अकाउंटिंग और बुककीपिंग
जनरल लेजर (GL)
जनरल लेजर किसी व्यवसाय का मुख्य अकाउंटिंग रिकॉर्ड होता है, जिसमें संपत्ति, देनदारियों, इक्विटी, राजस्व और खर्चों को ट्रैक करने के लिए खातों के अनुसार वर्गीकृत सभी वित्तीय लेनदेन शामिल होते हैं।
जनरल लेजर क्या है?
जनरल लेजर को अपने बिजनेस अकाउंटिंग का मुख्य केंद्र (सेंट्रल नर्वस सिस्टम) मानें। आपके द्वारा किया जाने वाला हर वित्तीय लेनदेन अंततः यहीं दर्ज होता है। जब आप कोई इनवॉइस जारी करते हैं, किसी सप्लायर को भुगतान करते हैं या नया उपकरण खरीदते हैं, तो उसका विवरण जनरल लेजर के विशिष्ट खातों में रिकॉर्ड किया जाता है। यह डबल-एंट्री बुककीपिंग सिस्टम का उपयोग करता है, जिसका अर्थ है कि प्रत्येक एंट्री के लिए एक समान डेबिट और क्रेडिट होता है। आप अपनी सभी प्रमुख वित्तीय रिपोर्ट तैयार करने के लिए इसी मुख्य रिकॉर्ड पर निर्भर होते हैं। इसमें आपकी संपत्ति, देनदारियों, इक्विटी, राजस्व और खर्चों का पूरा इतिहास होता है। एक व्यवस्थित जनरल लेजर के बिना, आप सटीक बैलेंस शीट या प्रॉफिट एंड लॉस स्टेटमेंट तैयार नहीं कर सकते। हालांकि पुराने समय में व्यवसाय प्रत्येक खाते के लिए अलग-अलग पेजों वाली भौतिक बहियों (फिजिकल बुक्स) का उपयोग करते थे, लेकिन आधुनिक सॉफ्टवेयर आपकी दैनिक व्यावसायिक गतिविधियों को दर्ज करने के साथ ही बैकग्राउंड में इसे स्वचालित रूप से संभाल लेता है।
जनरल लेजर कैसे काम करता है
यह प्रक्रिया तब शुरू होती है जब कोई वित्तीय लेनदेन होता, जैसे कि किसी ग्राहक द्वारा बिल का भुगतान करना या आपके व्यवसाय द्वारा इन्वेंट्री खरीदना। सबसे पहले, आप या आपके बुककीपर इस लेनदेन को एक जर्नल एंट्री के रूप में रिकॉर्ड करते हैं, जिसमें तारीख, राशि और शामिल विशिष्ट खातों को नोट किया जाता है। इसके बाद, इन जर्नल एंट्रीज को जनरल लेजर में पोस्ट किया जाता है। लेजर इस डेटा को पांच मुख्य समूहों में वर्गीकृत करता है: संपत्ति, देनदारियां, इक्विटी, राजस्व और खर्च। जैसे-जैसे एंट्रीज बढ़ती हैं, लेजर प्रत्येक व्यक्तिगत खाते के चालू बैलेंस (रनिंग बैलेंस) को अपडेट करता है। अकाउंटिंग अवधि के अंत में, आप ट्रायल बैलेंस बनाने के लिए इन खातों के क्लोजिंग बैलेंस की गणना करते हैं। यदि कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर है, तो लेजर संतुलित है। अंत में, आप अपने आधिकारिक वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए इन सत्यापित बैलेंस का उपयोग करते हैं।
- एक व्यावसायिक लेनदेन होता है और रसीद जैसा एक सोर्स डॉक्यूमेंट जनरेट होता है।
- लेनदेन को डेबिट और क्रेडिट के साथ जर्नल एंट्री के रूप में रिकॉर्ड किया जाता है।
- जर्नल एंट्री को संबंधित जनरल लेजर खातों में पोस्ट किया जाता है।
- लेजर प्रत्येक व्यक्तिगत वित्तीय खाते के लिए रनिंग बैलेंस की गणना करता है।
- ट्रायल बैलेंस तैयार करने के लिए अंतिम खाता बैलेंस निकाले जाते हैं।
- संतुलित डेटा सीधे आपके प्राथमिक वित्तीय विवरणों में चला जाता है।
उदाहरण
