ग्राहक देर से भुगतान क्यों करते हैं और इसके असल में काम करने वाले समाधान

आप शुक्रवार की दोपहर को अपना बैंक अकाउंट चेक करते हैं और जो पेमेंट आपको मिलने वाली थी, वह गायब है। अधिकांश बिजनेस ओनर तुरंत यह मान लेते हैं कि ग्राहक उन्हें टाल रहा है, लेकिन देर से भुगतान होना शायद ही कभी किसी एक मकसद वाली एक अकेली समस्या होती है। तेजी से भुगतान पाने के लिए, आपको बकाया राशि की वसूली शुरू करने से पहले उस विशिष्ट कारण की पहचान करनी होगी जिसके कारण इनवॉइस अटका हुआ है।

इनवॉइस कभी सही व्यक्ति तक नहीं पहुंचा

जब आप कोई प्रोजेक्ट पूरा करते हैं या सामानों का कोई बैच डिलीवर करते हैं, तो आपकी पहली प्रतिक्रिया उस व्यक्ति को इनवॉइस ईमेल करने की होती है जिसने काम का ऑर्डर दिया था। यह एक तार्किक कदम है, लेकिन अक्सर यही आपके भुगतान में देरी का कारण बनता है। जो व्यक्ति आपकी सेवाएं खरीदता है, वह शायद ही कभी वह व्यक्ति होता है जो उनके लिए भुगतान करता है।

खाड़ी और दक्षिण एशिया के बड़े संगठनों में, परचेजिंग और अकाउंटिंग पूरी तरह से अलग विभाग होते हैं। यदि आप अपना इनवॉइस मार्केटिंग मैनेजर या साइट फोरमैन को भेजते हैं, तो यह उनके इनबॉक्स में पड़ा रहता है। वे अपने कामों में व्यस्त होते हैं और आपके कागजी काम को आगे बढ़ाना उनकी प्राथमिकता नहीं होती है। जब तक आप तीन सप्ताह बाद फॉलो-अप करते हैं, तब तक वे इसके बारे में पूरी तरह से भूल चुके होते हैं।

इसे ठीक करने के लिए, आपको अपने रिकॉर्ड में खरीदार और भुगतानकर्ता को अलग-अलग करना होगा। ऑनबोर्डिंग प्रक्रिया के दौरान, अपने प्राथमिक संपर्क से उनके accounts payable विभाग का सटीक ईमेल पता मांगें। इनवॉइस सीधे उस वित्तीय पते पर भेजें और अपने प्राथमिक संपर्क को सीसी में रखें ताकि उन्हें पता रहे कि बिलिंग हो चुकी है। यह सरल प्रशासनिक बदलाव आपके अकाउंट्स रिसीवेबल को प्रबंधित करने में लगने वाले समय को काफी कम कर देता है क्योंकि आपका दस्तावेज़ सीधे उस व्यक्ति के डेस्क पर पहुंचता है जिसका काम इसे प्रोसेस करना है।

इनवॉइस में महत्वपूर्ण जानकारी गायब है

अकाउंट्स विभाग आपके काम की गुणवत्ता का मूल्यांकन नहीं करते हैं। वे सख्त आंतरिक चेकलिस्ट के आधार पर कागजी कार्रवाई को प्रोसेस करते हैं। यदि आपके दस्तावेज़ में कोई आवश्यक जानकारी गायब है, तो वे इसे प्रोसेस नहीं करेंगे। इससे भी बदतर, वे आपको यह बताने के लिए शायद ही कभी संपर्क करेंगे कि कुछ गायब है। वे बस आपके इनवॉइस को एक तरफ रख देंगे और अपनी कतार में अगले सप्लायर की ओर बढ़ जाएंगे।

गायब जानकारी आमतौर पर कुछ अनुमानित श्रेणियों में आती है। सबसे आम कारण परचेज ऑर्डर (PO) नंबर का न होना है। यदि किसी कॉर्पोरेट क्लाइंट ने काम के लिए PO जारी किया था, तो वह सटीक नंबर आपके अंतिम बिल पर दिखना चाहिए। अन्य आम कमियों में क्लाइंट का सही कानूनी नाम, एक विशिष्ट प्रोजेक्ट कोड, रसीद के प्रमाण के रूप में संलग्न एक हस्ताक्षरित डिलीवरी नोट, या वैध टैक्स इनवॉइस के लिए आवश्यक उचित टैक्स रजिस्ट्रेशन नंबर शामिल हैं।

