What is Accounts Receivable?

Accounts Receivable (प्राप्य खाते) क्या है?

Accounts receivable वह बकाया राशि है जो उन ग्राहकों से आपके व्यवसाय को मिलनी है जिन्होंने आपकी वस्तुएं या सेवाएं क्रेडिट (उधार) पर खरीदी हैं. जब आप कोई उत्पाद डिलीवर करते हैं या कोई सेवा पूरी करते हैं, लेकिन ग्राहक को बाद में भुगतान करने की अनुमति देते हैं, तो एक receivable (प्राप्य राशि) बनती है. इस बैलेंस को आपकी बैलेंस शीट पर करंट एसेट (current asset) के रूप में दर्ज किया जाता है क्योंकि आपको एक वर्ष के भीतर इसे कैश में बदलने की उम्मीद होती है. इस बैलेंस का सही प्रबंधन यह सुनिश्चित करता है कि आपके पास अपने दायित्वों, जैसे किराया और पेरोल को पूरा करने के लिए पर्याप्त कैश हो. यदि आप ग्राहकों को भुगतान करने के लिए 30 या 60 दिनों का समय देते हैं, तो आप वास्तव में उन्हें एक अल्पकालिक ऋण (short-term loan) दे रहे हैं. इन बकाया इनवॉइस पर पैनी नजर रखने से आपको देरी से भुगतान करने वालों की पहचान जल्दी करने, स्वस्थ कैश फ्लो बनाए रखने और डूबत कर्ज (bad debts) के जोखिम से बचने में मदद मिलती है जो आपकी समग्र लाभप्रदता को नुकसान पहुंचा सकता है.

Accounts receivable कैसे काम करता है

Accounts receivable की प्रक्रिया उसी क्षण शुरू हो जाती है जब आप किसी ग्राहक को क्रेडिट शर्तों पर वस्तुएं या सेवाएं प्रदान करने के लिए सहमत होते हैं. ऑर्डर डिलीवर करने के बाद, आप एक सेल्स इनवॉइस जारी करते हैं जिसमें देय राशि और भुगतान की अंतिम तिथि का विवरण होता है. इस स्तर पर, आपका अकाउंटिंग सिस्टम इनवॉइस राशि को आपके accounts receivable बैलेंस में वृद्धि के रूप में दर्ज करता है और राजस्व (revenue) को मान्यता देता. जब आप भुगतान का इंतजार करते हैं, तो आप यह ट्रैक करने के लिए कि कौन से इनवॉइस चालू हैं और कौन से अतिदेय (overdue) हैं, एक एजिंग रिपोर्ट (aging report) का उपयोग करके बकाया बैलेंस की निगरानी करते हैं. यदि कोई ग्राहक अपनी समय-सीमा चूक जाता है, तो आप भुगतान रिमाइंडर या खाते के विवरण (statements of account) के साथ फॉलो-अप करते हैं. अंत में, जब ग्राहक फंड ट्रांसफर करता है, तो आप उस विशिष्ट इनवॉइस के विरुद्ध भुगतान को दर्ज करते हैं, जिससे आपका accounts receivable बैलेंस कम हो जाता है और आपका कैश बैलेंस बढ़ जाता है.

वस्तुओं या सेवाओं को डिलीवर करने से पहले अपने ग्राहक के साथ भुगतान की शर्तों पर सहमति बनाएं.
डिलीवरी या सेवा पूरी करने के तुरंत बाद एक स्पष्ट टैक्स इनवॉइस जारी करें.
बकाया राशि को अपने जनरल लेजर में करंट एसेट के रूप में दर्ज करें.
Accounts receivable एजिंग रिपोर्ट का उपयोग करके नियमित रूप से अवैतनिक इनवॉइस की निगरानी करें.
भुगतान की देय तिथि नजदीक आने पर ग्राहकों को विनम्र भुगतान रिमाइंडर या स्टेटमेंट भेजें.
प्राप्य राशि को चुकता करने और अपने कैश बैलेंस को बढ़ाने के लिए प्राप्त भुगतान को दर्ज करें.

उदाहरण

मान लीजिए कि आपकी कंपनी, Gulf Trading LLC, ऑफिस सप्लाई बेचती है. 1 March को, आप net 30 भुगतान शर्तों के साथ एक कॉर्पोरेट क्लाइंट को $2,000 मूल्य का सामान डिलीवर करते हैं. आप इनवॉइस जारी करते हैं, और आपका accounts receivable बैलेंस $2,000 बढ़ जाता है.

