Che cos'è una fattura proforma? Significato, usi ed esempio
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Quick answer
La fattura proforma è un preventivo in formato fattura, inviato prima della fornitura. Scopri cosa contiene, quando usarla e come si distingue da una fattura fiscale.
Key facts
- Una fattura proforma descrive una vendita proposta prima che beni o servizi vengano forniti.
- Può aiutare l'acquirente a ottenere un'approvazione interna, preparare i documenti d'importazione, aprire una lettera di credito o versare un anticipo.
- Non è la fattura fiscale definitiva e deve essere chiaramente indicata come proforma.
- La fattura definitiva deve rispettare le regole fiscali e di fatturazione dell'ordinamento che disciplina l'operazione.
La U.S. International Trade Administration descrive la fattura proforma come un preventivo in formato fattura. L’acquirente può usarla per ottenere una licenza d’importazione, un’ispezione prima della spedizione, una lettera di credito o l’accesso alla valuta necessaria per un acquisto all’estero. È quindi utile prima che la vendita sia definitiva, ma non sostituisce i documenti richiesti quando l’operazione avviene.
Significato di fattura proforma
Una fattura proforma è una proposta dettagliata per una vendita futura. Sembra una fattura perché elenca acquirente, venditore, articoli, valori e condizioni commerciali, ma viene emessa prima che beni o servizi vengano forniti. Il suo compito è dare all’acquirente dettagli confermati sufficienti per approvare l’acquisto, organizzare il pagamento o preparare i documenti d’importazione.
Non trattare la parola “proforma” come una categoria giuridica universale. Momento impositivo, pagamenti anticipati e requisiti di fatturazione cambiano da paese a paese. Per l’Oman, consulta la guida all’IVA dell’Oman con le fonti collegate e i regolamenti della Tax Authority prima di affidarti a un documento ai fini IVA.
Quando usare una fattura proforma?
Usala quando l’acquirente ha bisogno di dettagli di livello fattura prima che si possa emettere il documento di vendita definitivo. Le situazioni più comuni sono:
- Commercio internazionale: l’acquirente ha bisogno di valori, pesi, condizioni di consegna o della data di spedizione prevista per l’approvazione all’importazione.
- Approvazione interna degli acquisti: l’ufficio amministrativo o acquisti ha bisogno di un documento formale prima di sbloccare un budget o un ordine di acquisto.
- Accordi di pagamento anticipato: entrambe le parti vogliono mettere per iscritto articoli, valuta e condizioni di pagamento prima che il denaro si muova.
- Lavori su misura: il perimetro è abbastanza definito per una proposta voce per voce, ma il lavoro o la consegna non sono ancora avvenuti.
Se all’acquirente basta una prima offerta di prezzo, può essere sufficiente un preventivo. La guida a preventivi, stime e fatture proforma spiega dove si colloca ciascun documento.
Un semplice esempio di fattura proforma
Immagina un fornitore di attrezzature di Muscat che prepara un ordine per l’estero. L’acquirente ha bisogno di un documento per l’approvazione all’importazione prima che il fornitore spedisca qualsiasi cosa. Il fornitore emette una fattura proforma che indica entrambe le parti, descrizioni e quantità delle attrezzature, pesi della spedizione, valuta, Incoterm concordato, condizioni di pagamento, data di spedizione prevista e la data fino a cui la proposta resta valida.
L’acquirente usa quel documento per completare l’approvazione e le pratiche d’importazione. Se l’ordine procede, il venditore emette poi i documenti commerciali, fiscali e di pagamento richiesti per l’operazione effettiva. La proforma resta parte della documentazione della trattativa, non un sostituto della fattura definitiva.
Crea o gestisci il documento
Usa il generatore di fatture proforma gratuito quando ti serve un documento stampabile senza aprire un account. Le aziende che vogliono tenere le fatture proforma insieme agli altri documenti di vendita possono usare lo spazio di lavoro per le fatture proforma di Paper & Pen.
Fattura proforma, preventivo e fattura fiscale a confronto
| Domanda | Fattura proforma | Preventivo | Fattura fiscale |
|---|---|---|---|
| Scopo principale | Proposta dettagliata in formato fattura | Offerta commerciale di prezzo e condizioni | Registra una vendita imponibile secondo la legge applicabile |
| Momento tipico | Prima che la vendita o la spedizione sia completata | All'inizio della trattativa commerciale | Quando la fornitura imponibile o il pagamento lo richiedono |
| Effetto contabile | Di norma nessun ricavo né credito dal solo documento | Di norma nessuna registrazione dalla sola offerta | Registrata in base all'operazione completata |
| Natura fiscale | Non è la fattura fiscale definitiva | Non è la fattura fiscale definitiva | Documento fiscale soggetto ai requisiti locali |
| Cosa succede dopo | L'acquirente approva, prepara i documenti o versa un anticipo | L'acquirente accetta, rifiuta o negozia | Il venditore registra e conserva la vendita completata |
Come creare una fattura proforma
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Intitola il documento con chiarezza
Usa il titolo Fattura proforma e dichiara che non è una fattura fiscale. Dagli un riferimento univoco, separato dalla numerazione delle fatture definitive.
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Identifica venditore e acquirente
Aggiungi ragione sociale, indirizzo e recapiti necessari a entrambe le parti, più il riferimento dell'acquirente se esiste.
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Descrivi la fornitura proposta
Elenca ogni articolo o servizio, la quantità, il valore unitario e il totale. Aggiungi pesi e dimensioni quando contano per una spedizione.
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Indica le condizioni commerciali
Mostra valuta, sconti, condizioni di pagamento, luogo di consegna o Incoterm, data di spedizione prevista e data di validità, dove servono.
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Mostra con cautela l'imposta stimata
Se indichi un'IVA o un'imposta sulle vendite stimata, segnalala come stima e conferma il trattamento fiscale definitivo secondo le regole che si applicano all'operazione.
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Emetti i documenti definitivi al momento giusto
Quando l'operazione procede, crea i documenti commerciali, fiscali, di ricevuta o di altro tipo richiesti dalla legge applicabile e dalla fornitura effettiva.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · consultato il 22 agosto 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · consultato il 22 agosto 2026