स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट क्या है?

जब आप उधार पर सामान या सेवाएं बेचते हैं, तो आपको अपने ग्राहक को यह स्पष्ट रूप से दिखाने की आवश्यकता होती है कि उन पर कितनी राशि बकाया है। स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट यही सारांश प्रदान करता है। यह एक निश्चित समय सीमा के दौरान आपके और आपके खरीदार के बीच की सभी गतिविधियों को सूचीबद्ध करता है। आमतौर पर इसके दो मुख्य प्रारूप होते हैं। एक बैलेंस-फॉरवर्ड स्टेटमेंट पिछले बकाया बैलेंस को एक लाइन आइटम के रूप में शुरू करता है, फिर नए इनवॉइस जोड़ता है और नया टोटल प्राप्त करने के लिए हाल के भुगतानों को घटाता है। एक ओपन-आइटम स्टेटमेंट केवल उन व्यक्तिगत इनवॉइस को सूचीबद्ध करता है जो बकाया हैं, चाहे वे कभी भी जारी किए गए हों। दोनों प्रारूप आपके ग्राहकों को उनके देय खातों (accounts payable) के रिकॉर्ड का आपके प्राप्य खातों (accounts receivable) से मिलान करने में मदद करते हैं। वित्तीय संबंधों का एक पारदर्शी विवरण प्रदान करके, यह दस्तावेज़ विवादों को कम करता है और ऋणों के समय पर निपटान को बढ़ावा देता है।

क्लोजिंग बैलेंस की गणना

Opening Balance + New Charges - Payments = Closing Balance

यह गणना उस कुल राशि को निर्धारित करती है जो स्टेटमेंट अवधि के अंत में ग्राहक पर बकाया होती है।

स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट कैसे काम करता है

यह प्रक्रिया तब शुरू होती है जब आप अपने ग्राहक के साथ एक बिलिंग चक्र निर्धारित करते हैं, जो अक्सर महीने के अंत में होता है। आपका अकाउंटिंग सिस्टम उस विशिष्ट ग्राहक के लिए सभी रिकॉर्ड किए गए लेनदेन को एकत्र करता है। यह सबसे पहले ओपनिंग बैलेंस की पहचान करता है, जो पिछली अवधि से बकाया बची हुई राशि होती है। इसके बाद, सिस्टम वर्तमान चक्र के दौरान जारी किए गए टैक्स इनवॉइस और डेबिट नोट सहित सभी नए शुल्कों को सूचीबद्ध करता है। फिर यह प्राप्त किसी भी भुगतान और लागू किए गए क्रेडिट नोट को घटाता है। अंत में, सिस्टम क्लोजिंग बैलेंस की गणना करता है। इसके बाद आप इस तैयार दस्तावेज़ को ग्राहक को भेजते हैं। ग्राहक सभी प्रविष्टियों के मिलान को सत्यापित करने के लिए अपने स्वयं के लेज़र से स्टेटमेंट की समीक्षा करता है। यदि वे क्लोजिंग बैलेंस से सहमत होते हैं, तो वे बकाया राशि के भुगतान की व्यवस्था करते हैं।

स्टेटमेंट की तारीख और कवर की जाने वाली विशिष्ट तारीख सीमा निर्धारित करें।
पिछले बिलिंग चक्र के अंत से ओपनिंग बैलेंस लें।
अवधि के दौरान जारी किए गए सभी नए इनवॉइस और डेबिट नोट जोड़ें।
प्राप्त किसी भी भुगतान और ग्राहक को जारी किए गए क्रेडिट नोट को घटाएं।
अंतिम क्लोजिंग बैलेंस की गणना करें जो ग्राहक पर वर्तमान में बकाया है।

उदाहरण

Gulf Trading Supplies 31 अक्टूबर को एक क्लाइंट को स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट जारी करता है। क्लाइंट का सितंबर से $500 का ओपनिंग बैलेंस था। अक्टूबर के दौरान, Gulf Trading Supplies ने दो नए इनवॉइस जारी किए। पहला इनवॉइस $1,200 का था और दूसरा $800 का था। क्लाइंट ने 15 अक्टूबर को $1,000 का एक भुगतान किया। क्लोजिंग बैलेंस का पता लगाने के लिए, कंपनी नए इनवॉइस ($1,200 + $800 = $2,000) को ओपनिंग बैलेंस ($500) में जोड़ती है, जिससे कुल $2,500 हो जाता है। फिर वे $1,000 का भुगतान घटाते हैं। स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट $1,500 का अंतिम क्लोजिंग बैलेंस दिखाता है जो देय है।

आपके व्यवसाय के लिए यह क्यों महत्वपूर्ण है

स्वस्थ कैश फ्लो बनाए रखने और डूबत ऋण को रोकने के लिए नियमित रूप से स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट भेजना अत्यंत महत्वपूर्ण है। जब ग्राहक व्यक्तिगत इनवॉइस का ट्रैक खो देते हैं, तो उनके भुगतान में अक्सर देरी होती है। एक स्पष्ट सारांश उनके बकाया के बारे में किसी भी भ्रम को दूर करता है और तेजी से निपटान को बढ़ावा देता है। यह एक विनम्र संग्रह उपकरण के रूप में भी कार्य करता है, जो ग्राहकों को बिना किसी अप्रिय फोन कॉल के बकाया राशि की याद दिलाता है। यदि आपके रिकॉर्ड और क्लाइंट की बही-खातों के बीच कोई विसंगति है, तो यह दस्तावेज़ तुरंत उन्हें उजागर करता है ताकि आप समस्याओं का तेजी से समाधान कर सकें। Paper & Pen इनवॉइस, कोटेशन और रसीदें बनाता है, और सेल्स और इनवॉइसिंग हमेशा के लिए मुफ्त है।

यह भी देखें

प्रश्न

सामान्य प्रश्न

क्या स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट और इनवॉइस एक ही हैं?

नहीं, दोनों अलग-अलग उद्देश्यों के लिए उपयोग किए जाते हैं। इनवॉइस वस्तुओं या सेवाओं की किसी विशिष्ट बिक्री के लिए भुगतान का अनुरोध है। स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट एक निश्चित अवधि में सभी वित्तीय गतिविधियों का सारांश है, जिसमें कई इनवॉइस, भुगतान और क्रेडिट नोट शामिल हो सकते हैं। ग्राहक व्यक्तिगत खरीदारी को रिकॉर्ड करने के लिए इनवॉइस का उपयोग करते हैं और अपने समग्र लेज़र बैलेंस का मिलान करने के लिए स्टेटमेंट का उपयोग करते हैं।

किसी व्यवसाय को कितनी बार स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट भेजना चाहिए?

अधिकांश व्यवसाय मासिक आधार पर स्टेटमेंट भेजते हैं, आमतौर पर महीने के अंत में। यह नियमित शेड्यूल मानक अकाउंटिंग चक्रों के अनुरूप होता है और ग्राहकों को उनके मासिक भुगतान की तैयारी करने में मदद करता है। हालांकि, यदि आपके पास अधिक लेनदेन वाले क्लाइंट हैं, तो आप यह सुनिश्चित करने के लिए साप्ताहिक या पाक्षिक रूप से स्टेटमेंट भेजना चुन सकते हैं कि वे अपने बैलेंस को सटीक रूप से ट्रैक कर सकें।

स्टेटमेंट ऑफ अकाउंट (SOA)