रिटेनर इनवॉइस क्या है?

जब आप किसी बड़े प्रोजेक्ट को लेने या निरंतर सेवाएं प्रदान करने के लिए सहमत होते हैं, तो अक्सर अपना समय और संसाधन लगाने से पहले आपको क्लाइंट से प्रतिबद्धता की आवश्यकता होती है। आप इसे रिटेनर इनवॉइस जारी करके प्राप्त करते हैं। यह दस्तावेज़ एक निश्चित अग्रिम भुगतान का अनुरोध करता है। एक बार भुगतान हो जाने के बाद, फंड आपके बैंक खाते में जमा हो जाता है, लेकिन अकाउंटिंग की भाषा में, आपने अभी तक इसे कमाया नहीं है। एक्रूअल अकाउंटिंग के नियमों के तहत, काम पूरा होने तक एक अनर्जित रिटेनर एक दायित्व है, न कि राजस्व। आप क्लाइंट को या तो वादा की गई सेवाएं देने या रिफंड करने के लिए उत्तरदायी हैं। जैसे-जैसे आप माइलस्टोन पूरे करते हैं या बिलिंग घंटे दर्ज करते हैं, आप मानक इनवॉइस जारी करते हैं जो इस शुरुआती डिपॉजिट से राशि को घटाते हैं, जिससे पैसा लायबिलिटी अकाउंट से आपके प्रॉफिट एंड लॉस स्टेटमेंट में मान्यता प्राप्त राजस्व में स्थानांतरित हो जाता है।

रिटेनर इनवॉइस कैसे काम करता है

यह प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आप और आपके क्लाइंट काम के दायरे और आवश्यक अग्रिम डिपॉजिट का विवरण देने वाले समझौते पर हस्ताक्षर करते हैं। फिर आप इस शुरुआती राशि के लिए रिटेनर इनवॉइस जनरेट करके भेजते हैं। जब क्लाइंट भुगतान करता है, तो आप कैश रसीद रिकॉर्ड करते हैं और एक लायबिलिटी अकाउंट को क्रेडिट करते हैं, जिसे अक्सर अनर्जित राजस्व या क्लाइंट डिपॉजिट कहा जाता है। आप इसे बिक्री राजस्व के रूप में रिकॉर्ड नहीं करते हैं। जैसे-जैसे आप सहमत काम करते हैं, आप प्रदान की गई सेवाओं का विवरण देते हुए नियमित इनवॉइस जनरेट करते हैं। क्लाइंट से अधिक पैसे मांगने के बजाय, आप इन नए इनवॉइस पर रिटेनर बैलेंस लागू करते हैं। यह कार्रवाई क्लाइंट डिपॉजिट लायबिलिटी को कम करती है और आपके वास्तविक बिक्री राजस्व को बढ़ाती है। यदि प्रोजेक्ट समाप्त होने से पहले रिटेनर पूरी तरह से समाप्त हो जाता है, तो क्लाइंट शेष राशि का भुगतान अपनी जेब से करता है।

प्रोजेक्ट के दायरे और आवश्यक अग्रिम डिपॉजिट राशि पर सहमत हों।
अपने क्लाइंट से अग्रिम भुगतान प्राप्त करने के लिए रिटेनर इनवॉइस जारी करें।
प्राप्त भुगतान को तत्काल बिक्री राजस्व के बजाय एक दायित्व के रूप में रिकॉर्ड करें।
काम पूरा करें और पूरी की गई सेवाओं के लिए मानक इनवॉइस जनरेट करें।
वास्तविक राजस्व को दर्ज करने के लिए बिल की गई राशि को रिटेनर लायबिलिटी से घटाएं।

