अकाउंटिंग और बुककीपिंग

Chart of accounts (COA)

चार्ट ऑफ अकाउंट्स किसी व्यवसाय द्वारा लेन-देन को रिकॉर्ड करने और वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक वित्तीय खाते की एक पूरी, व्यवस्थित सूची है।

Chart of accounts क्या है?

चार्ट ऑफ अकाउंट्स को अपने पूरे व्यवसाय के लिए एक फाइलिंग सिस्टम की तरह समझें। जब भी आप पैसे खर्च करते हैं या प्राप्त करते हैं, तो उस लेन-देन को वर्गीकृत किया जाना चाहिए ताकि आपको पता चल सके कि आपका पैसा कहाँ गया और कहाँ से आया। यह चार्ट इन लेन-देन को रिकॉर्ड करने के लिए आवश्यक विशिष्ट श्रेणियों या खातों को प्रदान करता है। इसे आमतौर पर पांच मुख्य समूहों में विभाजित किया जाता है: परिसंपत्तियां (assets), देनदारियां (liabilities), इक्विटी (equity), राजस्व (revenue), और व्यय (expenses)। जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, आप विशिष्ट विवरणों को ट्रैक करने के लिए नए खाते जोड़ेंगे, जैसे कि ऑफिस सप्लाई को किराए से अलग करना। एक अच्छी तरह से संरचित सूची यह सुनिश्चित करती है कि आपका बुककीपर लेन-देन को जल्दी से वर्गीकृत कर सके। यह संरचना डबल-एंट्री बुककीपिंग की नींव बनाती है, जिससे यह सुनिश्चित होता है कि आपके वित्तीय विवरण आपके संगठन की वित्तीय स्थिति को सटीक रूप से दर्शाते हैं। इसके बिना, आपके वित्तीय प्रदर्शन को ट्रैक करना अव्यवस्थित हो जाता है और इसमें गलतियों की संभावना बढ़ जाती है।

चार्ट ऑफ अकाउंट्स कैसे काम करता है

चार्ट ऑफ अकाउंट्स सेट करने में आपके व्यवसाय की प्रत्येक वित्तीय श्रेणी को एक विशिष्ट नाम और संदर्भ संख्या (reference number) देना शामिल है। नंबरिंग सिस्टम खाते के प्रकार के आधार पर एक तार्किक अनुक्रम का पालन करता है। परिसंपत्तियां (Assets) आमतौर पर नंबर एक से, देनदारियां (liabilities) दो से, इक्विटी (equity) तीन से, राजस्व (revenue) चार से और व्यय (expenses) पांच से शुरू होती हैं। जब कोई लेन-देन होता है, तो आप या आपके अकाउंटेंट डेबिट और क्रेडिट करने के लिए उपयुक्त खातों का चयन करेंगे। उदाहरण के लिए, उपयोगिता बिल (utility bill) का भुगतान करने में आपके उपयोगिता खाते में एक व्यय रिकॉर्ड करना और आपके बैंक खाते में कमी दर्ज करना शामिल है। अकाउंटिंग सॉफ्टवेयर इन मैप किए गए खातों का उपयोग स्वचालित रूप से आपकी बैलेंस शीट और लाभ-हानि विवरण (profit and loss statement) तैयार करने के लिए करता है। आप विशिष्ट लागतों या आय स्रोतों को अधिक बारीकी से ट्रैक करने के लिए किसी भी समय सब-अकाउंट जोड़कर इस सूची को कस्टमाइज़ कर सकते हैं।

वित्तीय रिपोर्टिंग के लिए आवश्यक पांच मुख्य खातों के प्रकारों की पहचान करें।
प्रत्येक प्रमुख खाता श्रेणी को एक तार्किक नंबरिंग ब्लॉक आवंटित करें।
व्यक्तिगत परिसंपत्तियों, देनदारियों, आय और व्यय के लिए विशिष्ट खाते बनाएं।
प्रत्येक व्यावसायिक लेन-देन को सही संबंधित खातों में रिकॉर्ड करें।
जैसे-जैसे आपके व्यवसाय का विस्तार हो, सब-अकाउंट्स की समीक्षा करें और उन्हें जोड़ें।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

एक व्यवस्थित चार्ट ऑफ अकाउंट्स आपको अपने व्यावसायिक प्रदर्शन की तुरंत स्पष्ट जानकारी देता है। यदि आपके खाते बहुत व्यापक हैं, तो आपको सटीक रूप से पता नहीं चलेगा कि कौन से खर्च आपके मुनाफे को कम कर रहे हैं। यदि वे बहुत अधिक विस्तृत हैं, तो लेन-देन को वर्गीकृत करना एक थकाऊ काम बन जाता है। सही संतुलन खोजने से आप निवेशकों, कर अधिकारियों और आंतरिक समीक्षा के लिए सटीक रिपोर्ट तैयार कर सकते हैं। एक मानक संरचना वर्ष के अंत में आपके खातों को किसी अकाउंटेंट को सौंपना भी आसान बनाती है। Paper & Pen जर्नल प्रविष्टियों (journal entries) को सीधे आपके चार्ट ऑफ अकाउंट्स में पोस्ट करता है, जिससे आपके वित्तीय रिकॉर्ड स्वचालित रूप से व्यवस्थित रहते हैं।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

क्या मैं बाद में अपना चार्ट ऑफ अकाउंट्स बदल सकता हूँ?

हाँ, जैसे-जैसे आपका व्यवसाय बढ़ता है, आप नए खाते जोड़ सकते हैं या पुराने खातों को निष्क्रिय कर सकते हैं। हालाँकि, आपको उन खातों को हटाने से बचना चाहिए जिनमें ऐतिहासिक लेन-देन का डेटा है, क्योंकि इससे आपके पिछले वित्तीय विवरण प्रभावित होंगे। इसके बजाय, अप्रचलित खातों को केवल निष्क्रिय (inactive) के रूप में चिह्नित करें ताकि वे आपके दैनिक चयन मेनू में दिखाई न दें।

जनरल लेजर और चार्ट ऑफ अकाउंट्स में क्या अंतर है?

चार्ट ऑफ अकाउंट्स केवल सभी उपलब्ध खाता नामों और नंबरों की सूची है। जनरल लेजर (general ledger) वास्तविक रिकॉर्ड बुक है जिसमें उन खातों में पोस्ट किए गए सभी लेन-देन होते हैं। आप जनरल लेजर के भीतर प्रविष्टियों को कहाँ रिकॉर्ड करना है, यह जानने के लिए चार्ट का उपयोग एक संदर्भ गाइड के रूप में करते हैं।

एक छोटे व्यवसाय के पास कितने खाते होने चाहिए?

आदर्श संख्या आपके संचालन की जटिलता पर निर्भर करती है। एक ट्रेडिंग कंपनी को इन्वेंट्री और लॉजिस्टिक्स के लिए विस्तृत व्यय श्रेणियों की आवश्यकता हो सकती है, जबकि एक फ्रीलांस ग्राफिक डिजाइनर को बहुत कम खातों की आवश्यकता हो सकती है। एक मानक टेम्पलेट के साथ शुरुआत करें और नए खाते केवल तभी जोड़ें जब आपको वास्तव में किसी विशिष्ट लागत को अलग से ट्रैक करने की आवश्यकता हो।