इस समस्या का समाधान आपके द्वारा भुगतान मांगने से बहुत पहले हो जाता है। बिल जनरेट करने से पहले आपको क्लाइंट से पूछना चाहिए कि उनके अकाउंट्स विभाग को क्या आवश्यकताएं हैं। एक बार जब आप उनके नियम जान लेते हैं, तो उन्हें लागू करने के लिए अपने बिलिंग सॉफ़्टवेयर का उपयोग करें। Paper & Pen आपको अपने कस्टमर प्रोफाइल और दस्तावेज़ लेआउट को कॉन्फ़िगर करने की अनुमति देता है ताकि आवश्यक टैक्स नंबर और कस्टम संदर्भ स्वचालित रूप से दिखाई दें। यदि आप जानते हैं कि कोई क्लाइंट बिना PO नंबर के कागजी कार्रवाई को अस्वीकार कर देता है, तो इसे एक सख्त आंतरिक नियम बनाएं कि जब तक वह फ़ील्ड भर न जाए, तब तक सेंड बटन न दबाएं।

क्लाइंट की मंजूरी की प्रक्रिया धीमी है

कभी-कभी आपका इनवॉइस सही विभाग तक पहुंच जाता है और उसमें सभी सही जानकारी भी होती है, लेकिन फिर भी भुगतान आने में हफ्तों लग जाते हैं। ऐसा अक्सर इसलिए होता है क्योंकि क्लाइंट के पास एक धीमी, बहु-स्तरीय मंजूरी प्रक्रिया होती है। अकाउंटेंट तब तक फंड जारी नहीं कर सकता जब तक कि विभाग प्रमुख हस्ताक्षर न कर दे, और विभाग प्रमुख तब तक हस्ताक्षर नहीं कर सकता जब तक कि जनरल मैनेजर मासिक खर्चों की समीक्षा न कर ले।

आप किसी बड़े कॉर्पोरेशन को अपनी पदानुक्रम बदलने के लिए मजबूर नहीं कर सकते, लेकिन आप इसे समझदारी से संभाल सकते हैं। मुख्य बात उनके भुगतान चक्र को समझना है। कई बड़े व्यवसाय महीने के केवल विशिष्ट दिनों में ही भुगतान करते हैं। यदि कोई क्लाइंट केवल महीने की 15 तारीख को सप्लायर्स को भुगतान करता है, और आप अपना इनवॉइस 16 तारीख को जमा करते हैं, तो आपने गणितीय रूप से 30 दिनों की देरी सुनिश्चित कर ली है।

इसे ठीक करने के लिए, काम के लिए शुरुआत में कोटेशन जारी करते समय ही भुगतान शेड्यूल और मंजूरी की समयसीमा को स्पष्ट कर लें। यदि आप जानते हैं कि उनकी मंजूरी प्रक्रिया में दो सप्ताह लगते हैं और उनका भुगतान चक्र 30 तारीख को है, तो आपको अपना इनवॉइस हर हाल में 14 तारीख तक जमा कर देना चाहिए। अपने कागजी काम को जल्दी जमा करना और इसे उनकी आंतरिक लय के साथ मिलाना आपके आने वाले फंड को तेज करने के सबसे प्रभावी तरीकों में से एक है।

क्लाइंट बस भुगतान नहीं करना चाहता

यदि इनवॉइस सही व्यक्ति तक पहुंच गया है, उसमें सभी आवश्यक विवरण शामिल हैं, और मंजूरी प्रक्रिया भी पार हो चुकी है, लेकिन पैसा अभी भी गायब है, तो आखिरकार आपका सामना एक वास्तविक कलेक्शन समस्या से हुआ है। क्लाइंट जानबूझकर अपने कैश को रोक कर रख रहा है।

