Czym jest faktura proforma? Znaczenie, zastosowania i przykład
Paper & Pen Updated
Quick answer
Faktura proforma to oferta przedsprzedażowa w formie faktury, wysyłana przed dostawą. Zobacz, co zawiera, kiedy jej użyć i czym różni się od faktury podatkowej.
Key facts
- Faktura proforma opisuje proponowaną sprzedaż przed dostawą towarów lub usług.
- Może pomóc kupującemu uzyskać wewnętrzną akceptację, przygotować dokumenty importowe, akredytywę lub zaliczkę.
- Nie jest końcową fakturą podatkową i powinna być wyraźnie oznaczona jako proforma.
- Faktura końcowa musi spełniać przepisy podatkowe i dotyczące faktur obowiązujące w jurysdykcji, której podlega transakcja.
Amerykańska Administracja Handlu Międzynarodowego (U.S. International Trade Administration) opisuje fakturę proforma jako ofertę w formie faktury. Kupujący może jej użyć do uzyskania licencji importowej, inspekcji przed wysyłką, akredytywy lub dostępu do waluty potrzebnej na zakup zagraniczny. To czyni ją przydatną, zanim sprzedaż zostanie sfinalizowana, ale nie zastępuje dokumentów wymaganych po zawarciu transakcji.
Znaczenie faktury proforma
Faktura proforma to szczegółowa propozycja przyszłej sprzedaży. Wygląda jak faktura, bo wymienia kupującego, sprzedawcę, pozycje, wartości i warunki handlowe, ale jest wystawiana przed dostawą towarów lub usług. Jej zadaniem jest dać kupującemu wystarczająco potwierdzonych szczegółów, by mógł zatwierdzić zakup, zorganizować płatność lub przygotować dokumenty importowe.
Nie traktuj słowa „proforma” jako uniwersalnej kategorii prawnej. Momenty podatkowe, zaliczki i wymogi dotyczące faktur różnią się w zależności od kraju. W przypadku Omanu sprawdź przewodnik po VAT w Omanie z linkami do źródeł oraz przepisy urzędu podatkowego, zanim oprzesz się na dokumencie do celów VAT.
Kiedy używać faktury proforma?
Użyj jej, gdy kupujący potrzebuje szczegółów na poziomie faktury, zanim będzie można wystawić końcowy dokument sprzedaży. Typowe sytuacje to:
- Handel międzynarodowy: kupujący potrzebuje wartości, wag, warunków dostawy lub szacowanej daty wysyłki do zatwierdzenia importu.
- Wewnętrzna akceptacja zakupu: dział finansów lub zakupów potrzebuje formalnego dokumentu przed zwolnieniem budżetu lub zamówienia zakupu.
- Ustalenia dotyczące zaliczki: obie strony chcą zapisać proponowane pozycje, walutę i warunki płatności, zanim ruszą pieniądze.
- Praca na zamówienie: zakres jest uzgodniony na tyle dokładnie, by przygotować wyspecyfikowaną propozycję, ale praca lub dostawa jeszcze się nie odbyły.
Jeśli kupujący potrzebuje tylko wczesnej oferty cenowej, wystarczyć może oferta. Przewodnik po ofertach, kosztorysach i fakturach proforma wyjaśnia, gdzie pasuje każdy dokument.
Prosty przykład faktury proforma
Wyobraź sobie dostawcę sprzętu z Maskatu, który przygotowuje zamówienie zagraniczne. Kupujący potrzebuje dokumentu do zatwierdzenia importu, zanim dostawca cokolwiek wyśle. Dostawca wystawia fakturę proforma pokazującą obie strony, opisy i ilości sprzętu, wagi przesyłki, walutę, uzgodniony Incoterm, warunki płatności, szacowaną datę wysyłki i datę, do której propozycja pozostaje ważna.
Kupujący używa tego dokumentu do dokończenia akceptacji i ustaleń importowych. Jeśli zamówienie dojdzie do skutku, sprzedawca wystawia dokumenty handlowe, podatkowe i płatnicze wymagane dla faktycznej transakcji. Proforma pozostaje częścią zapisu negocjacji, a nie zamiennikiem faktury końcowej.
Utwórz dokument lub zarządzaj nim
Użyj darmowego generatora faktur proforma, gdy potrzebujesz dokumentu do wydruku bez zakładania konta. Firmy, które chcą trzymać faktury proforma razem z innymi dokumentami sprzedaży, mogą skorzystać z przestrzeni roboczej faktur proforma w Paper & Pen.
Faktura proforma, oferta i faktura podatkowa
| Pytanie | Faktura proforma | Oferta | Faktura podatkowa |
|---|---|---|---|
| Główny cel | Szczegółowa propozycja w formie faktury | Handlowa oferta ceny i warunków | Dokumentuje sprzedaż podlegającą opodatkowaniu zgodnie z przepisami |
| Typowy moment | Przed zakończeniem sprzedaży lub wysyłki | Na wczesnym etapie rozmów sprzedażowych | Gdy wymaga tego dostawa podlegająca opodatkowaniu lub zdarzenie płatnicze |
| Skutek księgowy | Zwykle brak przychodu lub należności z samego dokumentu | Zwykle brak zapisu księgowego z samej oferty | Księgowana zgodnie z zakończoną transakcją |
| Status podatkowy | Nie jest końcową fakturą podatkową | Nie jest końcową fakturą podatkową | Dokument podatkowy podlegający wymogom lokalnym |
| Co dalej | Kupujący zatwierdza, przygotowuje dokumenty lub wpłaca zaliczkę | Kupujący akceptuje, odrzuca lub negocjuje | Sprzedawca księguje i przechowuje zakończoną sprzedaż |
Jak wystawić fakturę proforma
-
Wyraźnie oznacz dokument
Użyj tytułu Faktura proforma i napisz, że nie jest to faktura podatkowa. Nadaj jej unikalny numer odrębny od ciągu numeracji faktur końcowych.
-
Wskaż sprzedawcę i kupującego
Dodaj pełne nazwy, adresy i dane kontaktowe potrzebne obu stronom oraz numer referencyjny kupującego, jeśli istnieje.
-
Opisz proponowaną dostawę
Wypisz każdą pozycję lub usługę, ilość, wartość jednostkową i sumę. Dodaj wagi i wymiary, gdy mają znaczenie dla przesyłki.
-
Podaj warunki handlowe
Wpisz walutę, rabaty, warunki płatności, miejsce dostawy lub Incoterm, szacowaną datę wysyłki i datę ważności, jeśli dotyczy.
-
Ostrożnie pokaż szacowany podatek
Jeśli pokazujesz szacowany VAT lub podatek od sprzedaży, oznacz go jako szacunek i potwierdź ostateczne traktowanie podatkowe według przepisów właściwych dla transakcji.
-
Wystaw dokumenty końcowe we właściwym momencie
Gdy transakcja dojdzie do skutku, utwórz dokumenty handlowe, podatkowe, pokwitowania lub inne wymagane przez obowiązujące prawo i rzeczywistą dostawę.
Primary sources
- Pro Forma Invoice · U.S. International Trade Administration · dostęp 22 sierpnia 2026
- Oman VAT Executive Regulations, Decision 53/2021 · Oman Tax Authority · dostęp 22 sierpnia 2026