15 March को, आप उसी शर्तों पर दूसरे क्लाइंट को $1,500 में आपूर्ति का एक और बैच बेचते हैं. अब आपका कुल accounts receivable बैलेंस $3,500 है.

28 March को, पहला क्लाइंट अपने $2,000 के इनवॉइस का पूरा भुगतान कर देता है. आप रसीद दर्ज करते हैं, जिससे आपका accounts receivable बैलेंस $2,000 कम हो जाता है. मार्च के अंत में आपका नया accounts receivable बैलेंस $1,500 है, जो दूसरे क्लाइंट के अवैतनिक इनवॉइस को दर्शाता है.

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

Accounts receivable को ट्रैक करना बेहद महत्वपूर्ण है क्योंकि बिक्री का तब तक कोई मतलब नहीं है जब तक कि कैश वास्तव में आपके बैंक खाते में न पहुंच जाए. यदि बकाया बैलेंस बहुत अधिक बढ़ जाता है, तो आपको अपने सप्लायर्स को भुगतान करने में कठिनाई हो सकती है, भले ही आपका प्रॉफिट एंड लॉस स्टेटमेंट एक अच्छा मुनाफा दिखा रहा हो. अवैतनिक इनवॉइस आपकी वर्किंग कैपिटल (working capital) को जल्दी ही प्रभावित कर सकते हैं. यह निगरानी करके कि आपके पास किसका पैसा बकाया है और वह कब देय है, आप समय पर भुगतान प्राप्त करने के लिए सक्रिय कदम उठा सकते हैं. Paper & Pen जैसी प्रणाली का उपयोग करना, जो इनवॉइस बनाती है और जर्नल एंट्रीज पोस्ट करती है, इन बैलेंस का सटीक रिकॉर्ड रखने में मदद करता है. प्राप्य राशि का अच्छा प्रबंधन डूबत कर्ज (bad debts) के जोखिम को कम करता है और यह सुनिश्चित करता है कि आपके पास व्यवसाय चलाने के लिए आवश्यक तरलता (liquidity) बनी रहे.

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

क्या accounts receivable एक एसेट (asset) है या लायबिलिटी (liability)?

Accounts receivable को आपकी बैलेंस शीट पर करंट एसेट (current asset) के रूप में वर्गीकृत किया गया है. यह भविष्य के कैश इनफ्लो को दर्शाता है जिसे प्राप्त करने का आपका व्यवसाय कानूनी रूप से हकदार है. चूंकि आप उम्मीद करते हैं कि इन भुगतानों का निपटान एक छोटी अवधि के भीतर (आमतौर पर एक वर्ष से कम) हो जाएगा, ये आपकी कंपनी के कुल एसेट मूल्य को बढ़ाते हैं और आपकी वर्किंग कैपिटल की स्थिति में सुधार करते हैं.

Accounts receivable और accounts payable में क्या अंतर है?

Accounts receivable वह पैसा है जो क्रेडिट पर की गई बिक्री के लिए ग्राहकों द्वारा आपके व्यवसाय को दिया जाना है. यह एक एसेट (asset) है. इसके विपरीत, accounts payable वह पैसा है जो आपके व्यवसाय को क्रेडिट पर की गई खरीदारी के लिए सप्लायर्स को देना होता है. यह एक लायबिलिटी (liability) है. अपने कैश फ्लो को प्रबंधित करने और यह सुनिश्चित करने के लिए कि आप अपने वित्तीय दायित्वों को पूरा कर सकें, दोनों बैलेंस की निगरानी करना आवश्यक है.

मैं अपना accounts receivable बैलेंस कैसे कम कर सकता हूँ?

आप तेजी से भुगतान को प्रोत्साहित करके अपना बैलेंस कम कर सकते हैं. रणनीतियों में शीघ्र भुगतान पर छूट (early payment discounts) देना, सख्त क्रेडिट सीमाएं लागू करना और तुरंत भुगतान रिमाइंडर भेजना शामिल है. अग्रिम जमा (deposits) या आंशिक भुगतान की मांग करना भी मददगार होता है. नियमित रूप से एजिंग रिपोर्ट की समीक्षा करने से आप अतिदेय खातों की पहचान जल्दी कर सकते हैं और उनके डूबत कर्ज (bad debts) में बदलने से पहले फॉलो-अप कर सकते हैं.

Accounts Receivable (प्राप्य खाते) (AR)