रिकरिंग इनवॉइस की परिभाषा

रिकरिंग इनवॉइस क्या है?

जब आप किसी ग्राहक को नियमित शेड्यूल पर समान सामान या सेवाएं प्रदान करते हैं, तो हर बार नए सिरे से बिल बनाने में कीमती समय बर्बाद होता है। रिकरिंग इनवॉइस साप्ताहिक, मासिक या वार्षिक जैसे पूर्व-निर्धारित अंतरालों पर स्वचालित रूप से जनरेट और सेंड होकर इस समस्या को हल करता है। आप ग्राहक के विवरण, लाइन आइटम, मूल्य निर्धारण और टैक्स की जानकारी के साथ एक बार टेम्पलेट सेट करते हैं। इसके बाद सिस्टम खुद ही इसे दोहराता है। यह तरीका सॉफ्टवेयर सब्सक्रिप्शन, रिटेनर एग्रीमेंट, कमर्शियल रेंट और नियमित रखरखाव अनुबंधों (मेंटेनेंस कॉन्ट्रैक्ट्स) के लिए एक मानक प्रक्रिया है। यह सुनिश्चित करता है कि आप चल रहे काम के लिए क्लाइंट को बिल भेजना कभी न भूलें। बिलिंग चक्र को मानकीकृत करके, आप अपने ग्राहकों को उनके खर्चों का अनुमान लगाने में भी मदद करते हैं, जिससे अक्सर तेजी से भुगतान होता है और आपके व्यवसाय के लिए एक बेहतर और अधिक अनुमानित कैश फ्लो बनता है।

रिकरिंग इनवॉइस कैसे काम करता है

यह प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आप निरंतर काम या बार-बार होने वाली डिलीवरी के लिए अपने ग्राहक के साथ एक निश्चित शुल्क और शेड्यूल पर सहमत होते हैं। आप अपने बिलिंग सॉफ़्टवेयर में एक मास्टर इनवॉइस टेम्पलेट बनाते हैं, जिसमें मानक लाइन आइटम, मात्रा और कीमतें दर्ज करते हैं। इसके बाद, आप शुरू होने की तारीख, बिलिंग चक्र की आवृत्ति (फ्रीक्वेंसी) और समाप्ति तिथि या कुल इनवॉइस की संख्या चुनकर शेड्यूल निर्धारित करते हैं। एक बार सक्रिय होने के बाद, सिस्टम निर्धारित तारीखों पर मास्टर टेम्पलेट को स्वचालित रूप से डुप्लिकेट करता है, एक नया क्रमिक इनवॉइस नंबर असाइन करता है, और दस्तावेज़ को सीधे ग्राहक को ईमेल कर देता है। यदि ग्राहक की ज़रूरतें बदलती हैं, तो आप शेड्यूल को रोक सकते हैं या मास्टर टेम्पलेट को संपादित कर सकते हैं ताकि भविष्य के सभी इनवॉइस में अपडेटेड कीमतें या सेवाएं दिखाई दें।

अपने क्लाइंट के साथ निश्चित मूल्य निर्धारण और एक नियमित बिलिंग शेड्यूल पर सहमत हों।
एक मास्टर टेम्पलेट बनाएं जिसमें मानक लाइन आइटम और टैक्स विवरण शामिल हों।
स्वचालित बिलिंग चक्र के लिए आवृत्ति (फ्रीक्वेंसी), शुरू होने की तारीख और समाप्ति तिथि सेट करें।
सिस्टम प्रत्येक निर्धारित तिथि पर एक अद्वितीय (यूनिक) नंबर के साथ एक नया इनवॉइस जनरेट करता है।
सॉफ़्टवेयर भुगतान के लिए अंतिम दस्तावेज़ सीधे ग्राहक को ईमेल कर देता है।