व्यावहारिक उदाहरण

Apex Consulting कुल $10,000 की फीस पर एक प्रोजेक्ट के लिए सहमत होती है। उन्हें 40 percent अग्रिम डिपॉजिट की आवश्यकता है। Apex $4,000 के लिए एक रिटेनर इनवॉइस जारी करती है। क्लाइंट भुगतान करता है, और Apex $4,000 की लायबिलिटी रिकॉर्ड करती है। पहले महीने में, Apex $3,000 मूल्य का काम पूरा करती है। वे $3,000 के लिए एक मानक इनवॉइस जारी करते हैं और इसका भुगतान करने के लिए रिटेनर से $3,000 लागू करते हैं। लायबिलिटी घटकर $1,000 हो जाती है, और Apex $3,000 को राजस्व के रूप में मान्यता देती है। दूसरे महीने में, Apex अंतिम $7,000 का बिल भेजती है। वे शेष $1,000 का रिटेनर बैलेंस लागू करते हैं। क्लाइंट पर अब बकाया $6,000 हैं, जिसका वे नकद भुगतान करते।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

रिटेनर का अनुरोध करना आपके व्यवसाय को कैश फ्लो की कमी और अनपेड बिलों से बचाता है। अग्रिम रूप से फंड सुरक्षित करके, आप यह सुनिश्चित करते हैं कि आप अपनी खुद की वर्किंग कैपिटल का उपयोग किए बिना शुरुआती प्रोजेक्ट खर्चों, जैसे सॉफ्टवेयर सब्सक्रिप्शन या सब-कॉन्ट्रैक्टर फीस, को कवर कर सकें। यह क्लाइंट की प्रतिबद्धता का भी परीक्षण करता है, जिससे उन लोगों को फ़िल्टर करने में मदद मिलती है जो बाद में भुगतान में चूक कर सकते हैं। अनुपालन के दृष्टिकोण से, इन डिपॉजिट को लायबिलिटी के रूप में सही ढंग से ट्रैक करना आपके वित्तीय विवरणों को सटीक रखता है और आपको अनर्जित आय पर बहुत जल्दी टैक्स देने से बचाता है। यदि आपको इसे प्रबंधित करने का एक आसान तरीका चाहिए, तो Paper & Pen इनवॉइस, कोटेशन और रसीदें बनाता है, और सेल्स और इनवॉइसिंग हमेशा के लिए मुफ्त है।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

क्या मैं रिटेनर इनवॉइस पर वैल्यू-ऐडेड टैक्स (VAT) लगाता हूँ?

अग्रिम भुगतानों पर टैक्स लगाने के नियम आपके स्थानीय टैक्स प्राधिकरण पर निर्भर करते हैं। कई न्यायालयों में, अग्रिम भुगतान प्राप्त करने से एक टैक्स पॉइंट बनता है, जिसका अर्थ है कि आपको उस अवधि में टैक्स का हिसाब देना होगा जिसमें आपको कैश प्राप्त होता, भले ही काम अधूरा हो। स्थानीय नियमों का अनुपालन सुनिश्चित करने के लिए हमेशा अपने अकाउंटेंट से सलाह लें।

यदि रिटेनर का उपयोग करने से पहले प्रोजेक्ट रद्द हो जाता है तो क्या होगा?

चूंकि एक अनर्जित रिटेनर एक लायबिलिटी है, इसलिए तकनीकी रूप से वह पैसा क्लाइंट का होता है जब तक कि आप काम पूरा नहीं कर लेते। यदि अनुबंध समय से पहले रद्द हो जाता है, तो आपको अप्रयुक्त शेष राशि वापस करनी होगी। रद्द किए गए प्रोजेक्ट्स पर नुकसान से बचने के लिए आपके अनुबंध में किसी भी गैर-वापसी योग्य प्रशासनिक शुल्क का स्पष्ट रूप से उल्लेख होना चाहिए।

रिटेनर इनवॉइस प्रोफॉर्मा इनवॉइस से कैसे अलग है?

प्रोफॉर्मा इनवॉइस माल या सेवाओं की डिलीवरी से पहले खरीदारों को भेजा जाने वाला एक प्रारंभिक बिल है, जो एक अनुमान के रूप में कार्य करता है। यह तत्काल भुगतान की मांग नहीं करता है। रिटेनर इनवॉइस काम शुरू होने से पहले सेवाओं को सुरक्षित करने के लिए वास्तविक अग्रिम भुगतान का एक औपचारिक अनुरोध है।

रिटेनर इनवॉइस