Over de grens betaald worden zonder marge te verliezen

Je prijst een project zorgvuldig om winst te maken, maar tegen de tijd dat de betaling van de internationale klant op je bankrekening staat, is je marge verdwenen. Door schommelende wisselkoersen en onverwachte inhoudingen van tussenliggende banken kost grensoverschrijdend factureren bedrijven vaak veel meer dan ze verwachten.

De juiste valuta voor je factuur kiezen

Verkoop je aan een klant in een ander land, dan is de eerste keuze in welke valuta je de factuur opmaakt. Meestal heb je drie opties: je eigen valuta, de valuta van de klant, of een wijdverbreide derde valuta zoals de Amerikaanse dollar of de euro.

Factureren in je eigen valuta is het veiligst voor je kasstroom. Verwacht je 5.000 Omaanse rial, dan factureer je precies dat bedrag. De klant gaat naar zijn bank, vraagt om 5.000 Omaanse rial over te maken en zijn bank berekent hoeveel van zijn eigen valuta daarvoor nodig is. Jij ontvangt precies wat je hebt gefactureerd.

Veel grote internationale klanten willen echter liever in hun eigen valuta gefactureerd worden om hun eigen administratie te vereenvoudigen. Ga je daarmee akkoord, dan neem je het wisselkoersrisico op je. Een derde optie is een grote wereldvaluta. Dat is gebruikelijk in regio’s als Zuid-Azië en de Golfregio, waar bedrijven voor internationale handel vaak standaard in Amerikaanse dollars factureren.

Wisselkoersrisico begrijpen

Wisselkoersrisico is de financiële onzekerheid die ontstaat doordat valuta’s schommelen tussen de datum waarop je de factuur uitgeeft en de datum waarop de klant echt betaalt.

Geef je een factuur uit in een vreemde valuta met een betaaltermijn van 30 dagen, dan beweegt de waarde van die valuta in die 30 dagen. Verzwakt de valuta ten opzichte van je eigen geld, dan is de betaling die je uiteindelijk ontvangt minder waard dan je had gepland. Dat verlaagt rechtstreeks je winstmarge.

Hier een vergelijking van hoe verschillende valutakeuzes bepalen wie het financiële risico draagt:

Factuurvaluta	Wie draagt het wisselkoersrisico?	Gevolg voor de ontvangen betaling
Je eigen valuta	De klant	Je ontvangt exact het gefactureerde bedrag.
Valuta van de klant	Jij (de leverancier)	Het uiteindelijke bedrag dat je ontvangt hangt af van de marktkoers op de dag van de overboeking.
Derde valuta (bijv. USD)	Beide partijen	Jij en de klant lopen allebei onzekerheid, afhankelijk van hoe jullie eigen valuta’s bewegen ten opzichte van de derde valuta.

Moet je in een vreemde valuta factureren, houd dan al in je eerste prijsstelling rekening met dit risico. Maak je je voorstellen met offertes, dan kun je een kleine buffer op de prijs zetten om jezelf te beschermen tegen kleine valutaschommelingen, nog voordat de klant akkoord gaat met het werk.

Waarom de wisselkoers van de factuur ertoe doet voor je boeken

De valuta die je kiest heeft niet alleen invloed op je banksaldo. Het heeft ook direct gevolgen voor je boekhouding en voor hoe je je brutomarge berekent.

Geef je een factuur uit in een vreemde valuta, dan moet je boekhoudsysteem die omzet vastleggen in je basisvaluta op de datum waarop de factuur is uitgegeven. Geef je bijvoorbeeld een factuur uit voor 10.000 Amerikaanse dollars, dan boeken je boeken de tegenwaarde in je eigen valuta tegen de wisselkoers van die specifieke dag.

Dertig dagen later betaalt de klant de 10.000 Amerikaanse dollars. Dan is de wisselkoers veranderd. Komt het geld op je lokale bankrekening, dan wordt het omgerekend naar een ander lokaal bedrag dan je oorspronkelijk had geboekt.

Dit verschil heet een gerealiseerde koerswinst of koersverlies. Levert de nieuwe koers je meer lokale valuta op dan je oorspronkelijk had geboekt, dan heb je een gerealiseerde winst. Levert hij minder op, dan heb je een gerealiseerd verlies. Je moet dit verschil vastleggen in je boekhouding, zodat je winst-en-verliesrekening de werkelijkheid van de transactie juist weergeeft. Sla je deze stap over, dan krijg je rommelige boeken en onjuiste belastingaangifte aan het einde van het boekjaar.

Bankkosten en kosten van tussenliggende banken beheren

Wisselkoersen zijn maar de helft van de vergelijking bij grensoverschrijdende betalingen. De andere helft zijn bankkosten. Gaat geld internationaal via het SWIFT-netwerk, dan passeert het vaak een of meer tussenliggende banken voordat het op je rekening staat. Die banken werken niet gratis.