क्लाइंट विभिन्न कारणों से भुगतान रोकते हैं। हो सकता है कि वे अपने स्वयं के राजस्व में भारी गिरावट का सामना कर रहे हों, जिससे वे अपने बकाये को चुकाने में असमर्थ हों। वैकल्पिक रूप से, वे आपके इनवॉइस पर अपने पेरोल या किराए को प्राथमिकता देते हुए, अपने स्वयं के संचालन को फंड करने के लिए आपके पैसे का उपयोग कर रहे हो सकते हैं। उनका मकसद चाहे जो भी हो, उनका यह निर्णय आपके कैश फ्लो स्टेटमेंट को नुकसान पहुंचाकर सीधे आपके व्यवसाय को प्रभावित करता है।

इस स्थिति को एक प्रशासनिक त्रुटि की तरह मानना काम नहीं करेगा। यह पूछते हुए एक विनम्र ईमेल भेजना कि क्या उनका इनवॉइस खो गया है, उन्हें और देरी करने का एक आसान बहाना देता है। जब कोई क्लाइंट बस भुगतान नहीं करना चाहता, तो आपको प्रशासनिक फॉलो-अप से हटकर एक व्यवस्थित कलेक्शन प्रक्रिया अपनानी होगी। इसके लिए स्पष्ट सीमाएं, क्रमिक रूप से सख्त होने वाली बातचीत, और प्रोजेक्ट की शुरुआत में सहमत भुगतान शर्तों को लागू करने की इच्छाशक्ति की आवश्यकता होती है।

एक प्रभावी डनिंग लैडर बनाना

डनिंग लैडर बकाया राशि के संबंध में क्लाइंट को भेजे जाने वाले संदेशों का एक क्रम है। यह लैडर एक नरम लहजे के साथ शुरू होता है और जैसे-जैसे इनवॉइस पुराना होता जाता है, यह उत्तरोत्तर अधिक सीधा और जरूरी होता जाता है।

पहले से निर्धारित लैडर होने से पैसे की वसूली के काम से भावनाएं दूर हो जाती हैं। आपको अपने डेस्क पर बैठकर यह सोचने की ज़रूरत नहीं है कि क्या कहना है या बहुत आक्रामक दिखने की चिंता नहीं करनी पड़ती। आप बस यह देखते हैं कि इनवॉइस कितने दिनों से ओवरड्यू है और उससे संबंधित संदेश भेज देते हैं।

यहाँ डनिंग लैडर की एक मानक संरचना दी गई है:

चरण	समय	लहजा	मुख्य संदेश
देय-पूर्व अनुस्मारक	देय तिथि से 3 दिन पहले	मददगार और विनम्र	यह सुनिश्चित करने के लिए एक त्वरित नोट कि आपको इनवॉइस मिल गया है और यह पूछने के लिए कि क्या आपको देय तिथि से पहले किसी अन्य विवरण की आवश्यकता है।
पहला नोटिस	2 दिन ओवरड्यू	दोस्ताना लेकिन सीधा	इनवॉइस अब थोड़ा ओवरड्यू हो गया है। कृपया पुष्टि करें कि ट्रांसफर कब शुरू किया जाएगा।
दृढ़ अनुरोध	14 दिन ओवरड्यू	पेशेवर और दृढ़	भुगतान में अब काफी देरी हो चुकी है। अकाउंट सस्पेंशन से बचने के लिए कृपया तुरंत निपटान की व्यवस्था करें।
अंतिम चेतावनी	30 दिन ओवरड्यू	तत्काल और सख्त	यह एक अंतिम नोटिस है। यदि 48 घंटों के भीतर भुगतान प्राप्त नहीं होता है, तो हम सभी सेवाएं निलंबित कर देंगे और औपचारिक ऋण वसूली की कार्रवाई करेंगे।

आप सॉफ़्टवेयर का उपयोग करके इन चरणों को स्वचालित कर सकते हैं। स्वचालित पेमेंट रिमाइंडर सेट करने से यह सुनिश्चित होता है कि लैडर के पहले कुछ चरण बिना किसी मैन्युअल हस्तक्षेप के पूरे हो जाएं, जिससे आप उन क्लाइंट्स पर ध्यान केंद्रित करने के लिए स्वतंत्र हो जाते हैं जो अंतिम और सबसे कठिन चरण तक पहुंचते हैं।

