プロフォーマインボイスとは？意味、使い方、例

U.S. International Trade Administration は、プロフォーマインボイスを請求書の形式をとった見積と説明しています。買い手はこれを使って、輸入許可、船積み前検査、信用状、海外での購入に必要な外貨の確保を手配することがあります。そのため販売が確定する前に役立ちますが、取引が実際に行われた後に必要となる書類の代わりにはなりません。

プロフォーマインボイスの意味

プロフォーマインボイスは、将来の販売についての詳しい提案です。買い手、売り手、品目、金額、商業上の条件を記載するので請求書のように見えますが、商品やサービスを供給する前に発行されます。その役割は、買い手が購入を承認し、支払いを手配し、輸入書類を準備するのに十分な、確認済みの詳細を伝えることです。

「プロフォーマ」という言葉を、どこでも通用する法的な区分として扱ってはいけません。課税時点、前払い、請求書の要件は国によって異なります。オマーンについては、ある書類を VAT の目的で使う前に、出典付きのオマーン VAT ガイドと税務当局の規則を確認してください。

プロフォーマインボイスはいつ使うべきですか？

最終の販売書類を発行する前に、買い手が請求書並みの詳細を必要としているときに使います。よくある場面は次のとおりです。

• 国際取引： 買い手が輸入の承認のために、金額、重量、引き渡し条件、出荷予定日を必要としているとき。
• 社内の購買承認： 経理や購買のチームが、予算や発注書を出す前に正式な書類を必要としているとき。
• 前払いの手配： お金が動く前に、予定している品目、通貨、支払条件を双方が記録しておきたいとき。
• 特注の仕事： 明細付きの提案ができるほど範囲は固まっているが、作業や引き渡しはまだ行われていないとき。

買い手が早い段階の価格の提示だけを必要としているなら、見積書で十分なこともあります。見積書、概算見積、プロフォーマインボイスのガイドでは、それぞれの書類の使いどころを説明しています。

プロフォーマインボイスの簡単な例

マスカットの機器の供給業者が海外からの注文を準備しているとします。買い手は、供給業者が何かを出荷する前に、輸入の承認のための書類を必要としています。供給業者はプロフォーマインボイスを発行し、双方の当事者、機器の説明と数量、出荷の重量、通貨、合意したインコタームズ、支払条件、出荷予定日、そして提案の有効期限を示します。

買い手はその書類を使って、承認と輸入の手配を済ませます。注文が進めば、売り手は実際の取引に必要な商業書類、税務書類、支払いの書類を発行します。プロフォーマは交渉の記録の一部として残りますが、最終の請求書の代わりにはなりません。

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