Start een klant een internationale overschrijving, dan vraagt zijn bank wie de overboekingskosten betaalt. De klant kan kiezen uit drie instructiecodes:

• OUR: De klant betaalt alle bankkosten. Jij ontvangt het volledige factuurbedrag.
• SHA (gedeeld): De klant betaalt de kosten van zijn eigen bank, maar tussenliggende banken houden hun kosten rechtstreeks in op het overgemaakte bedrag. Jij ontvangt minder dan je hebt gefactureerd.
• BEN (begunstigde): Jij betaalt alle bankkosten. De bank van de klant en alle tussenliggende banken houden hun kosten in op het hoofdbedrag. Jij ontvangt aanzienlijk minder dan je hebt gefactureerd.

Veel klanten kiezen standaard SHA, omdat het eerlijk lijkt om de kosten te delen. De kosten van tussenliggende banken kunnen echter verrassend hoog zijn. Om je marges te beschermen, vermeld je je betaalvoorwaarden expliciet op je facturen. Zet er een duidelijke opmerking bij dat alle betalingen vrij van bankkosten voor de begunstigde moeten worden gedaan en vraag de klant om de optie “OUR” te kiezen bij het instellen van de overschrijving.

Essentiële documenten voor buitenlandse financiële afdelingen

Dat een internationale klant akkoord gaat met je voorwaarden is een mooie eerste stap, maar zijn financiële afdeling kan niet zomaar op een gril geld over de grens overmaken. Internationale overboekingen zijn streng gereguleerd om witwassen en kapitaalvlucht te voorkomen.

Voordat een buitenlandse financiële afdeling een betaling kan vrijgeven, heeft ze meestal specifieke documenten van je nodig. Lever je die niet vooraf, dan wordt je betaling vertraagd terwijl ze je achter de papieren aan zitten.

Eerst hebben ze een perfect opgemaakte handelsfactuur nodig. Een eenvoudig tekstdocument is niet genoeg. De factuur moet duidelijk je bedrijfsnaam, je geregistreerde adres en je exacte bankgegevens vermelden (inclusief de SWIFT/BIC-code en je IBAN). Afhankelijk van het land kan ook een proforma-factuur nodig zijn voordat ze het inkoopordertraject kunnen starten.

Ten tweede vereisen veel landen dat klanten belasting inhouden op betalingen aan buitenlandse aannemers of leveranciers. Om te voorkomen dat deze bronbelasting van je betaling wordt afgetrokken, moet je vaak een belastingresidentiebewijs van je lokale overheid overleggen. Dat bewijst dat je belasting betaalt in je thuisland en stelt de klant in staat een vrijstelling uit een dubbelbelastingverdrag toe te passen. Vraag bij je lokale belastingdienst hoe je dit bewijs aanvraagt.

Tot slot vragen ze mogelijk om een kopie van je oprichtingsakte of handelsregistratie, als bewijs dat je een legitieme onderneming bent. Met een map met al deze standaard nalevingsdocumenten klaar om te mailen versnel je je internationale betalingen aanzienlijk.

Je internationale betaalvoorwaarden opbouwen

Om geschillen en margeverlies te voorkomen moeten je internationale betaalvoorwaarden volledig zijn. Een eenvoudig “netto 30” volstaat niet bij grensoverschrijdende transacties.

Je voorwaarden moeten de exacte valuta van de factuur vermelden. Factureer je in een vreemde valuta maar verwacht je in je eigen valuta betaald te worden, dan moet je vermelden welke wisselkoers geldt (bijvoorbeeld de koers van de centrale bank op de dag van betaling).

Neem ook de instructies over bankkosten op die hierboven zijn genoemd. Negeert een klant deze voorwaarden en komt zijn betaling te laag aan door bankkosten, dan moet je beslissen of je het verlies neemt of de klant achter het restant aan zit. Kleine saldi over de grens incasseren is zelden de moeite waard, daarom is het zo belangrijk om de regels vóór aanvang van het werk duidelijk vast te leggen. Met Paper & Pen bewaar je deze specifieke internationale betaalvoorwaarden als standaardopmerkingen op je factuursjablonen, zodat je ze nooit vergeet op toekomstige rekeningen.

Wat nu te doen

Loop je huidige lijst met internationale klanten door en analyseer hoeveel marge je kwijtraakt aan wisselkoersen en verborgen kosten. Pas daarna je standaard contractvoorwaarden aan, zodat duidelijk is wie het valutarisico draagt en dat alle bankkosten voor rekening van de opdrachtgever komen. Verzamel ten slotte je belastingresidentie- en bedrijfsregistratiedocumenten in één map, zodat je ze aan buitenlandse financiële afdelingen kunt geven zodra ze erom vragen. Door het factureerproces zelf in handen te nemen zorg je dat de winst die je op papier berekent ook de winst is die op je bankrekening terechtkomt.