इनवॉइस नंबर

इनवॉइस नंबर कैसे काम करता है

यह प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आप अपनी पहली बिक्री करने से पहले अपने इनवॉइसिंग सिस्टम को कॉन्फ़िगर करते हैं। आप एक प्राथमिक नंबरिंग प्रारूप स्थापित करते हैं, जिसमें अक्सर तारीख या विभाग के प्रीफिक्स को एक शुरुआती क्रमिक मान के साथ जोड़ा जाता है। जब आप बिक्री को अंतिम रूप देते हैं, तो सिस्टम स्वचालित रूप से उस विशिष्ट सीरीज़ में अगला उपलब्ध नंबर जनरेट करता है और इसे दस्तावेज़ पर लागू करता है। फिर आप इस नंबर वाले दस्तावेज़ को अपने खरीदार को भेजते हैं। जब ग्राहक भुगतान करता है, तो वे अपने बैंक ट्रांसफर या रेमिटेंस एडवाइस पर इसी सटीक नंबर का उल्लेख करते हैं। आप अपने खातों में ओपन रिसीवेबल बैलेंस के साथ आने वाले भुगतान का मिलान करने के लिए इस संदर्भ का उपयोग करते हैं। अंत में, वित्तीय रिपोर्टिंग या टैक्स निरीक्षण के दौरान, एक ऑडिटर इन नंबरों के पूरे लॉग की समीक्षा करता है ताकि यह सत्यापित किया जा सके कि कोई दस्तावेज़ गायब या डुप्लिकेट तो नहीं है।

• विभिन्न शाखाओं या बिक्री चैनलों की पहचान करने के लिए एक तार्किक प्रीफिक्स सिस्टम चुनें।
• अपनी निरंतर बिलिंग श्रृंखला शुरू करने के लिए एक प्रारंभिक संख्यात्मक मान सेट करें।
• नंबर को लॉक करने और भविष्य के संपादन को रोकने के लिए अंतिम दस्तावेज़ जनरेट करें।
• स्पष्ट भुगतान संदर्भ सुरक्षित करने के लिए अपने ग्राहक के साथ दस्तावेज़ साझा करें।
• अपने अकाउंटिंग सॉफ़्टवेयर में विशिष्ट कोड के साथ ग्राहक भुगतान का मिलान करें।