufbau erstellen Sie mit unserem kostenlosen Rechnungsgenerator unter /tools/free-invoice-generator, ohne Konto.
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Abrechnungsmodelle
IT-Dienstleister kombinieren meist mehrere Preismodelle auf einer Rechnung. Managed Services werden in der Regel zu einem festen Monatssatz pro Nutzer oder pro Gerät berechnet. Das deckt normalen Support und Wartung. Hardware und Software werden als Einmalkauf oder als jährlich weitergegebene Kosten berechnet. Projektarbeit wie die komplette Netzwerkinstallation eines Büros wird meist als Festpreis kalkuliert und nach Meilensteinen abgerechnet. Reparaturen oder Notfall-Support außerhalb des Hauptvertrags schließlich werden nach Stunden berechnet. Ihre Rechnung muss all diese Abrechnungsarten gleichzeitig abbilden, ohne den Kunden zu verwirren.
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Zahlungsbedingungen
Liquidität ist entscheidend, wenn Sie Hardware für Kunden kaufen. Nehmen Sie immer eine Anzahlung, bevor Sie teure Server oder Netzwerktechnik bestellen. Setzen Sie für monatliche Managed Services feste Zahlungsfristen von sieben oder vierzehn Tagen. Nennen Sie diese Bedingungen klar auf jedem Dokument. Ignoriert ein Kunde eine Zahlung, senden Sie sofort eine höfliche Erinnerung. Lassen Sie unbezahlte Rechnungen nicht anwachsen, während Sie weiter täglich Support leisten. Zahlungserinnerungen senden Sie direkt aus Ihrer Abrechnungssoftware und fassen bei säumigen Zahlern nach, ohne selbst unangenehme E-Mails zu schreiben.
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Fragen
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