Gulf Trading Co 2,000 में ऑफिस का नया फर्नीचर खरीदती है। इसे जनरल लेजर में रिकॉर्ड करने के लिए, बुककीपर दो खातों को प्रभावित करने वाली एक जर्नल एंट्री पोस्ट करता है। वे ऑफिस इक्विपमेंट एसेट अकाउंट को 2,000 से डेबिट करते हैं, जिससे इसका बैलेंस बढ़ जाता है। इसके साथ ही, वे कैश एसेट अकाउंट को 2,000 से क्रेडिट करते हैं, जिससे इसका बैलेंस कम हो जाता है। यदि पिछला कैश बैलेंस 15,000 था, तो कैश के लिए नया जनरल लेजर बैलेंस 13,000 (15,000 घटाव 2,000) हो जाता है। कुल संपत्ति अपरिवर्तित रहती है, जिससे पूरे लेजर में बुनियादी अकाउंटिंग समीकरण पूरी तरह से संतुलित रहता है।
आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है
एक सटीक जनरल लेजर बनाए रखना महत्वपूर्ण है क्योंकि यह आपके पूरे वित्तीय रिपोर्टिंग सिस्टम की स्थिति को तय करता है। यदि कोई एंट्री गलत लेजर खाते में पोस्ट हो जाती है, तो आपकी टैक्स फाइलिंग और मुनाफे की गणना गलत हो जाएगी। इससे कॉर्पोरेट इनकम टैक्स का अधिक भुगतान करना पड़ सकता है या ऑडिट के दौरान पेनाल्टी का सामना करना पड़ सकता है। एक साफ-सुथरा लेजर आपको असामान्य खर्चों का तुरंत पता लगाने में मदद करता है और लोन के लिए आवेदन करते समय बैंकों के सामने आपकी वित्तीय स्थिरता को साबित करता है। Paper & Pen जैसे सिस्टम का उपयोग करने से, जो आपके काम करने के साथ ही जर्नल एंट्रीज को स्वचालित रूप से पोस्ट करता है, मैन्युअल ट्रांसफर की गलतियां समाप्त हो जाती हैं और आपकी बुक्स हमेशा ऑडिट के लिए तैयार रहती हैं।
यह भी देखें
प्रश्न
सामान्य प्रश्न
जर्नल और जनरल लेजर में क्या अंतर है?
क्या जनरल लेजर असंतुलित हो सकता है?
संबंधित शब्द
- जर्नल एंट्री जर्नल एंट्री एक औपचारिक अकाउंटिंग रिकॉर्ड है जो तारीख, प्रभावित अकाउंट्स और समान डेबिट व क्रेडिट राशि दिखाकर किसी व्यावसायिक लेनदेन को दर्ज करता है।
- Chart of accounts चार्ट ऑफ अकाउंट्स किसी व्यवसाय द्वारा लेन-देन को रिकॉर्ड करने और वित्तीय विवरण तैयार करने के लिए उपयोग किए जाने वाले प्रत्येक वित्तीय खाते की एक पूरी, व्यवस्थित सूची है।
- ट्रायल बैलेंस ट्रायल बैलेंस एक आंतरिक अकाउंटिंग रिपोर्ट है जो सभी जनरल लेजर खातों के क्लोजिंग बैलेंस को सूचीबद्ध करती है ताकि यह सत्यापित किया जा सके कि कुल डेबिट कुल क्रेडिट के बराबर है।
- डबल-एंट्री बुककीपिंग डबल-एंट्री बुककीपिंग लेखांकन की एक बुनियादी पद्धति है जहां लेखांकन समीकरण को पूरी तरह से संतुलित रखने के लिए प्रत्येक वित्तीय लेनदेन में कम से कम दो समान और विपरीत प्रविष्टियों की आवश्यकता होती है.
- Accounts payable Accounts payable वह कुल अल्पकालिक ऋण है जो आपके व्यवसाय पर उन वस्तुओं या सेवाओं के लिए सप्लायर्स और वेंडर्स का बकाया है जो आपको मिल चुकी हैं लेकिन जिनका भुगतान अभी तक नहीं किया गया है.
- Accounts Receivable (प्राप्य खाते) Accounts receivable उस कुल राशि को दर्शाता है जो ग्राहकों द्वारा किसी व्यवसाय को उन वस्तुओं या सेवाओं के लिए दी जानी है जो उन्हें डिलीवर की जा चुकी हैं लेकिन जिनका भुगतान अभी तक नहीं हुआ है.