उदाहरण

Muscat Cleaning Co एक कॉर्पोरेट कार्यालय की सफाई के लिए एक साल का अनुबंध साइन करती है। सहमत शुल्क 200 OMR प्रति माह है, साथ ही मानक 10 percent टैक्स है। कुल मासिक शुल्क 220 OMR (200 x 0.10 = 20 OMR टैक्स) है। हर महीने एक नया बिल लिखने के बजाय, मैनेजर एक रिकरिंग इनवॉइस सेट करता है। शेड्यूल को 12 months के लिए प्रत्येक महीने के पहले दिन जनरेट होने के लिए सेट किया गया है। पूरे वर्ष में, सिस्टम सफाई कंपनी से किसी भी मैन्युअल डेटा प्रविष्टि की आवश्यकता के बिना, कुल 2,640 OMR (220 OMR x 12 months) का बिल देते हुए स्वचालित रूप से 12 invoices जारी करता है।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

नियमित ग्राहकों के लिए मैन्युअल बिलिंग एक बड़ा प्रशासनिक बोझ है जो मानवीय भूल के जोखिम को बढ़ाता है। मासिक बिल भेजना भूलना सीधे आपके कैश फ्लो को नुकसान पहुंचाता है और आपके व्यवसाय को गैर-पेशेवर दिखाता है। रिकरिंग इनवॉइस सेट करना यह गारंटी देता है कि आपके क्लाइंट्स को हर बार बिल्कुल समय पर बिल भेजा जाए। यह अनुमान लगाने की क्षमता आपको अपने राजस्व (रेवेन्यू) का सटीक पूर्वानुमान लगाने में मदद करती है और देर से होने वाले भुगतानों के पीछे भागने में लगने वाले समय को कम करती है। यदि आप इस प्रक्रिया को स्वचालित करना चाहते हैं, तो याद रखें कि Paper & Pen इनवॉइस, कोटेशन और रसीदें बनाता है, और Sales and Invoicing हमेशा के लिए मुफ्त है। अपनी नियमित बिलिंग को स्वचालित करके, आप वास्तविक सेवा प्रदान करने पर ध्यान केंद्रित करने के लिए घंटों का समय बचा सकते हैं।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

क्या मैं रिकरिंग इनवॉइस शुरू होने के बाद उसमें बदलाव कर सकता हूँ?

हाँ, आप आमतौर पर किसी भी समय मास्टर टेम्पलेट को संपादित (एडिट) कर सकते हैं। यदि आपको अपनी कीमतें बढ़ानी हैं या किसी क्लाइंट के मासिक रिटेनर में एक नई सेवा जोड़नी है, तो आप बस रिकरिंग प्रोफ़ाइल को अपडेट करते हैं। उस प्रोफ़ाइल से जनरेट होने वाले भविष्य के सभी इनवॉइस में नए विवरण स्वचालित रूप से शामिल हो जाएंगे, जबकि पिछले इनवॉइस अपरिवर्तित रहेंगे।

रिकरिंग इनवॉइस और सब्सक्रिप्शन में क्या अंतर है?

रिकरिंग इनवॉइस वास्तविक बिलिंग दस्तावेज़ है जो भुगतान का अनुरोध करने के लिए नियमित अंतराल पर ग्राहक को भेजा जाता है। सब्सक्रिप्शन एक व्यापक व्यावसायिक मॉडल या समझौता है जहां ग्राहक किसी उत्पाद या सेवा तक निरंतर पहुंच के लिए नियमित आधार पर भुगतान करता है। रिकरिंग इनवॉइस सब्सक्रिप्शन के लिए बिल भेजने का एक माध्यम है।

रिकरिंग इनवॉइस परिवर्तनीय लागतों (वेरिएबल कॉस्ट) को कैसे संभालते हैं?

रिकरिंग इनवॉइस निश्चित राशियों के लिए डिज़ाइन किए गए हैं। यदि आपके मासिक शुल्क उपयोग या प्रति घंटे के काम के आधार पर भिन्न होते हैं, तो एक सख्त रिकरिंग इनवॉइस काम नहीं करेगा। इसके बजाय, आपको हर महीने एक मानक इनवॉइस जनरेट करना होगा, या एक रिकरिंग टेम्पलेट को ड्राफ्ट के रूप में उपयोग करना होगा जिसे आप क्लाइंट को भेजने से पहले परिवर्तनीय मात्रा के साथ मैन्युअल रूप से समायोजित करते हैं।

रिकरिंग इनवॉइस