अपने क्लाइंट को सप्लाई कब रोकनी है

छोटे व्यवसाय के मालिकों और फ्रीलांसरों के लिए सीखने वाले सबसे कठिन पाठों में से एक यह है कि भुगतान न करने वाले क्लाइंट के लिए काम जारी रखना खतरनाक है। जब आप किसी ऐसे क्लाइंट को सामान या सेवाएं देना जारी रखते हैं जिस पर आपका पैसा बकाया है, तो आप वास्तव में अपने वित्तीय जोखिम को बढ़ाते हुए मुफ्त में काम कर रहे होते हैं। आप सामग्री, श्रम और ओवरहेड्स के लिए भुगतान कर रहे हैं, लेकिन बदले में कुछ भी प्राप्त नहीं कर रहे हैं।

आपको सप्लाई रोकने के लिए एक सख्त सीमा तय करनी होगी। अधिकांश व्यवसायों के लिए, यह सीमा डनिंग लैडर के बाद के चरणों से जुड़ी होनी चाहिए। यदि कोई इनवॉइस 30 दिन ओवरड्यू हो जाता है, तो आपको सभी नए काम रोक देने चाहिए। इन्वेंट्री का अगला बैच शिप न करें। कंसल्टिंग प्रोजेक्ट का अगला चरण शुरू न करें। अंतिम डिज़ाइन फ़ाइलें न सौंपें।

इस रोक के बारे में स्पष्ट और पेशेवर तरीके से बात करें। आप बस यह कह सकते हैं कि कंपनी की नीति आपको नया काम शुरू करने से रोकती है जब तक कि खाते पर कोई बकाया राशि है। जो क्लाइंट आपके काम को महत्व देता है, वह आमतौर पर सप्लाई बंद होने पर जल्दी से पैसे का इंतजाम कर लेगा। जो क्लाइंट गुस्सा हो जाता है और बिना भुगतान के काम जारी रखने की मांग करता है, वह ऐसा क्लाइंट है जिसे अपने साथ बनाए रखना आपके लिए नुकसानदेह है।

आगे क्या करें

देर से होने वाले भुगतान को एक ही समस्या के रूप में देखना बंद करें। आज ही अपने अकाउंटिंग रिकॉर्ड खोलें और हर अनपेड इनवॉइस को देखें। ऊपर बताए गए चार कारणों के आधार पर प्रत्येक को वर्गीकृत करें।

यदि कोई इनवॉइस परचेज ऑर्डर नंबर न होने के कारण अटका हुआ है, तो नंबर ढूंढें और दस्तावेज़ को तुरंत फिर से सबमिट करें। यदि कोई इनवॉइस गलत इनबॉक्स में पड़ा है, तो क्लाइंट को कॉल करें, उनके accounts payable विभाग का ईमेल पता प्राप्त करें, और बिल सही व्यक्ति को फॉरवर्ड करें। यदि आप किसी ऐसे क्लाइंट से निपट रहे हैं जो बस भुगतान करने से इनकार करता है, तो अपना डनिंग लैडर तैयार करें और आज ही उचित चेतावनी भेजें।

अंत में, अपने मानक बिलिंग दस्तावेज़ों की समीक्षा करें। सुनिश्चित करें कि वे आपकी भुगतान शर्तों को स्पष्ट रूप से दर्शाते हैं और उनमें वे सभी फ़ील्ड शामिल हैं जिनकी आपके कॉर्पोरेट क्लाइंट देखने की उम्मीद करते हैं। मानकीकृत इनवॉइस टेम्पलेट का उपयोग करने से आपको एक पेशेवर छवि प्रस्तुत करने में मदद मिल सकती है, साथ ही यह भी सुनिश्चित होता है कि कोई भी महत्वपूर्ण विवरण खाली न छूटे। देरी के विशिष्ट कारण की पहचान करके, आप अपने बैंक खाते में अपना पैसा प्राप्त करने के लिए आवश्यक सटीक समाधान लागू कर सकते हैं।